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Existem determinadas pessoas que podem afirmar com categoria que o gerenciamento de projetos é uma arte, uma espécie de Ópera. E o gerente de projetos é a grande estrela desse tipo de espetáculo.
Da mesma forma que um maestro precisa contar com uma série de ferramentas para reger seu espetáculo e garantir que tudo saia como planejado, um gerente de projetos também precisa contar com as ferramentas adequadas para garantir que seus projetos sejam executados com maestria. E aí onde entra a importância de um bom cronograma de projetos.
Seguindo com esta comparação, podemos dizer que um cronograma de projetos tem a mesma importância que uma tablatura de uma orquestra. O cronograma de projetos é o documento que dita todos os passos, etapas e tarefas necessárias para um determinado projeto ser executado de maneira correta.
Esse tipo de documento tem como principal função, ajudar a equipe de execução a compreender a totalidade das tarefas envolvidas no projeto, quem são os responsáveis pela execução para cada uma delas e quando elas deverão ser concluídas.
Um cronograma de projetos é o melhor amigo do gerente de projetos e consequentemente, da equipe de execução. Entretanto, criar um cronograma de projetos bem elaborado, claro e objetivo pode acabar não sendo uma tarefa tão simples assim.
E é por isso que criamos este post. A ideia aqui é te ajudar a compreender melhor quais são as etapas necessárias para a elaboração de um cronograma de projetos bem elaborado. Além disso, também vamos te apresentar alguns modelos que vão te ajudar a começar o processo de criação do seu novo cronograma de projetos com o pé direito. Nossos modelos também podem te ajudar a economizar um tempo precioso.
O que é um cronograma de projeto?
Como escrever um cronograma para um projeto?
Tipos de cronogramas de projetos
10 Modelos de cronograma de projeto para baixar
Criar um cronograma de projeto com o Visme
Um cronograma de projeto é uma ferramenta de gerenciamento visual cujo objetivo é auxiliar no processo de gestão das tarefas de um determinado projeto por meio da apresentação da sequência lógica de tarefas necessárias para a conclusão do projeto.
Todas as tarefas exibidas no cronograma possuem estimativas de tempo de execução, deadlines, informações sobre sua lista de dependências e outras descrições que possam ser importantes para a execução desta atividade. Assim como a clara designação do responsável, ou dos responsáveis pela execução das tarefas descritas.
O objetivo de um cronograma de projeto é ajudar o gestor de projeto e os membros da equipe de execução a acompanhar o progresso das atividades do projeto e a manter todos os envolvidos a par de tudo o que está acontecendo. Como resultado, os profissionais envolvidos na execução do projeto e os stakeholders podem ficar 100% inteirados sobre a execução das atividades.
O grande diferencial que existe entre um cronograma de projetos e um plano de ação, é que o cronograma é uma ferramenta para planejar de forma visual. Isso faz com que o processamento e a assimilação das tarefas de um projeto sejam mais ágeis e assertivas. Esse tipo de recurso é especialmente útil em projetos que possuem tarefas com interdependências e que contam com múltiplas equipes de execução.
Um cronograma de projetos também ajuda o gestor de projetos a distribuir igualmente as tarefas de um projeto e a compreender o grau de complexidade envolvido nas tarefas que possuem dependências lógicas e estruturais entre si.
Por mais que realizar um cronograma de projetos possa parecer uma coisa extraordinariamente complexa, e é mesmo, fique sabendo que essa não é uma tarefa impossível de ser concluída.
Embora esse método possa exigir muito cuidado e atenção, ele pode ser executado seguindo os seguintes passos:
O processo para criar um cronograma de projetos deve começar a partir da compreensão total do projeto em questão. Dos seus objetivos, desafios, de suas dependências, restrições, possíveis obstáculos e toda e qualquer informação que possa ser relevante para a realização do projeto em si.
Antes de começar a desenhar seu cronograma de projetos, faça uma lista detalhada de todas as atividades descritas no plano de ação do seu projeto. Inclua nesse detalhamento todas as dependências relacionadas a cada uma das atividades, descreva os materiais necessários para a execução destas atividades e todos os obstáculos que sua equipe de execução pode encontrar durante a execução destas atividades.
Você também precisa descrever os prazos estimados para a execução das atividades e designar os responsáveis pela execução das atividades.
Compreender seu projeto em mínimos detalhes é essencial para o processo de criação de um cronograma de projetos bem estruturado, afinal de contas, se uma simples tarefa acabar ficando de fora do cronograma ou se uma tarefa for descrita de uma maneira não adequada, todo o projeto pode ser prejudicado. E é exatamente por isso que você precisa dominar todas as peculiaridades do seu projeto antes de começar o processo de elaboração de um cronograma.
