Говорите громко.
Еженедельный отчет о состоянии дел - это полный обзор вашей рабочей недели, охватывающий завершенные вами проекты, те, которые все еще находятся в стадии реализации, и предстоящие планы на будущее.
Готовы научиться составлять еженедельный отчет?
В этом руководстве вы узнаете, что такое еженедельный отчет, как его создать, и получите доступ к шаблонам, которые вы сможете сразу же использовать для написания собственного отчета.
Вот небольшая подборка из 8 простых в редактировании шаблонов еженедельных отчетов, которые вы можете отредактировать, поделиться ими и скачать с помощью Visme. Еще больше шаблонов ниже:
Краткая справка
Так же, как годовые отчеты предоставляют годовой обзор, еженедельные отчеты охватывают полный обзор вашей рабочей недели. В них рассматриваются:
Итак, вы готовы рассказать о своей рабочей неделе. Возникает закономерный вопрос: зачем вообще это нужно?
С точки зрения работодателя, еженедельный отчет о состоянии дел на конец недели дает краткое представление о том, чем занимается сотрудник.
Занимается ли он втайне посторонними вещами (я однажды заметил, что этим занималась секретарша в отделении физиотерапии, пока я ждал свой чек), или он действительно выполняет какую-то работу?
В отчете также показано, как сотрудник справился с возникшими проблемами, и как далеко продвинулся проект под его руководством. Все это дает руководителю представление о сильных и слабых сторонах сотрудника.
Затем руководитель распределяет другие обязанности на основе этих наблюдений. Иными словами, еженедельные отчеты помогают руководству принимать обоснованные решения относительно назначений, операций, обучения и развития сотрудников.
С другой стороны, сотрудник может получить представление о своей роли в ходе текущего проекта. Еженедельный отчет также лучше описывает, как он продвигается вперед. Кроме того, он может узнать, как стать лучшим в своей работе.
Хотите создать свой еженедельный отчет, чтобы поделиться им с начальником или командой? У нас есть четырнадцать отличных шаблонов для старта.
Просмотрите нашу подборку ниже и выберите идеальный шаблон для вашего еженедельного отчета.
Если вы ищете что-то более быстрое, чем шаблон, воспользуйтесь ИИ-генератором документов Visme и создайте отчет (или любой другой тип документа) из текстового запроса. Введите в запрос информацию о том, что вы ищете и что вам нужно, выберите визуальный стиль, и пусть искусственный интеллект сделает все остальное.
Вам нужен краткий обзор ваших еженедельных задач? Используйте этот шаблон еженедельных отчетов, приведенный ниже, чтобы ускорить процесс, добавляя только важные или приоритетные задачи для решения на каждый день недели.
Вам нужно поделиться обновлением по крупному проекту, над которым вы сейчас работаете? Расскажите о ходе работы с указанием временной шкалы и краткого описания в своем еженедельном отчете, как в примере ниже. Для получения сведений, которые остаются неизменными в каждом еженедельном отчете, вы можете использовать динамические поля, чтобы они отображались во всех ваших отчетах, не говоря уже об автоматическом обновлении данных в вашем отчете и других проектах в вашем хранилище.
Ищете отчет, содержащий обновленную информацию о бюджетах и разбивке расходов? В этом шаблоне есть то, что вам нужно. Подключите круговую диаграмму на странице 4 к потоку данных в Google Sheet для автоматического и постоянного обновления данных.
Проявите творческий подход к формату вашего отчета с помощью данного шаблона инфографики. Включите диаграммы, виджеты данных и маркеры, в которых вы можете поделиться любой аналитикой и другими обновлениями, которые вам могут понадобиться.
Разбейте обновления вашего еженедельного отчета в таблицу, подобную приведенной ниже, чтобы легко отобразить разделы, над которыми вы работали каждую неделю. Отредактируйте данный шаблон в соответствии со своими потребностями или используйте его как есть, если вам нужно поделиться своими идеями по контенту, анализу конкурентов и исследованию ключевых слов.
Это еще один из наших шаблонов еженедельных отчетов о проделанной работе, идеально подходящий для демонстрации наиболее эффективного контента, рекламных писем, постов в социальных сетях и многого другого за неделю.
