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Você gastou tempo trabalhando em um projeto que poderia ser uma potencial mudança de jogo para sua empresa ou cliente. Agora você está zumbindo para apresentá-lo a sua equipe, investidores e outras partes interessadas importantes.
Criar e entregar apresentações de projetos pode ser uma grande confusão e você provavelmente tem uma pergunta em sua mente.
Como você consegue que os tomadores de decisão entendam seu projeto ou garantam sua adesão?
Considerando que algumas empresas tiveram cerca de 12% dos projetos fracassados no ano passado, você quer criar apresentações que sejam não apenas convincentes, mas memoráveis.
Com a plataforma certa de apresentação de projetos, você pode ganhar e manter a atenção de seu público por tempo suficiente para explicar os detalhes do projeto e por que ele é certamente bem sucedido.
Não tem certeza de como criar apresentações de projetos bem sucedidos? Nós lhe damos cobertura.
Este artigo lhe mostrará como estabelecer metas de projeto e criar apresentações vencedoras que levarão seu projeto ao próximo nível.
Eaí, vamos entrar de cabeça nisso?
Antes de mergulhar nos principais detalhes da apresentação de seu projeto, você quer responder a estas perguntas:
O que seu projeto pretende alcançar?
Aqui está o que você deve saber. Apresentações de projetos bonitos ou bem articulados não são um substituto para o planejamento de projetos. Sem objetivos claros, seu projeto já está preparado para falhar. E seus investidores podem pensar: "por que se preocupar em ouvir?".
Muitos gerentes de projeto tendem a apressar a fase de estabelecimento de metas, mas não recomendamos isso. Isso porque você pode estar se preparando para o fracasso.
Uma vez definidos claramente os objetivos de seu projeto, você pode fazer com que as partes interessadas se associem a eles.
Agora a questão é: como você estabelece metas para seu projeto e as atinge? Uma maneira de fazer isso é usando o método de definição de metas SMART.
SMART é um acrônimo que significa Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Bound (Específico, Mensurável, Realizável, Relevante e Temporal).
As metas SMART são um ponto de partida para o planejamento e execução de projetos de sucesso. Ela aprofunda os detalhes mais refinados que seu público se preocupa, como por exemplo:
Por exemplo, digamos que seu projeto visa melhorar a experiência do cliente em dispositivos web e móveis. Observe que este exemplo descreve o objetivo final. Mas não especifica como você irá trabalhar para melhorar a experiência do cliente.
Aqui está como o uso das metas SMART fornece a direção para seu projeto planejado.
Ao estabelecer seus objetivos, seja claro e específico sobre o que você quer alcançar no final.
Uma meta específica pode ser: "Queremos construir um website e um aplicativo móvel que responda às necessidades de nossa empresa para melhorar a experiência do cliente". Este projeto exigirá contribuições de nosso departamento de design de produtos, software e marketing".
Durante sua apresentação, você teria que responder perguntas como:
Ter as métricas em vigor o ajudará a avaliar seu projeto. Além disso, você será capaz de monitorar o progresso e otimizar seu projeto para alcançar melhores resultados.
Não importa se você está planejando um projeto de curto ou longo prazo. Garanta que você estabeleça métricas e marcos que contem para seu objetivo.
A partir de nosso exemplo anterior, uma meta mensurável poderia ser a de ter:
Uma das perguntas mais críticas que você quer fazer durante o estabelecimento de metas é: "Podemos atingir nossa meta estabelecida? Temos os recursos para atingir a meta dentro do tempo disponível?
Se a resposta for não, então você teria que considerar o que seria necessário para atingir essas metas. Isto pode exigir o ajuste de seus objetivos ou dos recursos necessários para atingir seu objetivo.
Embora não haja problema em ser ambicioso, você também deve ser realista. Por exemplo, obter 200.000 downloads de aplicativos em uma semana pode ser excessivamente ambicioso se você acaba de lançar seu aplicativo. Entretanto, se você se propuser a atingir essa meta em três meses, isso poderá tornar seu projeto praticável.
