Fale Alto.
Se você já fez uma apresentação em público e teve que responder várias perguntas ao final da sua apresentação, você provavelmente sabe que essa pode ser a parte mais complicada de todo o processo. A verdade é que a seção de perguntas e respostas pode ser mais assustadora do que a própria apresentação.
A seção de perguntas e respostas pode ser um dos maiores desafios para qualquer pessoa que precisa fazer uma apresentação, seja ela de trabalho, para a escola ou faculdade e por aí vai. Essa seção é especialmente complicada pelo simples fato de que esse é um momento imprevisível.
Afinal de contas, por mais que você tenha se preparado para sua apresentação por vários dias e até semanas, você nunca sabe o que seus espectadores vão te perguntar e isso pode ser um grande gatilho para a ansiedade, já que as coisas podem acabar saindo do seu controle e um simples pergunta pode arruinar toda sua apresentação.
Bom, aqui vai a primeira dica do dia hein! Um dos grandes segredos para dominar toda e qualquer sessão de perguntas e respostas, é compreender que esta etapa da apresentação é uma oportunidade para que você prove que realmente sabe do que está falando e não um grande problema. Concentre-se em se conectar com seu público e aproveitar este momento para interagir da melhor forma possível com seus espectadores.
Mas essa é só uma das dicas que nós temos para te dar hoje. Se você quiser dar uma conferida no resumo geral das dicas que nós temos para você, não deixe de conferir este infográfico que nossa equipe de designer preparou e depois continue lendo este post para entender nossas dicas com mais detalhes.
Insira no seu site:
<script src="//my.visme.co/visme.js"></script><div class="visme_d" data-url="01o01qy3-8-ways-to-handle-tough-q-a-sessions-like-a-pro" data-w="800" data-h="6674" data-domain="my"></div><p style="font-family: Arial; font-size: 10px; color: #333333" >Created using <a href="http://www.visme.co/make-infographics" target="_blank" style="color: #30a0ea"><strong>Visme</strong></a>. An easy-to-use Infographic Maker.</p>
Okay, começar pelo começo é importante, então antes de entrarmos de cabeça nas super dicas que nós temos para te dar, vamos primeiro trabalhar com as regras gerais que você precisa respeitar para conseguir realizar uma sessão de perguntas e respostas de sucesso:
Mesmo que pessoas individuais estejam fazendo perguntas individuais, sua responsabilidade é com todo o grupo ao responder a todas elas.
Nós sabemos que as pessoas sempre tendem a individualizar suas questões e esse é o exato momento em que a sua responsabilidade como apresentador deve prevalecer. Não estamos dizendo para você ignorar as perguntas mais individualistas, o que queremos dizer é que sua responsabilidade deve ser sempre com o coletivo de espectadores que estão assistindo sua apresentação.
Ou seja, sempre que você receber uma pergunta individual, tente responder essa pergunta de uma forma que faça sentido para todo o grupo de espectadores. Dessa forma, você vai conseguir manter seu público engajado e mostrar para todo mundo que você realmente se preocupa com seus espectadores e que tem uma compreensão global sobre o tema que você está apresentando.
E isso nos leva diretamente para a segunda regra:
Assim como o contato visual é fundamental durante toda a apresentação, é igualmente importante durante a sessão de perguntas e respostas. Não olhe apenas para a pessoa que fez a pergunta, mas sempre examine todo o público para que sua resposta realmente caia.
Bom, você provavelmente já está cansado de saber que manter um bom contato visual com seus espectadores é essencial para realizar uma apresentação de alta performance e essa regra também vale para a sessão de perguntas e respostas.
Na verdade, manter bom contato visual com seus espectadores é ainda mais importante, já que esse é o momento em que você está interagindo diretamente com sua plateia. Esse é o momento em que você está ouvindo a voz das pessoas que foram te assistir e é o momento em que você vai falar diretamente para elas.
Considere cada pergunta como uma oportunidade para reforçar sua mensagem principal.
A sessão de perguntas e respostas talvez seja o momento mais interpessoal de toda a sua apresentação e essa é uma grande oportunidade para fortalecer as conexões emocionais e psicológicas que você criou com seus espectadores durante sua apresentação, por isso, aproveite bem esse momento olhando nos olhos dos seus espectadores.
Aproveite cada pergunta que você receber e use suas respostas para reforçar seu ponto de vista, suas ideias ou a qualidade dos seus produtos e serviços (se você estiver fazendo uma apresentação comercial, por exemplo).
Okay, agora que você já está por dentro das 3 regras fundamentais das sessões de pergunta e resposta, vamos entrar de cabeça nas super dicas que nós separamos para você!
RELACIONADO: O que é paralanguage? E como você pode usá-lo para dar melhores apresentações?
O conhecimento popular diz que comer sushi pela metade do preço nunca é uma boa ideia…
Sabe o que também nunca é uma boa ideia? Ir para apresentação despreparado, isso com certeza não é uma boa ideia. Ainda mais quando você tem pela frente uma sessão de perguntas e respostas. Mas quando tocamos nesse assunto, sempre surge uma grande pergunta: "Como posso me preparar para uma sessão de perguntas e respostas se eu não sei o que vão me perguntar?"
