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Se você tem uma empresa em crescimento, e nós acreditamos que é por isso que você está aqui, então você deve compreender muito bem que a medida que seu negócio vai crescendo, seus processos internos se tornam mais complexos.
Isso quer dizer que com o passar do tempo e com o crescimento da sua empresa, você vai começar a se deparar com novos desafios, como por exemplo, gerenciar múltiplas equipes de trabalho, monitorar diversas atividades e KPIs, promover treinamentos, criar roteiros de vendas, onboarding de novos funcionários e daí por diante.
O grande ponto é que esses novos desafios não acontecem apenas uma vez, eles se repetem ao longo do ciclo de vida da sua empresa e alguns desses desafios passam a fazer parte da rotina quase que diária da sua empresa, como a execução de roteiros de venda ou atividades de manutenção, caso você esteja atuando no mercado industrial, por exemplo.
Ou seja, você vai passar a ter que lidar com esses desafios cotidianamente. E aí onde entra a importância de se ter manuais de procedimentos bem elaborados e eficientes, afinal de contas, esses manuais vão servir como guias de práticas para que você não precise reinventar a roda toda vez que se deparar com um problema ou desafio.
Se você chegou até este post, quer dizer que você está pensando seriamente, ou está precisando criar manuais de procedimentos para sua empresa. E é exatamente por isso que nós estamos aqui!
Neste post nós vamos te ensinar tudo o que você precisa saber para começar a criar os manuais de procedimentos para sua empresa. Além disso, também vamos te apresentar bons exemplos e vamos te mostrar alguns dos nossos melhores modelos, para que você possa começar a criar seus próprios documentos hoje mesmo.
O que é um manual de procedimentos?
Quais são os benefícios de se ter manuais de procedimentos?
Como escrever seu manual de procedimentos?
Tipos de manuais de procedimentos
15 Modelos de manuais de procedimentos personalizáveis
Dê um UP nos seus manuais de procedimentos com a ajuda da Visme
Um manual de procedimentos é um documento detalhado que especifica informações sobre como compartilhar, acompanhar e implementar processos empresariais. Eles podem ser criados para melhorar a prestação de serviços, recrutar e integrar novas contratações, definir diretrizes de execução e gerenciamento de um projeto, resolver reclamações de clientes e muito mais.
Um manual de procedimentos apresenta as etapas necessárias para se executar diferentes tarefas, guiando seus funcionários em um passo a passo que engloba todo o processo de execução de uma determinada tarefa, ou de um conjunto de tarefas sequenciais.
Os exemplos mais comuns de manuais de procedimentos sã0:
Documentar e registrar os processos de sua empresa é uma atividade importante, quer ela seja uma atividade pontual ou contínua. E estes são os principais benefícios de se ter processos internos bem documentados:
1. Um bom manual de procedimentos pode ajudar seus funcionários, fornecedores, stakeholders e outras pessoas a obterem uma melhor compreensão do seu negócio.
2. Com manuais de procedimentos bem elaborados, você pode centralizar tarefas, acelerar as curvas de aprendizado e garantir que todos estejam na mesma página. Os manuais de procedimentos são úteis para estabelecer regras claras durante o recrutamento, a integração e o treinamento de novos funcionários. Esses documentos permitem que os novos contratados entendam suas funções e os processos nos quais estarão envolvidos.
3. Os manuais de procedimentos permitem que os gestores identifiquem tarefas que podem ser automatizadas, poupando tempo e recursos valiosos para a empresa.
4. Para documentar seus processos, você primeiro precisa mapeá-los e durante essa tarefa você pode identificar pontos de estrangulamento e ineficiências e assim otimizar processos, reduzir suas margens de erro e maximizar a produtividade e a eficiência da sua empresa.
5. A criação dos manuais de procedimentos te ajudam a registrar as soluções práticas que sua empresa está adotando, passar elas para frente e conservar esse conhecimento valioso dentro da cultura empresarial da sua organização.
6. Os manuais de procedimentos garantem clareza e eliminam a ambiguidade de papéis e responsabilidades dentro do ambiente de trabalho.
7. Documentar seus processos internos pode te ajudar a monitorar o desempenho da empresa e dos funcionários. Com processos bem definidos e amplamente conhecidos, você pode identificar o que está funcionando e o que não está funcionando na sua empresa.
Documentar seus fluxos de trabalho e processos internos pode te ajudar a maximizar a eficiência da sua empresa. Mas para quem nunca escreveu um documento como esse, essa tarefa pode parecer um pouco complexa e até assustadora.
Bom, para te ajudar a enfrentar esse primeiro desafio, nós criamos um guia passo a passo que vai te ajudar a criar seus próprios manuais de procedimentos de uma maneira simples e intuitiva.