Seus objetivos de projeto precisam se alinhar com seus objetivos comerciais mais amplos. Seus objetivos são relevantes para o crescimento e o sucesso da empresa? Vale a pena alocar recursos para elas?
Por exemplo, se sua empresa é B2B e não planeja expandir-se para o mercado B2C, lançar um site de comércio eletrônico seria uma meta irrelevante.
Independentemente do tipo e tamanho de seu projeto, você deve definir prazos. A definição de prazos de entrega cria um senso de urgência e motiva você a atingir seus objetivos.
A partir do nosso exemplo acima, uma meta com prazo determinado poderia ser "Nosso objetivo é atingir 100.000 downloads de aplicativos móveis e uma taxa de conversão de 15% até o final do ano fiscal". Nossa empresa lançará o aplicativo móvel até o 3º trimestre com uma campanha de marketing robusta que se estenderá até o final do próximo ano fiscal".
Estabelecer metas SMART não tem que ser uma tarefa desafiadora. Use o modelo abaixo para estabelecer metas de projeto que posicionem seu negócio para o sucesso.
Depois de estabelecer seus objetivos, sua equipe desempenhará um papel fundamental para ajudá-lo a alcançá-los. Assim, você garante que eles entendam estas coisas:
A menos que você seja claro sobre isso, o projeto pode descarrilar e mover-se em todos os tipos de direções indesejadas.
Em vez de bater as metas que você estabeleceu para sua equipe, faça-o um esforço de colaboração. Passe tempo conversando com sua equipe e com as partes interessadas sobre as metas do projeto.
Não limite sua comunicação às pessoas dentro de seu departamento. Você pode alcançar pessoas de outros departamentos como vendas, operações, finanças, etc., para ver como seus objetivos se alinham com os deles.
Para dar à sua equipe uma melhor compreensão, você pode comunicar seus objetivos de projeto de diversas maneiras, inclusive:
Ao fazer isso, você certamente obterá seu valioso feedback, sua adesão e seu compromisso com o projeto. Além disso, a integração de sua equipe com seu plano de projeto aumentará suas chances de execução bem sucedida.
Uma vez definidos seus objetivos, o próximo grande passo é delinear como você os alcançará. Um excelente lugar para começar é organizar seu projeto em um plano de ação e passos para a execução.
Você pode se perguntar por que esta etapa é importante para criar uma apresentação de projeto bem sucedida.
Se você está planejando um projeto pequeno ou grande, escrever um plano detalhado, estrutura e layout coloca tudo em perspectiva. Ele elimina a indefinição e ajuda seu público a entender o roteiro do projeto sem perder os pontos.
O plano de seu projeto deve conter os detalhes técnicos e não técnicos do projeto. Portanto, você quer dar a si mesmo uma vantagem, utilizando um modelo de apresentação do projeto que explique claramente todas as atividades e etapas.
Não apenas isso, sua estrutura de apresentação deve ser simples e fácil de seguir.
Dependendo do tipo de projeto, seu plano pode incluir detalhes-chave, tais como:
Não há nenhuma regra difícil e rápida para traçar seu plano de projeto. Entretanto, se você quiser criar um plano memorável que mantenha seu público engajado, você poderá dividi-lo em três partes, inclusive:
Sua introdução deve fornecer uma breve visão geral do que você vai falar e por que ela é relevante para seu público. Você poderia começar escrevendo o nome do projeto e o resumo executivo.
Pense em seu resumo executivo como uma versão abreviada do plano do projeto.
Se seu público lesse apenas seu resumo executivo, eles teriam todas as informações necessárias sobre seu projeto? Se a resposta for sim, seu resumo executivo serviu ao seu propósito.
A duração de seu resumo executivo dependerá do que você pretende cobrir em seu plano de projeto. Entretanto, recomendamos manter seu resumo executivo com uma ou duas páginas.
Você pode incluir informações-chave como, por exemplo:
Tenha em mente que nem todos terão tempo para mergulhar nos detalhes do plano de seu projeto.