Bom, a nossa Resposta para sua Pergunta é simples! Será que você não sabe mesmo o que vão te perguntar ou você simplesmente não pensou nisso com o cuidado que deveria?
Bom, a lógica aqui é simples, ninguém vai te perguntar coisas completamente aleatórias, ou seja, as perguntas que serão feitas vão estar relacionadas com o conteúdo que você apresentou e isso já te dá uma excelente base para se preparar para todo e qualquer cenário que possa acontecer.
Uma boa dica, é fazer sua apresentação para amigos e familiares antes de chegar o dia da apresentação real oficial. Peça para que eles façam perguntas ao final da sua apresentação, como se fosse uma situação. Com as perguntas que seus amigos e familiares fizerem, você já consegue ter uma boa ideia quais tópicos poderiam ser levantados pela sua audiência.
Você também pode querer passar algum tempo pesquisando no Google usando uma variedade de palavras-chave relacionadas ao seu tópico. Isso trará toneladas de artigos relevantes e posts de blog onde você pode descobrir perguntas que foram respondidas dentro do conteúdo.
Por último, mas não menos importante, estão as redes sociais como o LinkedIn, o Twitter e o Reddit. Essas redes sociais são um grande foram onde as pessoas estão constantemente fazendo perguntas, então pode ser uma boa ideia dedicar algumas horas de pesquisa nessas redes sociais para entender quais são as perguntas mais frequentes sobre o assunto que você vai apresentar.
O ideal é que você crie uma lista com todas as perguntas que você encontrar. E com essa lista em mãos, podemos passar para a nossa próxima super dica!
Depois que você tiver feito sua lição de casa e tiver uma boa lista de todas as perguntas em potencial que podem surgir na sua sessão de perguntas e respostas, separe elas em duas categorias: as que você PODE responder e as que você NÃO PODE responder.
Então, o que você precisa fazer é dar um passo atrás, voltar para o conteúdo da sua apresentação e acrescentar essas informações no seu conteúdo. Afinal de contas, se as pessoas não ficarem com dúvidas durante sua apresentação, elas não vão fazer perguntas para você.
Pode ser que você tenha que fazer grandes alterações na sua estrutura geral da sua apresentação? Sim, pode ser que isso aconteça. Mas como citamos anteriormente, uma simples pergunta pode acabar arruinando toda sua apresentação e você ainda pode acabar passando a impressão de que é um profissional desqualificado.
Por isso, é melhor prevenir do que tentar remediar. Então dedique o tempo que for necessário, mas não conte com a sessão de perguntas e respostas para preencher lacunas de informações que sua apresentação não cobriu. Não conte com a sorte, porque a primeira impressão, ah meus amigos e amigas, é essa que fica.
As perguntas que não estão diretamente relacionadas ao seu tópico, mas que "pairam" em torno dele não devem ser entrelaçadas, mas você deve se preparar para respondê-las, no entanto. E não fuja de nenhuma bola curva. Essas são as que você mais deve preparar!
Nesse processo de preparação, você provavelmente vai se deparar com possíveis perguntas que não estejam diretamente relacionadas com o seu conteúdo, mas que podem ter algum tipo de relação. Bom, essas perguntas, essas que ficam pairando no ar, são as mais perigosas e você deve se preparar muito bem para respondê-las.
Por mais que você esteja super preparado para a sua sessão de perguntas e respostas, pode ser que alguém pergunte alguma coisa que simplesmente não sabe responder na hora, está tudo bem, ninguém sabe de tudo. Em situações como esta, o melhor a se fazer é ser sincero e dizer: "Neste momento, eu sinceramente não sei como te responder isso."
Não dar uma resposta é melhor do dar uma resposta errada, nunca se esqueça disso. Quando você assume que não consegue responder uma pergunta, você está sendo sincero com seus espectadores e não está inventando uma resposta qualquer, que pode inclusive prejudicar a vida dos seus espectadores.
E é exatamente por isso que você precisa preparar um slide especialmente para compartilhar seus dados de contato para que seus espectadores possam entrar em contato com você. Se alguém te fizer uma pergunta que exige mais reflexão ou pesquisa, simplesmente mostre o slide e peça a essa pessoa para entrar em contato com você para que você possa solucionar aquela dúvida de uma forma mais assertiva e embasada.
Este slide de contato também é uma ótima maneira de manter sua apresentação dentro do horário. Se as perguntas não estiverem parando de chegar, simplesmente mude para o slide de contatos e deixe seu público saber que seu tempo está quase acabando, mas que eles podem entrar em contato com você com quaisquer outras perguntas que possam ter.
A maioria das sessões de perguntas e respostas acontece no final de uma apresentação, mas às vezes elas acontecem no meio. Então, pode ser que algumas pessoas da audiência fiquem confusas e pensem que podem fazer perguntas em qualquer momento da sua apresentação, e olha, nós sabemos como isso pode atrapalhar a concentração de um apresentador.
Por isso, use os primeiros momentos da sua apresentação para informar para a sua audiência quando eles poderão fazer suas perguntas. Isso vai te ajudar a evitar distrações e também vai incentivar seus espectadores a pensarem em perguntas durante sua apresentação.