Todo projeto tem suas próprias metas e objetivos a serem alcançados, entretanto, para um projeto alcançar suas metas, diversas outras micro-metas precisam ser atingidas. Ou seja, para alcançar a meta geral de um projeto, sua equipe vai precisar entregar diversas outras micro-metas. Ver o processo de gerenciamento de projetos a partir dessa ótica vai te permitir compreender melhor quais são os caminhos básicos que sua equipe precisa trilhar.
Por exemplo, digamos que você está gerenciando o projeto de construção de um estádio de futebol. Pois bem, um projeto desse tipo envolve vários tipos de micro-metas que se complementam, mas não necessariamente precisam ser tocadas na mesma hora.
A construção da arquibancada é uma meta que demanda um conjunto de atividades completamente diferentes do que a tarefa de se construir um gramado. Dessa forma, podemos entender que essas duas tarefas podem, e devem ser executadas e monitoradas de maneira independente, ou seja, elas são micro-metas distintas.
Por isso é importante que você divida as metas do seu projeto em diversas micro-metas que se complementam e se inter-relacionam, mas não necessariamente precisam ser gerenciadas como uma única tarefa.
Quebrar seu projeto em metas e entregas menores vai te ajudar a ver os detalhes da execução e também vai te trazer um panorama mais amplo sobre o status do trabalho do seu projeto.
Adotar essa prática também vai te permitir dar mais transparência ao processo de gerenciamento dos seus projetos, já que assim, toda a equipe e todos os stakeholders do projeto podem acompanhar, etapa por etapa, a execução do trabalho.
E se você não tiver muita ideia sobre como pode fazer isso, confira esse modelo de descrição de microentregas para projetos que a equipe de designers da Visme preparou especialmente para você:
Depois que tiver fracionado suas metas em entregas menores, é importante determinar quais tarefas são necessárias para a finalização de cada uma das microentregas do seu projeto. Isso quer dizer que você vai precisar quebrar suas microentregas em tarefas ainda menores e mais específicas.
Seguindo com o exemplo do projeto de um estádio de futebol, podemos traçar o seguinte panorama. Digamos que uma das microentregas determinadas no seu projeto seja a finalização das arquibancadas. Bom, para isso podemos afirmar que você vai precisar executar as seguintes tarefas:
Entendeu que uma microentrega também é composta por várias outras tarefas, que podem ser ou não interdependentes entre si? Pois bem, é exatamente essa divisão que você vai precisar fazer em cada uma das suas microentregas.
Ao determinar essas tarefas você consegue dar ainda mais atenção ao fluxo de trabalho da sua equipe e também compreender com uma profundidade ainda maior em qual status de execução das suas microentregas. Isso sem mencionar que você tem uma possibilidade muito maior de prever e prevenir atrasos na execução das suas entregas.
Ter esse nível de detalhamento torna toda a prática de gerenciamento do seu projeto em uma tarefa mais simples, mais intuitiva, mais assertiva e mais transparente.
Ao chegar nesse ponto você já deve ter uma lista bem detalhada de todas as entregas, microentregas e tarefas que fazem parte do escopo de execução do projeto. Assim como um detalhamento de tudo o que sua equipe precisa para realizar essas tarefas, quais são seus prazos de execução, quais são as dependências lógicas que existem entre uma entrega e outra e quem são os responsáveis por desempenhar todas essas tarefas.
Tendo essa lista de entregas e tarefas na mão, você vai conseguir compreender que algumas atividades do seu projeto são super simples, enquanto outras já são mais complexas e exigem o emprego de um contingente maior de ferramentas. Todas essas informações são de extrema importância e ter tudo isso organizado em um documento lógico, acessível e visual vai te ajudar a compreender com mais clareza quais são os principais desafios do seu projeto.
É nesta etapa que você vai usar um dos modelos de cronograma da Visme para organizar sua lista de entregas e tarefas de uma maneira visual e lógica.
Chegou a hora da última etapa desta passo a passo, a mais simples de todas.
Agora que você já entendeu e possui uma representação visual de todas as entregas, microentregas e tarefas que compõem o processo de execução do seu projeto, é necessário começar a delegar as tarefas que você determinou nas etapas anteriores.
Mas uma regra é geral para todos os projetos: tome muito cuidado para não sobrecarregar determinados membros da sua equipe e subutilizar outros membros. A sobrecarga de tarefas e responsabilidades pode ser o ingrediente principal para o descuido e para o fracasso. E ao mesmo tempo, a subutilização de membros da sua equipe pode ser um grande problema quando falamos em eficiência dos fluxos de trabalho. Por isso, fique atento na hora de dividir as ocupações do seu projeto.