Ter um instantâneo de seu projeto traz clareza aos principais interessados e colaboradores. Ele também permite que as pessoas que não estão ativamente envolvidas no projeto o entendam rapidamente.
O corpo do seu plano de projeto é onde você tem os detalhes completos do projeto e tudo o que é relevante para seu sucesso.
Aqui você pode dividir seu projeto em resultados, tarefas, marcos e cronogramas (datas de início e fim).
Certifique-se de definir com precisão os recursos necessários para completar o projeto, incluindo finanças, equipe, tempo, tecnologia, recursos físicos e muito mais.
Esta é a parte em que você resume seu plano de projeto com as principais conclusões. Sua conclusão deve incluir o que você espera de seu público, incluindo os pontos-chave de ação e os próximos passos.
Escrever sua introdução, corpo e conclusão pode soar como muita informação. Mas, em vez de escrever várias páginas de texto, incorporar visuais pode tornar mais eficazes as apresentações de seu projeto.
Utilizando imagens, vídeos, infográficos e gráficos, você pode capturar todas as informações vitais e ajudar seu público a entender melhor sua mensagem.
Os modelos de apresentação Visme são eficazes para visualizar diferentes seções do plano de seu projeto. Eles são projetados profissionalmente e fáceis para qualquer pessoa elaborar planos de projeto de alta qualidade que mantêm sua equipe no caminho certo.
Use os modelos de plano de projeto abaixo para dar início ao processo de planejamento de seu projeto.
Você acabou de passar um tempo elaborando seu plano de ação para o projeto. Agora é hora de comunicar seu plano de projeto e seus objetivos ao seu público.
As apresentações de projetos são muito parecidas com os campos de vendas. Quer você esteja apresentando seu plano de projeto aos clientes ou criando uma plataforma para investidores, seu trabalho é manter seu público viciado desde o início até o final.
Uma das maneiras mais poderosas de captar a atenção de seu público é destacando seus pontos de dor.
Não basta ter lindos slides que mostrem suas incríveis características de produto e atividades de projeto.
Certifique-se de preparar a apresentação de seu projeto para:
Em poucas palavras, seu público deve ter uma visão clara de como seu projeto torna a vida deles melhor. Quando eles forem claros sobre isto, provavelmente ouvirão as soluções que você traz para a mesa e tomarão as medidas desejadas.
Não faça suposições miraculosas sobre seu público.
Se você estiver procurando colocá-los a bordo, dedique um slide para discutir seus problemas e soluções. Faça-os entender como seu projeto os beneficia.
Ao criar apresentações de projetos, priorize a qualidade sobre a quantidade. Certifique-se de manter seus slides curtos e simples. Quando você fizer isso, seu público ficará feliz por valorizar seu tempo.
Lembre-se, este não é o momento de bater seu público com um jargão longo e irrelevante. Ao invés disso, mantenha seus slides sobre os tópicos e acerte os pontos principais sem os detalhes chatos e desnecessários.
Eis porque você precisa manter sua apresentação breve:
Como você mantém as apresentações de seus projetos breves?
Por exemplo, a regra 10/20/30 de Guy Kawasaki é um dos métodos mais populares usados pelos especialistas. A regra recomenda o uso de dez slides para apresentações de 20 minutos (cerca de dois minutos por slide). Ela também especifica o uso de um tamanho de fonte de pelo menos 30 para texto.
Tenha em mente que não se trata de uma regra de apresentação revestida de ferro. Existem outras regras como o método Pecha Kucha, método Takahashi, método Lessig, etc. Você pode adaptar qualquer uma destas regras para se adequar às necessidades de apresentação de seu projeto.
Outra ótima maneira de manter seus slides breves e interessantes é usar menos texto e mais visuais.
Lembre-se, seu slide deve ajudar sua apresentação verbal e não substituí-la. Portanto, você quer evitar aglomerar demasiadas informações em um slide.
Lotar sua apresentação com muito texto poderia:
Ao invés disso, use um slide para apresentar cada idéia. O guru de marketing Seth Godin recomenda não mais do que seis palavras por slide.