Не забывайте, что отчеты о социальных сетях всегда следует использовать для отслеживания тенденций в эффективном контенте, чтобы вы могли соответствующим образом скорректировать свою стратегию.
Используйте данный шаблон еженедельных обновлений для клинического исследования с вашей группой медицинских расследований.
Вы можете отслеживать такие вопросы, как регистрация участников, ознакомительные визиты и оценки, нежелательные явления, безопасность, соблюдение требований к лекарствам, сбор данных и управление ими, контрольные точки, прогресс, распределение бюджета и ресурсов, проблемы, меры по смягчению последствий и цели.
Работайте со своей командой, используя рабочие процессы для назначения слайдов и разделов ответственным за них людям. Установив сроки выполнения в календаре контента, вы сможете следить за тем, что готово или что еще нужно сделать.
Подобный шаблон еженедельного отчета - идеальный способ подвести итоги вашей работы в течение недели, независимо от того, в какой отрасли вы работаете или как выглядят ваши повседневные задачи.
Кроме того, вы можете использовать строки в конце, чтобы поделиться своим планом действий на предстоящую неделю и тем, что ваша команда может ожидать от вас.
Нужно продемонстрировать несколько ключевых показателей эффективности с помощью диаграмм и графиков? Этот шаблон является идеальной отправной точкой. Настройте любые из существующих графиков или виджетов данных в соответствии с вашими данными, используя более 40 доступных инструментов визуализации данных Visme.
Управляйте деятельностью вашей команды неделю за неделей с помощью этого еженедельного отчета по проекту. Отмечайте достижения, отслеживайте незавершенную работу и четко определяйте статус бюджета. Наконец, продемонстрируйте ключевые показатели эффективности, чтобы отслеживать эффективность работы вашей команды.
Если вы менеджер, которому необходимо отслеживать, как ваша команда справляется с проектами и основными задачами, используйте данный еженедельный отчет о состоянии сотрудников для отслеживания производительности. Он настраивается в соответствии с потребностями вашей отрасли, отдела или проекта.
Вы можете пойти дальше и превратить его в еженедельный управленческий отчет для менеджеров и руководителей высшего звена, которым также необходимо отчитываться перед различными отделами и высшим руководством. Несомненно, окажется полезным соблюдать сроки и видеть отделы, работающие над высокоприоритетными проектами, как на ладони.
Во время крупных кампаний, напряженных сезонов и т.д. вам, возможно, будет необходимо внимательно следить за тем, как идут ваши продажи. Составление еженедельного отчета о прибылях и убытках может стать отличным способом держать всех в курсе того, как работает компания в целом.
Используйте шаблон, подобный приведенному ниже, чтобы легко вставить свой собственный контент и обновления.
Кампания вашей команды по электронной почте принесла отличные еженедельные результаты. Пришло время поделиться данными с заинтересованными сторонами с помощью простых для понимания визуализаций данных и визуальных сюжетных линий. Используйте этот шаблон отчета, специально разработанный для кампаний по электронной почте, подобных вашей. Отправляйте еженедельные отчеты с последними показателями и наиболее привлекательными визуальными эффектами.
Когда вы будете готовы поделиться этим шаблоном, используйте параметры общего доступа Visme, чтобы отправить ссылку, которой можно поделиться. С его помощью вы можете решить, кто может его просматривать, редактировать или разрешать комментарии к нему для обсуждения.
Самое приятное то, что когда вы публикуете свой отчет онлайн, вы можете вносить изменения в режиме реального времени, чтобы обновлять его с учетом последней добавленной задачи или той, которую вы, возможно, забыли добавить.
Ищете еженедельные отчеты о проделанной работе, чтобы отслеживать усилия вашей команды по обслуживанию клиентов? Используйте данный шаблон для постановки целей и ключевых показателей эффективности, которые помогут вашим представителям по обслуживанию клиентов улучшать свою работу неделю за неделей.
Сделайте свой отчет еще лучше с помощью сгенерированного текста, который поддерживает содержание, используя текстовую подсказку. Используйте Visme AI Writer, который поможет вам создавать описания, аннотации, краткие пояснения и запоминающиеся заголовки, чтобы сделать ваш отчет не только практичным, но и интересным.