Após delegar as tarefas, seu trabalho como gerente de projetos vai começar para valer e a partir desse ponto, sua tarefa é estar de olho vivo no trabalho que os membros da sua equipe estão executando. Lembre-se que como um gestor de projetos, seu trabalho é garantir que todas as tarefas, microentregas e entregas do seu projeto sejam executadas com excelência e dentro dos prazos previstos.
E se você estiver trabalhando em projetos digitais, onde você não está acompanhando presencialmente a execução das tarefas do seu projeto, saiba que você pode contar com a Visme para garantir que seus olhos estejam atentos a tudo que os membros da sua equipe estão fazendo.
Com as ferramentas de criação compartilhada da Visme, você pode delegar tarefas para seus projetos no editor Visme e monitorar o que os membros da sua equipe estão fazendo. Além disso, você também pode deixar comentários nos projetos que estão sendo criados com as ferramentas e soluções de design da Visme, solicitar alterações, aprovar a publicação e acompanhar o desempenho online das suas criações.
Existem diferentes tipos de cronogramas que você pode usar, cada um deles possui suas próprias especificidades, vantagens e desvantagens.
A escolha do cronograma de projetos ideal para suas necessidades depende de como você deseja gerenciar o progresso do seu projeto e quais são os KPIs que você deseja mensurar durante esse processo.
Agora vamos apresentar os principais tipos de cronogramas de projetos. A Visme possui modelos 100% personalizáveis de todos esses tipos de cronogramas, então você pode escolher o que mais se adequa às suas necessidades sem medo de ficar sem um modelo para utilizar.
O gráfico de Gantt é, sem dúvida, o tipo de cronograma de projeto mais usado por gerentes de projetos e equipes de execução. Ele exibe informações sobre as entregas, tarefas e dependências do projeto de uma maneira horizontal e sequencial.
Existem diversas ferramentas que permitem que as equipes editem o gráfico em tempo real. Assim, quando alguém conclui uma tarefa, a mesma pode ser atualizada em sua lista e encaminhada ao gerente para revisão, o que garante uma boa versatilidade para a utilização deste tipo de cronograma.
Pelo lado negativo, um gráfico de Gantt não possibilita a identificação de quais tarefas devem ser priorizadas no fluxo de trabalho de um projeto e isso pode prejudicar projetos que possuem muitas tarefas interdependentes.
Como o próprio nome sugere, esse tipo de cronograma trabalha como uma linha do tempo onde as tarefas, microentregas e entregas são exibidas de acordo com sua ordem cronológica de execução.
O eixo x do gráfico (plano horizontal) mostra a data de início do projeto e vai até a data de término. Seu eixo y (vertical) lista as entregas e as tarefas que devem ser concluídas durante esse período definido.
O gráfico cronológico apresenta um detalhamento muito interessante sobre quando as atividades do projeto devem ser realizadas. Entretanto, ele se concentra pouco nos detalhes minuciosos do projeto, o que pode ser complicado para projetos que contam um grande número de entregas complexas e que demandam um alto contingente de recursos necessários para sua execução.
Diferentemente dos exemplos de linha do tempo que apresentamos acima, o gráfico de barras verticais trata da informação e dados coletados dos resultados do seu projeto ou campanha.
O eixo X mostra as datas ou períodos de tempo, ou seja, semanal ou mensal, enquanto o eixo y mostra os dados do projeto.
Usando essa ferramenta de exibição de dados, você pode monitorar se alcançou ou não seus objetivos ao longo do tempo de execução do projeto.
PERT é a sigla em inglês para Program Evaluation and Review Technique (técnica de avaliação e revisão de programas). Os gerentes de projeto empregam esse tipo de gráfico para gerenciar grandes projetos e monitorar o desempenho individual dos membros da equipe.
As vantagens de se utilizar um gráfico PERT incluem a possibilidade de análise detalhada de cada atividade e a identificação de possibilidades de execução para cada uma delas. Com relação a essa última, isso permite que os gerentes se preparem para problemas que podem acontecer durante o projeto e tenham as soluções necessárias para cada uma delas sempre em mãos.
Se o seu projeto não requer uma visão geral muito ampla, é melhor usar um tipo diferente de cronograma de projeto, já que trabalhar com um cronograma de PERT pode ser uma tarefa muito complexa e até mesmo exaustiva para o gerente de projetos.
Elaborar um cronograma do absoluto zero pode ser uma tarefa um pouco complicada e na maioria das vezes desnecessária. Já que você pode contar com os modelos 100% personalizáveis da Visme para acelerar sua criação.
Agora vamos te apresentar alguns dos nossos melhores modelos de cronogramas de projeto. Todos eles são 100% personalizáveis e criados pelos designers profissionais da Visme, exatamente para te ajudar a economizar tempo e recursos preciosos do seu projeto. Se liga:
Planeje o projeto de design do seu site com antecedência, identificando os marcos e suas respectivas tarefas.