As pessoas retêm mais informações quando elas são apresentadas em pedaços de tamanho mordidas e visuais. Isto se aplica a públicos B2B, B2C, gerentes de projeto e executivos corporativos.
Cerca de 59% dos executivos empresariais dizem que preferem assistir a um vídeo sobre um tópico do que ler sobre ele. Daí a necessidade de sobrecarregar a apresentação de seu projeto com visuais convincentes que captem e chamem a atenção de seu público exatamente onde você deseja.
A apresentação MacWorld Keynote de Steve Jobs em 2007 é um excelente exemplo de como melhorar sua apresentação com visuais convincentes.
Durante a apresentação, Steve Jobs usou visuais ao vivo e interativos para mostrar como funciona o iPhone 1.
Continue lendo para saber mais dicas sobre como criar apresentações envolventes que irão impressionar seu público.
Com o criador de apresentações Visme, você pode fazer apresentações de projetos impressionantes com uma mistura rica de texto e visuais atraentes. Prenda seu público e inspire ação com modelos de apresentação de projetos estelares como o que está abaixo.
As imagens são importantes para fazer apresentações de projetos de sucesso. Além de captar a atenção do público e mantê-lo engajado, os telespectadores lembram 95% de uma mensagem quando apresentada em forma visual. Mas, quando compartilhados via texto, eles retêm apenas cerca de 10%.
Há muitos tipos de auxílios visuais que você pode usar em suas apresentações, inclusive:
O uso de imagens e vídeos aumentará suas chances de obter engajamentos de audiência e respostas positivas à sua chamada para ação (CTA).
Gráficos de gantt, desenhos de quadro branco e mapas mentais são ideais para a visualização de projetos em estágio inicial. Você pode usar gráficos, diagramas, mapas e árvores para apresentar a arquitetura do projeto para projetos relacionados à tecnologia.
Se você estiver trabalhando em projetos de desenvolvimento de produtos, considere adicionar esboços, fluxogramas, modelos e protótipos ao seu slide.
Os gráficos de torta são excelentes para mostrar porcentagens, os gráficos de barras verticais indicam mudanças ao longo do tempo, enquanto os gráficos de barras horizontais ajudam a comparar quantidades.
Aqui está a parte interessante. Visme tem as ferramentas que você precisa para cada trabalho. O software permite que você adicione diferentes visuais, infográficos, quadros e gráficos ao seu deck e os personalize de acordo com suas necessidades.
Você pode mudar o design, as cores do texto e do fundo, adicionar ou remover legendas, animar gráficos, etc.
Você também pode usar mapas para representar informações geográficas. Ou, usar barras de progresso, termômetros, radiais e widgets para visualizar estatísticas e figuras, como mostrado no modelo abaixo.
Ao acrescentar imagens ao seu slide, não exagere. Mantenha no mínimo duas imagens por diapositivo. Além disso, certifique-se de que seus elementos visuais sejam relevantes para a apresentação de seu projeto.
Ao projetar seus slides de apresentação, mantenha sempre visuais de alta qualidade. Imagens ou vídeos com baixa resolução ou desfocados podem ser uma grande vantagem para os telespectadores.
Com imagens de alta qualidade, suas apresentações serão nítidas e claras, mesmo em telas grandes.
O slide abaixo é um excelente exemplo de como potencializar suas apresentações com visuais atraentes.
Quer criar apresentações impressionantes que estalam? Se a resposta for sim, você precisa prestar atenção aos detalhes de seu projeto. Seu design pode fazer ou quebrar a apresentação de seu projeto.
Quer você seja um designer experiente ou um novato, ferramentas de design como Visme lhe dão uma vantagem. Você pode criar projetos de apresentação convincentes para sua empresa em poucos minutos.
O lindo é que você não tem que quebrar o banco para fazer apresentações de projetos impressionantes. Você encontrará lindos modelos prontos e milhões de imagens deslumbrantes, livres de royalties, para seus slides.
Aqui estão algumas dicas que você deve considerar ao projetar seus slides.
Se você quiser tornar suas apresentações atraentes, use a cor moderadamente.