Еженедельный отчет - это внутренний обзор вашей недели, и он служит хорошей цели. Вы можете представить его руководителю своей команды или менеджеру и продемонстрировать, какой была ваша рабочая нагрузка в течение конкретной недели.
В отличие от ежедневного отчета, еженедельные отчеты помогают лучше понять, является ли ваша рабочая нагрузка чрезмерной, были ли ваши действия ориентированы на результат или вы, возможно, упускаете ключевые возможности сосредоточиться на более важных, а не срочных задачах.
Но между выполнением реальной работы и созданием еженедельного отчета с нуля вы можете обнаружить, что это еще один пункт в вашем списке дел.
Вместо этого воспользуйтесь одним из шаблонов еженедельных отчетов Visme. Эти готовые шаблоны помогут вам не только отслеживать выполнение задачи, но и стильно представить свой еженедельный отчет о состоянии дел на конец недели.
А пока давайте разберемся, как эффективно зафиксировать то, что нужно добавить при заполнении еженедельного отчета о состоянии.
Сначала определите цели вашего отчета, прежде чем приступать к работе.
Здесь вы должны решить, что войдет в ваш еженедельный отчет о состоянии дел на конец недели. Что именно хочет видеть ваше руководство?
Совет профессионала: возможно, вам потребуется проконсультироваться со своим руководителем, если вам неясно, что здесь происходит.Например, сотрудники приложения для совместной работы в команде Chanty упорядочили свои еженедельные отчеты. Их цель - делиться еженедельными ключевыми показателями эффективности.
Директор по маркетингу Ольга Михопаркина говорит: «Мы, сотрудники маркетинговой команды, делимся нашим трафиком, новыми ссылками, новыми блогами и публикациями и всем остальным, что появилось в течение недели.
Все это расписано заранее, и каждый член команды точно знает, что ему нужно предоставить».
Таким образом, общие цели заключаются в следующем:
Цели также могут включать в себя еженедельный отчет о ключевых показателях эффективности, отчет о статусе проекта или отчет о прибыли.
Еще одна вещь, которую нужно сделать, прежде чем взяться за ручку и бумагу, - убедиться, что вы предельно четко представляете себе свои обязанности.
Отвечаете ли вы за работу над проектом A? Или предполагается, что вы также будете участвовать во второй фазе проекта B?
Если вы думаете, что ваша роль связана с выполнением различных задач, вы ошибаетесь. Это слишком широкий круг вопросов, чтобы охватить его и представить в еженедельном отчете.
Поэтому вам нужно убедиться, что вы четко представляете себе проект, которым занимаетесь, и каково определение успеха проекта. У вас нет ответа? Поговорите со своим начальником.
Знание своей роли важно для составления идеального еженедельного отчета о состоянии проекта.
Легко предположить, что, набросав несколько абзацев на бумаге, можно составить подходящий отчет.
Но это далеко не так.
Вот почему вам нужен макет для вашего еженедельного отчета о состоянии дел на конец недели, чтобы ваш отчет был кратким, по существу и визуально привлекательным.
Поскольку здесь мы рассматриваем еженедельные отчеты, вам понадобится макет с отдельными разделами, посвященными каждому дню недели. Шаблон еженедельного отчета представляет собой готовый макет.
Вы также можете творчески подойти к формату вашего отчета. Например, вы можете превратить его в визуальную инфографику. Настройте инфографику отчета, чтобы создать инфографику еженедельного отчета, которая придется по вкусу вашему руководителю.
Или вы можете создать интерактивную инфографику Visme для еженедельного отчета. Мы создали годовой отчет с интерактивной инфографикой для Visme. Возьмите страницу из нашего буклета и подготовьте свой собственный еженедельный отчет с интерактивной инфографикой.
Помимо этого, если вы работаете над крупным проектом, вы можете разделить еженедельный отчет о состоянии на разделы.
Допустим, вы работаете над созданием блога для своей компании. Вы могли бы разделить свой еженедельный отчет на 3 раздела: разработка идей, анализ конкурентов и исследование ключевых слов.