Começar pelo começo é o pilar básico para se documentar qualquer tipo de processo.
Para completar essa tarefa você precisa compreender profundamente o processo que está documentando. Além disso, você precisa ter muita clareza sobre a importância desse papel para o contexto operacional geral da sua empresa. Só assim você vai conseguir definir e descrever com exatidão a importância desse processo e transmitir para o seu manual de procedimentos.
Por exemplo, vamos supor que você está criando um manual de procedimentos de integração para permitir que sua equipe de RH contrate o talento certo, okay?
Para fazer isso, você precisa compreender com clareza qual é o objetivo e o benefício final que a empresa terá com a contratação desse talento. Depois que você conseguir definir esses dois aspectos, faça uma lista sobre quais são os requisitos e recursos necessários para que esse processo seja concluído com sucesso.
É aqui onde você vai coletar informações sobre o processo. Lembre-se que você precisa compreender esse processo do início ao fim, então tenha muito cuidado para não pular nenhuma etapa.
Uma boa dica para essa etapa é organizar uma sessão de brainstorming com todas as pessoas envolvidas diretamente nesse processo, elas vão te ajudar a compreender todos os aspectos que você precisa ter em mente. Se você estiver fazendo isso sozinho, tome notas à medida que for identificando as etapas e coletando as informações, assim você garante que nenhum dado importante fique de fora.
Após recolher todas as informações relevantes, siga para a próxima tarefa e execute os itens desta lista:
Em seguida, organize as etapas em uma sequência lógica. Você pode usar instruções detalhadas, ou até mesmo fotos para deixar essa descrição ainda mais precisa.
Outros recursos visuais como mapas de processo, fluxogramas, checklists, diagramas, imagens, capturas de tela e vídeos também são muito eficientes para exibir as principais etapas do processo e torná-lo mais compreensível.
Por exemplo, esse aqui embaixo é um fluxograma que explica, com a ajuda de imagens, com qual frequência um funcionário deve verificar seu e-mail.
Ninguém cuida de um cachorro que não tem dono, a realidade é simples assim. Por isso é importante que você determine com clareza quais são os departamentos e indivíduos responsáveis pela execução desse processo em específico.
Com essa definição em mãos, também fica mais fácil realizar o monitoramento e otimização de cada tarefa dentro do processo. Lembre-se de escrever seus títulos de trabalho, papéis e responsabilidades e deixar bem claro no seu manual.
Por mais que seus processos empresariais estejam bem alinhados e definidos, eles nem sempre vão seguir um caminho linear. Por isso, é importante que você estabeleça determinados níveis de flexibilidade para seus processos de trabalho e tenha em conta estas excepções.
Determine em quais situações pode ser apropriado desviar-se do seu processo ideal. E identifique as circunstâncias em que isso pode acontecer. Onde as exceções podem surgir e o que um funcionário deve fazer para mitigá-las?
Ao documentar seu processo, identifique onde se encontram os maiores pontos de risco e estabeleça pontos de controle para ajudar a monitorar e antever essas situações. Além disso, meça seus pontos de controle para determinar o quão eficientes eles são e assim, ter a capacidade de saber quando e como você pode aprimorar esses pontos de controle.
Agora que você chegou nesse ponto, podemos compreender que o mapeamento do seu processo empresarial está praticamente pronto e como consequência, seu manual de procedimentos também.
Levando isso em consideração, esta é a etapa em que você deve se reunir com sua equipe de execução para revisar seu manual. Compartilhe o manual de procedimentos com sua equipe usando os recursos de compartilhamento e colaboração da Visme.
Depois que sua equipe tiver acesso ao seu manual de procedimentos, teste o processo para garantir que nada ficou de fora e para determinar se você precisa modificar alguma coisa.
Além disso, peça aos membros da sua equipe que experimentem o processo, vejam como ele funciona e se o manual está de acordo com a execução real desse processo.
Quando você tiver certeza de que seu processo funciona bem e que o manual que você criou está correspondendo a execução real, implemente-o em sua organização e monitore-o para compreender como está sendo a tração desse material, assim como sua aplicabilidade e se seus funcionários estão seguindo o manual que foi criado.
Mas fique sabendo que seu trabalho não termina aí. À medida que seu processo evolui, você precisará atualizar as etapas regularmente e verificar se as informações publicadas estão corretas. Ou seja, conforme seus processos internos vão se modificando e evoluindo, seu manual de procedimentos também vai precisar ser modificado.
É muito importante que você monitore seus processos regularmente para compreender quais esforços podem ser feitos para melhorar seu processo, coloque-os em prática e continue avaliando seu progresso com um determinada constância.