Às vezes, quando o público é muito grande, o local precisa ser ainda maior. Isso faz com que a acústica seja menos desejável. Em alguns casos, talvez a acústica esteja bem, mas a pergunta que está sendo feita é um pouco confusa e complexa. Seja qual for a situação, é sempre uma boa ideia repetir e, se necessário, reformular a pergunta para o benefício do resto do público.
Nós sabemos que nem sempre um apresentador vai se deparar com um auditório que tenha a disposição microfones para que os espectadores possam usar para fazer suas perguntas e quando o espaço onde a apresentação está acontecendo é grande, pode ser que você enfrente alguns problemas de acústica e isso pode fazer com que os outros espectadores não escutem a pergunta que foi feita.
Bom, seja por um problema de acústica, pela complexidade ou pela confusão na pergunta, é importante que você, como apresentador, repita a pergunta que lhe fizeram e sempre que for necessário, refaça ela de uma forma que fique completamente entendível para todos, assim toda sua plateia vai ser sobre o que você está prestes a responder.
E, para aqueles participantes que fazem três perguntas em uma, concentre-se apenas na pergunta que é mais próxima do seu conteúdo ou que tenha uma utilidade mais geral. Responda às perguntas uma por vez, para que seus espectadores não fiquem confusos e entendam bem o que você está dizendo.
RELACIONADO: 5 Maneiras comprovadas de obter um público ao seu lado
Um estudo realizado pelo Bell Leadership Institute descobriu que as duas características mais desejáveis em líderes (os palestrantes são definitivamente líderes) são uma forte ética de trabalho e um bom senso de humor. Quando você estiver respondendo às perguntas, sinta-se livre para fazer algumas piadas (desde que elas sejam apropriadas) e levar esse momento com um pouco mais de descontração e pessoalidade.
Isso é especialmente importante quando alguém faz uma pergunta embaraçosa, uma daquelas que tendem mais para o lado da malícia do que para a curiosidade, sabe? Sim, existem pessoas que fazem esse tipo de pergunta apenas para ver como você vai lidar com isso. Nesses casos, seja carismático e deixe sua personalidade de líder falar mais alto. Não leve nada disso para o lado pessoal e assim você vai fortalecer ainda mais sua imagem de líder e profissional qualificado.
Você se lembra daqueles comerciais antigos da Dry Idea? Aqueles que tinham um slogan "Nunca deixe eles te verem suando". Pois é, esse slogan também se aplica às sessões de perguntas e respostas. Nunca perca a calma com perguntas embaraçosas, mas em vez disso, evite qualquer constrangimento e responda com bom humor.
Se, por algum motivo, uma pergunta deixar você um pouco irritado, tire um segundo, respire e recupere sua compostura. Isso é a melhor coisa que você pode fazer. A boa notícia é que seus espectadores estão lá para aprender com você, um especialista no seu campo, então, na maioria das vezes, você só deve receber perguntas sinceras.
Vamos te contar uma verdade inconveniente, a perfeição é superestimada e chata. Ahh, ela também é impossível de ser alcançada. Os seres humanos cometem erros; não somos perfeitos, mas sim seres em constante progresso e aperfeiçoamento.
Se você cometer um erro em uma de suas respostas, não entre em pânico. Simplesmente faça uma piada, corrija suas informações e seja sincero. O importante é nunca deixar que um erro o desvie do rumo. O modo como você lida com um erro contará ao público muito sobre seu personalidade e sobre suas competências como líder e formador de opinião. Fique atento com isso!
RELACIONADO: 20 Ideias criativas de apresentação que encantarão seu público
Você trabalhou duro para montar uma apresentação de alta qualidade e se preparou muito para conseguir responder às dúvidas dos seus espectadores. Isso merece respeito! Portanto, não termine sua sessão de perguntas e respostas com um: "Não temos mais perguntas? ... Ok, obrigado e tchau!" Não faça isso!
Lembre-se que na maioria das vezes, sua sessão de perguntas e respostas vai ser o fechamento da sua apresentação, por isso, sempre finalize esse momento repetindo os principais pontos do conteúdo da sua apresentação.
Use esse momento para afirmar pela última vez o quão boas são suas ideias, teorias, produtos, serviços e quaisquer outras coisas que você tenha apresentado. Faça com que esse momento fique gravado na cabeça dos seus espectadores por um bom tempo.
Seja um auditório cheio de pessoas ou apenas alguns membros da equipe na sala de conferência, lidar com uma sessão de perguntas e respostas como um profissional vai te ajudar a reforçar sua mensagem e estabelecer sua autoridade no seu campo. Lembre-se, já que a maioria das perguntas e respostas acontece no final de uma apresentação, como você lida com isso terá um impacto duradouro nos membros do seu público.
Se você quiser aprender todos os nossos segredos sobre como ministrar uma apresentação inesquecível (assim como criar slides visuais de alto impacto), acesse nosso ebook gratuito abaixo.
Crie experiências visuais incríveis para sua marca, seja você um Designer profissional ou um novato com pouca experiência.
Experimente Visme, é de graça
