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Ninguém pode negar que criar e entregar apresentações profissionais pode ser uma verdadeira odisseia cheia de estresse e preocupações, isso é um fato!
Afinal de contas, esse parece ser um trabalho eterno, já que mesmo após terminar de montar os slides da sua apresentação de negócio, ou qualquer outro tipo, você ainda precisa testar a plataforma que vai usar para fazer sua apresentação, depois precisa fazer um alinhamento com seus participantes, mandar bem na sua apresentação oral e depois disso ainda precisa fazer um acompanhamento para garantir que seus objetivos se concretizem.
Mas calma, mesmo que esse cenário pareça ser assustador, e é, você não precisa se matar de preocupação, afinal de contas, existem diversas platformas online que podem te ajudar a criar seus slides com muita facilidade, como a Visme, por exemplo, e você também pode encontrar diversas dicas e tutoriais na internet para se preparar e aprender a usar todas as ferramentas que você possa precisar.
Bom, levando essas coisas que você acabou de ler em conta, podemos entender que o processo prévio à sua apresentação tem tudo para ser tranquilo, mas ainda assim você vai precisar subir em um palco, ou ficar parado na frente de uma câmera para fazer essa apresentação e aí onde muitas pessoas se perdem e não conseguem entregar uma apresentação profissional e muito menos manter o público engajado e atento.
E é exatamente por isso que nós estamos aqui! Aqui na Visme você pode encontrar vários artigos que podem te ajudar a criar Slides Decks super completos para suas apresentação e o objetivo deste post é te ajudar a entregar sua apresentação profissional da melhor forma possível. Nas próximas linhas vamos te apresentar várias dicas que vão ser úteis para que você mantenha seu público atento e engajado.
Eaí, vamos começar?
Bom, é importante que você saiba que sua jornada no processo de criação de uma apresentação profissional, seja ela uma apresentação de negócio ou não, começa muito antes de você botar os olhos na sua plateia, mas muito antes mesmo!
Para criar uma verdadeira apresentação profissional, você precisa planejar como vai ser essa apresentação com antecedência e fique sabendo que esse processo vai muito além dos seus slides.
Para planejar sua apresentação você precisa entender quais são seus objetivos e como você conseguirá alcançá-los. Qual é o conteúdo que vai estar presente nos seus slides, qual é o roteiro das informações que você vai apresentar, como você incluir seus espectadores durante sua apresentação, quais plataformas serão utilizadas durante essa apresentação, quais recursos visuais e interativos serão usados, quais perguntas podem surgir e por aí vai…
Se você pensa que tudo isso que falamos no parágrafo acima é bobagem e que apenas a criação de um punhado de slides no PowerPoint já vai dar conta do recado, saiba que você está profundamente enganado.
As apresentações profissionais sempre fizeram parte do cotidiano de milhares e milhares de empresas ao redor do mundo, mas essas apresentações mudaram muito nos últimos anos, principalmente depois do Lockdown global que aconteceu em decorrência da pandemia da Covid-19.
A pandemia acelerou o processo de virtualização dos ambientes de trabalho e como consequência, as apresentações virtuais passaram a ser a nova regra de normalidade. Mas o que muitas pessoas ainda não entenderam é que dentro desse novo contexto, aquelas boas e velhas apresentações do PowerPoint já não tem mais espaço.
As apresentações virtuais mudaram a regra do jogo e trouxeram diversos benefícios, mas também novas dificuldades, afinal de contas, durante uma apresentação presencial, a própria figura e a expressão corporal do apresentador possuem a capacidade de prender a atenção do público e em uma apresentação de negócio virtual isso não é uma coisa tão assim de ser feita.
Durante uma apresentação virtual, os espectadores estão em suas casas, na frente de um computador, quase sempre com um celular na mão e muitas das vezes com suas webcams desligadas, ou seja, essas pessoas estão sozinhas e podem se distrair a qualquer momento, por isso é importante que você pense sua apresentação profissional de uma forma que consiga manter a atenção dos seus espectadores do início ao fim.