Se você tem uma ideia de produto, mas não sabe por onde começar, este modelo de mapa mental deve ajudá-lo a fazer um brainstorming com sua equipe sobre como lançar seu produto e o que fazer após o lançamento.
Usando o gráfico de Gantt, você pode dividir as ocupações do projeto atribuindo-as aos dias da semana em que devem ser concluídas. Dessa forma, todos no projeto sabem quais tarefas devem ser realizadas naquele dia.
Para os gerentes que estão implementando um sistema totalmente novo em seus processos, este gráfico PERT é ideal. Ele detalha o fluxo de trabalho das tarefas, a duração de cada uma e as pessoas designadas para elas.
A chave para o sucesso de uma loja online é lançá-la adequadamente, que é o objetivo deste modelo de infográfico. Liste todas as coisas que precisa fazer para garantir que a loja esteja pronta e funcionando na data de lançamento.
Para as equipes que estão executando uma campanha rápida de 3 meses para um projeto, este modelo é para vocês. Liste as diferentes tarefas que sua equipe tem para concluir o projeto e atribua a elas as datas mais relevantes.
Em seguida, descreva as tarefas visualmente e publique a linha do tempo para que todos possam vê-la. Dessa forma, eles ficarão de olho no prêmio e serão motivados a concluir todas as tarefas prontamente.
O lançamento de uma empresa envolve muitas partes móveis, a maioria das quais você perderá se não utilizar um cronograma de projeto como este modelo.
Personalize o infográfico para incluir mais tarefas para você e sua equipe realizarem antes do lançamento. Inclua também as datas de conclusão de cada trabalho para manter tudo alinhado e atento. Isso garante que você cubra todas as suas bases e dê um bom início aos seus negócios.
A venda de cursos online é um negócio muito lucrativo, especialmente se você tiver as habilidades e o conhecimento em sua área.
Portanto, para ajudá-lo a monetizar efetivamente os anos de experiência que você acumulou com a prática de seu ofício, você deve utilizar este modelo de projeto.
Liste, etapa por etapa, as coisas que você deve fazer para preparar e reunir os materiais necessários para gravar e produzir seu curso. Isso permite que você observe o projeto de uma perspectiva panorâmica para que possa concluir cada tarefa até chegar ao produto final.
Uma das melhores maneiras de tirar o máximo proveito do seu conteúdo é promovê-lo sem piedade. Ao mesmo tempo, você precisa promover cada peça e maximizar seu impacto sobre o público. Este modelo o ajudará a conseguir isso.
Após concluir seu produto ou campanha, você quer ver os resultados de seus esforços. Este modelo simples de gráfico burndown deve ajudá-lo a visualizar o progresso da campanha em formato de gráfico de linhas.
Dependendo das métricas que você medirá aqui, você deseja ver a tendência da linha de forma positiva, seja para cima ou para baixo. A partir daí, você pode obter insights sobre como melhorar o desempenho nos próximos projetos.
Não importa qual é o tamanho do seu projeto, um cronograma é sempre necessário para sua equipe colaborar melhor, manter-se atualizada com as responsabilidades e tornar-se mais responsável por suas tarefas.
Além disso, ao contar com um cronograma robusto e bem elaborado, seu trabalho como gerente de projetos vai ficar mais simples, mais seguro, mais transparente e mais confiável. Um bom cronograma também pode te ajudar a desenvolver uma relação mais próxima entre todos os intervenientes.
E se o que estava faltando para você começar a utilizar um cronograma de projeto era um bom modelo, saiba que com a Visme isso não vai mais ser um problema!
Nossos modelos de cronograma de projetos são 100% personalizáveis, super versáteis e podem se adequar a qualquer tipo de projeto.
Além disso, com a ajuda das ferramentas e soluções de design da Visme você pode fazer com que seus modelos de cronogramas de projetos se adequem perfeitamente a identidade da sua empresa. Isso sem mencionar que com as soluções da Visme você ainda conta com a possibilidade de inserir elementos animados e interativos nos seus cronogramas.
E você também poderá integrar seu cronograma às suas apresentações de PowerPoint, baixar o seu documento com um arquivo em PPT ou PDF, ou compartilhar seu cronograma de maneira digital através de um link ativo da Visme.
Então é isso aí, chega de perder tempo e oportunidades de crescimento! Crie sua conta Visme agora mesmo e comece a usar e abusar de todas as ferramentas e soluções de design que só a melhor plataforma de criação do mercado pode te oferecer. E olha só, não se esqueça de que com a Visme, você pode criar tudo e um pouquinho mais!
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