Nós a entendemos; todos adoram cor. Mas usar muitas cores pode fazer com que suas apresentações pareçam caóticas e desagradáveis.
Sua escolha de cores pode influenciar a forma como seu público entende e responde à sua apresentação. Uma regra geral é escolher cores que evocam emoções positivas em seu público.
Por exemplo, cores quentes como amarelo, laranja e vermelho transmitem sentimentos de excitação e positividade. Por outro lado, as cores frias (azul, verde e violeta) refletem uma aura de calma.
Ao combinar as cores, vise a um esquema de cores equilibrado. Por exemplo, se seu slide ou fundo de imagem for escuro, seu texto e elementos de desenho devem ter cores brilhantes. Este contraste tornará a apresentação de seu projeto legível e visualmente atrativa.
Você pode aprender sobre psicologia da cor e como utilizá-la em seu próximo projeto de apresentação, assistindo ao vídeo abaixo.
A otimização de sua tipografia pode fazer diferença na forma como as pessoas percebem sua mensagem. Portanto, você quer ter certeza de que seu slide parece organizado, profissional e envia a mensagem correta.
Veja como você pode fazer isso acontecer:
Além disso, lembre-se de apresentar seu texto usando o esquema de cores que mencionamos anteriormente. Isto manterá seu texto visível sobre seu fundo.
Dê uma olhada neste slide a partir de um de nossos modelos de apresentação. Observe como o design, as fontes e a combinação de cores se misturam para fazer com que o visual apareça.
Quer você seja um novato ou profissional, criar apresentações de projetos que embalam um soco pode ser demorado.
Digamos que você tenha um prazo. Você teria que lidar com a escrita do esboço de seu projeto, preparando suas notas de slides, desenhando seus slides, provando e incorporando recursos visuais e muito mais.
Lidar com estas coisas do zero pode atrasá-lo ou tornar suas apresentações desorganizadas.
O uso de modelos poderia poupá-lo de todo o estresse. Eles o ajudam a fazer apresentações de projetos com aparência profissional de forma rápida e fácil.
Como os slides são pré-desenhados, você encontrará um lugar para inserir todos os conteúdos possíveis. Seja uma barra de progresso, gráfico, gráfico, tabela, vídeo ou imagem, o design está bem ali.
Tudo o que você precisa fazer é digitar seu conteúdo, inserir dados ou inserir a imagem. E boom, sua apresentação está pronta para ser feita.
Além disso, o uso de modelos de apresentação oferece consistência de marca em termos de fonte, estilo, layout, cores e design geral. Você pode personalizar e compartilhar os modelos com sua equipe de projeto para manter suas apresentações uniformes.
O título e o corpo principal do slide, layout de imagem e gráfico e fontes são definidos no modelo. Portanto, a formatação de seu slide se torna uma brisa - não mais confusa ou desordenada.
Visme tem uma ampla seleção de modelos projetados para fazer brilhar suas apresentações. Você encontrará milhões de gráficos, ícones, elementos de design e modelos desenhados profissionalmente para qualquer finalidade, indústria e tipo de projeto.
Independentemente do seu nível de habilidade, você pode personalizar seus gabaritos como o mostrado abaixo. Basta adicionar seu conteúdo e suas apresentações de projeto estarão prontas em alguns minutos.
Se você seguir todas as dicas que compartilhamos acima, você provavelmente terá a apresentação perfeita do projeto no papel. Ótimo material, mas seu trabalho ainda não está pronto.
Sua entrega é a peça final do quebra-cabeça, e você tem que fazê-la contar.
A questão é a seguinte. Sua apresentação pode fracassar se a entrega não for convincente. Daí a necessidade de planejar sua entrega e transmitir sua mensagem com paixão e entusiasmo.
Veja aqui como fazer apresentações de projetos que deixam um impacto.
Você sabia que Steve Jobs costumava passar dois dias de preparação para apresentações? Sim, você leu isso direito.
A prática é um dos principais passos para pregar sua entrega.
Você pode praticar lendo em voz alta em seu espaço tranqüilo. Enquanto estiver fazendo isso, faça gravações de áudio e vídeo e assista a elas repetidamente.