Para isso, você pode transformar uma apresentação unidirecional, ou seja, quando um fala e os outros escutam, em uma apresentação bidirecional, onde todos participam e colaboram ativamente na condução da apresentação. Usar enquetes ao vivo, inserir sessões de perguntas e respostas e adicionar elementos interativos em sua apresentação também podem ser recursos interessantes para manter seu público engajado e atento.
Outra dica muito importante e que você não pode pular é o teste das plataformas e ferramentas online que você usar para fazer sua apresentação, assim como o teste do computador, da câmera e do microfone que vai usar. Afinal de contas, nada é menos profissional do que ter que parar uma apresentação para resolver problemas técnicos que poderiam ser evitados com um simples teste, não é não?
Dependendo da magnitude da sua apresentação profissional, você deve considerar a contratação de uma equipe especializada em streaming para lidar com os assuntos técnicos e estéticos, incluindo o feed de Vídeo, os gráficos na tela e até mesmo as transições que você usar entre seus slides.
Depois que você já tiver definido os objetivos da sua apresentação, criado seus Slide Deck, decorado seu roteiro e testado todos os equipamentos e softwares que você usar, é a hora de começar a se preparar para engajar seu público!
A primeira coisa que você precisa fazer para entregar uma apresentação profissional de alta qualidade é explicar ao seu público o porquê eles precisam se envolver e prestar atenção em tudo o que você tem a dizer. É importante que você consiga convencer sua audiência de que eles também fazem parte da história que você está prestes a contar.
Comece explicando o básico, crie um slide especialmente para explicar como vai ser a dinâmica da sua apresentação e quando você quer que sua audiência participe, assim você evita interrupções indesejadas e garante que sua apresentação vai seguir um ritmo específico.
Além disso, você precisa quebrar o gelo e fazer com que seus espectadores se identifiquem com você e com o assunto da sua apresentação profissional logo de cara.
Existem diversas estratégias e dinâmicas que você pode usar para quebrar o gelo, incluindo fazer uma pesquisa rápida antes mesmo de entrar no seu assunto principal, ou até mesmo começar com uma coisas simples como um "Como está indo o seu dia?". Quando os participantes sentem que fazem parte da conversa, o engajamento dispara e você consegue prender a atenção do seu público por mais tempo.
Agora que você já conseguiu se conectar com seu público e eles entendem como vai funcionar sua apresentação, você deve fornecer uma visão geral de por que sua apresentação é importante ou relevante para eles.
Quão grande é o seu público? É um público virtual, um público ao vivo ou um público híbrido, e quantos de cada um? Você deve ter uma ideia sólida sobre isso antes de começar a sua apresentação, pois sua abordagem pode variar dependendo do tamanho e do grupo mais importante para você e para os objetivos gerais que você pretende atingir.
Não importa se são 5, 50 ou 5000 pessoas, os membros da audiência querem estar envolvidos e não podem se sentir excluídos, não é assim que uma apresentação profissional acontece.
Como muitos eventos e apresentações estão sendo realizados virtualmente ou no formato de eventos híbridos, certifique-se de que a plataforma de vídeo que você está usando oferece um suporte adequado para o seu público e se ela comporta as dimensões de público que você pretende atender. Existem muitas opções além do Zoom (que fez um trabalho razoável e resolveu alguns dos seus problemas de segurança).
Tempo é dinheiro e tempo é tudo! Para alcançar o máximo de engajamento, você vai precisar encontrar uma boa janela de tempo em que as pessoas possam e se sintam mais à vontade em participar da sua apresentação.
Geralmente a janela de tempo logo após o almoço (1:00 PM - 2: 30 PM) apresenta níveis de interação entre 10 e 15% mais baixos, portanto esse é um horário que você deve evitar. Por outro lado, as reuniões no final do dia, depois das 4h30, também não são uma boa escolha, já que a maioria das pessoas já entrou no mindset do final do dia, ou seja, suas mentes já não estão tão ativas.
As janelas de tempo de terça a quinta-feira, entre as 10:00 da manhã e o meio-dia e entre às 3:00 e 4: 00 da tarde, tendem a ser os momentos em que nossos cérebros são os mais produtivos e participativos, portanto esses são bons horários para agendar sua apresentação.