Предоставьте свой еженедельный отчет о состоянии дел на конец недели, разделенный на пять рабочих дней, каждый из которых посвящен трем целям и тому, что вы делали для их достижения в течение каждого дня. В качестве альтернативы, разделите свой еженедельный отчет на три области, над которыми вы работаете. В каждой из них расскажите, что вы делали в течение недели.
Теперь, когда ваши цели и роль ясны, а макет готов, вы можете приступать к написанию.
Просто помните об этих трех советах по написанию текстов:
Хотите убедиться, что в вашем еженедельном отчете о состоянии дел не пропущено ни одной важной детали?
Включите следующее:
Высшее руководство не может постоянно помнить обо всем, поэтому лучше всегда давать краткое изложение целей вашего проекта.
Целью здесь является ведение документации. Датируя свои отчеты, вы облегчаете своему руководителю просмотр отчетов в хронологическом порядке, если возникнет проблема.
Поскольку вы даете здесь прогноз на неделю, обязательно рассказывайте о том, что вы делали каждый день недели.
Обязательно озаглавьте свой отчет с указанием вашей (роли) + (статуса отчета). Допустим, вы менеджер по коммуникациям, поэтому вы можете озаглавить свой отчет как «Еженедельный отчет о состоянии работы менеджера по коммуникациям».
Опишите, что у вас было готово. Если вы не дадите руководству представление о том, что у вас было на стадии разработки, они не будут знать, как измерить ваш прогресс.
Вы также можете классифицировать свои задачи по категориям «в процессе», «сделано» и «отложено».
Не забывайте отмечать прогресс и достигнутые цели.
В связи с этим лучше всего заранее обсудить показатели с человеком, которому вы отчитываетесь. Таким образом, вы будете знать, как объяснить свой прогресс.
Например, вы выполнили 75% своей задачи. Ваш менеджер сможет понять это только в том случае, если вы ранее договорились, что будете сообщать о своем статусе, указывая процент.
Отметьте проблемы, с которыми вы столкнулись на неделе, а также предложите любые шаги, которые руководство может предпринять для обеспечения бесперебойного рабочего процесса.
Наконец, расскажите, что запланировано на предстоящую неделю. Это даст вашему менеджеру представление о том, что вы будете освещать, чтобы он мог наметить ваши будущие шаги на основе ваших результатов.
Теперь вы знаете, как можно написать потрясающий еженедельный отчет о состоянии дел. Давайте перейдем к следующему разделу, чтобы убедиться, что ваш отчет не просто потрясающий.
Следуйте этим рекомендациям, чтобы вам отчет был лучшим.
Одностраничного документа достаточно, чтобы подвести итоги вашей недели, не забывая при этом о времени ваших читателей. Добавьте титульную страницу отчета, чтобы оживить дизайн вашего еженедельного отчета.
Хотя у вас может не хватить места для добавления визуальных элементов, вы всегда можете стратегически использовать их в своем отчете. К примеру, изобразите диаграмму, демонстрирующую, какая часть вашего проекта завершена.
Однако, что бы вы ни делали, убедитесь, что вы не используете здесь сложные типы графиков, потому что они не очень удобочитаемы и у вас не будет места для объяснения данных.
Графики, такие как круговые диаграммы, однако, просты для понимания, поэтому вы можете поэкспериментировать с ними в своих еженедельных отчетах о состоянии.
Это задача, которая появляется каждую неделю, поэтому тратить много времени бесполезно. В идеале, используйте шаблон еженедельного отчета, чтобы придать вашему отчету постоянную структуру и ускорить процесс его написания.
Если вы используете шаблон еженедельного отчета, вы можете заполнять его до конца каждого дня, когда информация за день еще свежа.
Генератор отчетов Visme позволяет легко редактировать и настраивать еженедельный отчет в соответствии с вашей работой. Как только вы адаптируете контент под свою роль, все, что вам нужно будет в дальнейшем делать, - это просто вносить правки каждую неделю.
Наконец, прежде чем мы закончим, давайте перечислим ошибки при написании отчета, которых вам следует избегать, чтобы ваш отчет был готов к публикации.