Peça a seus amigos e colegas para servirem como um público de teste e dar feedback sobre sua apresentação.
Este run-through ajudará a garantir que sua apresentação capture os pontos principais dentro do tempo previsto. Também ajudará você a manter a postura corporal correta durante a apresentação de seu projeto.
Reserve um tempo para verificar se o equipamento está funcionando e se familiarizar com as configurações e operações. Isto é especialmente importante se você planeja usar vídeo ou áudio em seus slides.
Seu público pode ter pouca atenção, portanto, faça com que esses primeiros momentos sejam importantes. Com aberturas sólidas, você pode fisgar seu público e definir o clima para uma apresentação de sucesso.
O discurso inicial de Steve Jobs de 2005 em Stanford é um excelente exemplo de ter uma abertura sólida. Com mais de 4 milhões de visualizações no YouTube, é um dos discursos mais memoráveis e vistos na história.
Repare como ele prende o público com poderosas anedotas sobre sua vida, começando com o abandono da faculdade. E então, ele passa a compartilhar as lições que aprendeu em seus primeiros dias na Apple, perdendo seu emprego em 1985 e reflexões sobre a morte.
Eis como fazer um excelente discurso de abertura que capta a atenção da platéia e a convence de que vale a pena ouvi-la:
Não deixe de adaptar seu gancho de abertura ao seu público. Para tornar isto eficaz, ajudaria a conhecer seu público, incluindo seus gostos, aversões, disposições culturais e éticas, etc.
Se você quiser saber mais sobre como fazer apresentações de abertura cativantes e muito mais, leia nosso guia sobre como iniciar uma apresentação.
Ao apresentar seu projeto, concentre-se nas necessidades de seu público. Ao fazer isso, você construirá uma conexão emocional e impulsionará a ação.
No entanto, não exagere. Seja genuíno e concentre-se em transmitir os pontos a eles. Desta forma, você ganhará a confiança deles e construirá excitação sobre seu projeto.
Tenha em mente que tudo pode não correr como planejado. É melhor ter materiais de apoio e ser flexível o suficiente para fazer os ajustes necessários. A preparação para eventos inesperados lhe dará mais controle sobre eles.
Depois de ter feito uma apresentação fantástica, certifique-se de embrulhá-la de forma memorável. Fazendo isso, deixará uma impressão duradoura e empurrará seu público para a ação.
Uma maneira de terminar a apresentação de seu projeto é usar uma poderosa chamada à ação.
Você também pode contar histórias memoráveis, resumir os pontos principais e destacar figuras convincentes sobre o projeto.
Por exemplo, você pode mencionar algumas figuras realmente intrigantes como:
O objetivo é divulgar seus públicos e estimulá-los a agir.
Você pode conferir nosso outro artigo para saber mais sobre como encerrar sua apresentação em uma nota excelente.
Criar uma apresentação de projeto bem sucedida começa com a definição de seus objetivos e com um plano claro para atingi-los. Também é necessário elaborar um conteúdo atraente, prestando atenção ao design e uma excelente entrega.
Se você for fechar esses negócios, precisará de um sólido tabuleiro para explicar os detalhes de seu projeto e por que ele será bem sucedido. Recomendamos o uso de um software intuitivo de apresentação de projetos como o Visme.
Visme é a ferramenta de design perfeita para criar apresentações de projetos surpreendentes e envolventes. Com Visme, você terá acesso a uma ampla gama de recursos e ferramentas para ajudar a dar vida às suas idéias de projeto.
A ferramenta tem centenas de modelos de apresentação, elementos de design, estilos de fonte, imagens e vídeos de estoque incorporados, ferramentas de visualização de dados e muito mais para fazer da apresentação de seu projeto um sucesso. Você pode baixar seu projeto em diferentes formatos e compartilhá-lo em múltiplos canais de mídia social.
Agora você tem todas as dicas e ferramentas para pregar suas próximas apresentações de projetos. Vá em frente e torne-o memorável com o software de apresentação de projetos Visme.
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