Agora, se você não puder escolher o momento em que pretende fazer sua apresentação, as características de uma apresentação profissional se tornam ainda mais importantes, afinal de contas, você vai ter que rebolar para fazer com que seu público se mantenha focado e engajado no seu conteúdo.
Para ter uma ajudinha extra no processo de criação de um design de apresentação engajantes, você pode usar um modelos pré-desenhados da Visme, como esse aqui embaixo. Eles podem te ajudar a garantir que seu público se apaixone pelo seu conteúdo e não consiga tirar os olhos da sua apresentação.
Em um experimento de Glisser sobre a contagem de slides X o engajamento gerado, uma apresentação média, de uma hora de duração, usa cerca de 28 slides, mas o engajamento geral foi maior nas apresentações que usaram mais de 28 slides (em vez de menos), e mesmo nas apresentações mais longas, com mais de 100 slides, a taxa de engajamento registrada ainda foi superior.
Ou seja, esse estudo apontou que a crença de que usar poucos slides aumenta a taxa de engajamento em uma apresentação profissional é errônea. Mas também não podemos acreditar que quanto mais slides forem usados, melhor vai ser a apresentação.
A melhor estratégia para uma apresentação profissional é usar uma quantidade equilibrada de slides em relação à duração da apresentação e sempre levando em consideração que o elemento mais importante dessa equação é a qualidade visual dos slides que vão ser apresentados. Você pode até ter a quantidade de slides ideal, mas se a qualidade visual desses slides não for boa, sua apresentação também não vai ser.
Outra grande dica é usar e abusar das ferramentas de exibição de dados para ajudar seu público a entender sua mensagem e seus números com mais facilidade. De acordo com o MIT, 90% das informações transmitidas ao cérebro humano no decorrer de um dia são visuais e o cérebro humano pode processar uma imagem em apenas 13 milissegundos. E se você não tem noção, isso é muito, muito rápido.
As Estatísticas não mentem e se você não está usando ferramentas de exibição de dados e infográficos nas suas apresentações, você está deixando uma grande oportunidade passar e provavelmente poderia estar gerando muito mais engajamento e entregando uma apresentação profissional muito mais qualificada.
Conforme a Universidade de Cornell, 68% das pessoas acreditam que as informações são mais precisas e confiáveis quando são apresentadas por palavras ou números, mas se você incluir um gráfico nessa jogada, esse número dispara para 97%!
Agora que sabemos que as pessoas adoram elementos visuais nas apresentações, fica o questionamento, quais outras peças, além de dados e estatísticas, você acha que poderia incluir para entregar uma verdadeira apresentação profissional?
Se você tem a pergunta, a Visme tem a resposta! Animações e vídeos também são ótimos recursos para agradar ao público e olha só, eles são mais fáceis de se criar e usar em suas apresentação do que você imagina!
Com um pouco de esforço, preparação e confiança, qualquer apresentação velha e chata de PowerPoint pode se tornar uma super apresentação profissional de alta qualidade! Ainda mais se você estiver criando essa apresentação com a ajuda das soluções de design da Visme.
Então vamos lá, recapitulando! A primeira coisa que você precisa fazer é se preparar o máximo possível e dominar o tema que você pretende apresentar.
Depois que você tiver a atenção do seu público, faça com que ele se sinta parte da conversa. Quebre o gelo e em seguida, explique a eles como eles podem participar do seu evento e por que sua mensagem é importante para eles.
Outras coisas a ter em mente são a dimensão e o tipo do seu público, a hora do dia em que você vai fazer sua apresentação e, claro, a qualidade das suas informações e dos seus slides.
Após ter certeza de que você tem as melhores ferramentas de engajamento, que você testou tudo, que seu público se sente como uma festa da história e que você construiu uma apresentação robusta e bonita – você está pronto para se envolver!
Após garantir que você selecionou as melhores ferramentas para usar em sua apresentação, que você testou todos os equipamentos que vai precisar de que traçou as estratégias de conteúdo certas para envolver e engajar seu público, você pode se sentar e relaxar.
Afinal de contas, você fez um grande trabalho e pode começar a se preparar mentalmente para entregar uma super apresentação profissional! E lembre que você pode contar com a ajuda da Visme em qualquer parte desse processo. Com a Visme, você pode tudo e um pouquinho mais!
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