Структура вашего еженедельного отчета должна демонстрировать ясность мышления. И это работает в обоих направлениях. Вы делаете написание еженедельных отчетов о состоянии дел на конец недели менее громоздким и отнимающим много времени для себя. Поскольку у вас уже есть макет, вам не нужно начинать с нуля.
С другой стороны, основная структура делает ваш еженедельный отчет легко доступным для читателя. Это также с самого начала четко определяет ожидания.
Удобочитаемость связана с тем, чтобы сделать ваш еженедельный отчет легким для чтения вашей целевой аудиторией, будь это ваш менеджер или кто-то другой.
Подумайте об этом так: целый блок слов может быть трудным для чтения, но короткие абзацы и маркеры с подзаголовками или иконками сделают ваш контент доступным для просмотра.
Например, на данной странице шаблона еженедельного отчета от Visme ваш контент обязательно будет легко читать, так как здесь изображен раздел с основными достижениями, которые были выполнены в течение недели.
Итак, вы понимаете, насколько важна удобочитаемость. Теперь вопрос в том, что вы можете сделать, чтобы ваш еженедельный отчет о состоянии дел было легко читать?
Дизайн также играет решающую роль в том, чтобы сделать ваш еженедельный отчет о состоянии читаемым.
Хотите знать, как? С правильными цветами и пространством.
Вы можете удивиться, но цвета на самом деле могут призывать или отговаривать людей от чтения вашего контента - вот насколько мощным является их воздействие. Красный, например, известен тем, что привлекает людей и вызывает у них побуждение к действию.
Между тем, в тренде пастельные тона, поэтому вы можете использовать их для создания потрясающего дизайна страницы еженедельного отчета.
Они также оставляют минимальный эффект, что позволяет творчески оформить отчет, чтобы поразить читателя.
Вот еще несколько идей, которые вы можете почерпнуть из этого руководства по креативным идеям для презентации.
Это также включает понятие негативного пространства и представляет собой пространство между абзацами, диаграммами и другими визуальными элементами в вашем отчете. Слишком много или слишком мало пространства может помешать чтению. Поэтому вам нужно проявить в этом аккуратность.
Не можете поиграть с цветом, потому что вам приходится придерживаться офисных расцветок? Возможно, вы отправляете еженедельный отчет о состоянии своему клиенту и не можете отклониться от своего бренда?
В любом случае, не беспокойтесь. Просто измените цвет с помощью Visme, поскольку каждый шаблон можно отредактировать, так что вы можете свободно изменять не только цвет, но и шрифт и другие элементы дизайна.
Кроме того, вы можете легко загрузить свои фирменные цвета и шрифты в набор Visme Brand Kit, чтобы упростить брендинг.
Не указав суть или краткое изложение, включающее ваши следующие шаги, вы рискуете сбить темп.
Поэтому такие элементы, как данные, сводка за неделю, краткий обзор прошедшего и список дел на следующую неделю, хороши для того, чтобы не сбиться с пути.
Излишне говорить, что проблема с этими ошибками заключается в том, что они портят впечатления за считанные секунды. Но вы всегда можете предотвратить это следующим образом:
Зарегистрироваться. Это бесплатно.Хотите создать выдающийся визуальный еженедельный отчет?
Написание еженедельного отчета не должно быть сложным. Теперь, когда мы пошагово во всем разобрались, вы можете уверенно создавать отчеты и делиться ими с другими. Выберите один из наших обширных ресурсов шаблонов отчетов о еженедельной активности для старта.
С Visme вы можете перейти от идеи к успешному исполнению не только для своих еженедельных отчетов, но и для бизнес-отчетов и других типов отчетов.
Благодаря функциям совместной работы в команде, интегрированным инструментам, таким как Slack или Monday.com, и углубленной аналитике проектов, вы сможете обеспечить себе и своей команде конкурентное преимущество на рабочем месте и в вашей отрасли.
Хотите узнать, чем Visme может быть вам полезен? Зарегистрируйтесь и попробуйте генератор отчетов Visme бесплатно уже сегодня!
Создайте дизайн бренда для своего бизнеса, независимо от вашего уровня подготовки.
Попробуйте Visme бесплатно