Como já citamos anteriormente, criar um manual de procedimentos do zero pode ser assustador, especialmente se você estiver lidando com processos muito complexos e múltiplos dentro de sua organização. É exatamente por isso que nós recomendamos que você comece a criar seus manuais de procedimentos com a ajuda dos modelos pré-desenhados da Visme. Nossos modelos vão te dar tudo o que você precisa para criar manuais de procedimentos alinhados com as diretrizes visuais da sua marca e ainda vão ajudar sua equipe a compreender com mais facilidade seus manuais e suas devidas aplicações.
Com o editor de documentos da Visme, criar qualquer manual de procedimentos é uma tarefa simples e fácil.
Para dar um start no seu processo criativo, você pode usar os modelos que vamos te apresentar nos próximos parágrafos. Ou escolher qualquer modelo da nossa biblioteca. Tudo o que você precisa fazer é procurar um modelo que se adapte bem ao tipo de processo que você precisa documentar e depois é só começar a personalizar esse modelo para que ele se adeque com as suas necessidades de conteúdo e design.
Quando você tiver terminado de personalizar e revisar seu manual de procedimentos, você pode baixar ele no formato PDF ou PPTX. Ou compartilhar seu manual online com os membros da sua equipe usando um link público, ou privado. Você também pode incorporar esse documento diretamente no seu site com a ajuda de um snippet de código da Visme.
Okay, vamos recapitular. Um manual de procedimentos é um guia que descreve em detalhes como uma tarefa deve ser executada. Existem em diferentes tipos de manuais de procedimentos, como:
Na biblioteca de modelos de manuais de procedimentos da Visme, existem modelos que se adaptam a toda e qualquer necessidade de conteúdo. Todos os nossos modelos são 100% personalizáveis e podem ser utilizados para qualquer tipo de negócio, empresa, indústria e nicho de mercado. Nossa grande dica é: Não comece a criar seu manual de procedimentos usando um processo ineficiente, comece a criar seu manual de procedimentos usando um dos modelos da Visme!
Na sequência, vamos compartilhar com vocês alguns dos nossos melhores manuais de procedimentos, incluindo modelos que nós usamos aqui, na Visme. E outra coisa, você pode começar a personalizar qualquer um desses modelos ainda hoje!
Oferecer um excelente suporte ao cliente requer um profundo entendimento dos problemas dos clientes e a capacidade de resolvê-los. Se você está oferecendo assistência ou manutenção de integração e solução de problemas, este modelo de fluxograma dicotômico estabelece uma base sólida para toda a equipe de suporte.
Mantenha toda a equipe em sincronia e melhore seu processo de suporte ao cliente visualizando as atividades envolvidas.
Com este diagrama de fluxo de processo de folha de pagamento simples, você pode garantir que todos os critérios para pagar seus trabalhadores sejam atendidos. Mostre à sua equipe como o sistema funciona, os benefícios que eles receberam e como relatar problemas.
Você pode adaptar este modelo de fluxograma simples a qualquer processo dentro de sua empresa.
Contratar e integrar funcionários pode ser assustador. Mas não mais. Este diagrama de fluxo multicolorido e informativo torna o processo perfeito e fácil de entender. Ele descreve todas as etapas principais envolvidas, garantindo que a equipe de RH não perca nada.
Sinta-se livre para personalizar o conteúdo e alterar imagens, cores e fontes para atender o seu gosto.
Este modelo de infográfico brilhante é um ótimo exemplo de como explicar visualmente um processo passo a passo. É detalhado, o que ajuda a equipe de conteúdo a entender os detalhes. Você pode ajustá-lo para descrever o que é preciso para mover seu conteúdo do estágio de ideação para o estágio de publicação.
Atualize sua equipe de RH criando um infográfico de integração impressionante. O layout limpo e colorido o torna visualmente atraente e envolvente.
Este modelo é totalmente editável e você pode personalizar cada elemento usando o editor da Visme. Comece usando sua paleta de cores preferida para refletir sua marca.
Sinta-se livre para modificar o texto e adicionar mais ícones, ilustrações, formas, imagens e outros elementos. Você pode exportar seus designs em diferentes formatos e compartilhá-los com sua equipe.
Este modelo de processo de design bonito é dividido em duas seções. A primeira seção fornece uma visão geral da ideia geral, enquanto a segunda aprofunda o assunto. Você pode aproveitar esse modelo para visualizar processos ou projetos em várias fases, como promoções, integração de clientes, lançamentos de produtos e ativações.
Comece incorporando fontes impressionantes, paletas de cores e outros elementos de design para chamar a atenção. A Visme tem uma biblioteca abrangente de esquemas de cores e gráficos, incluindo formas, ícones, fotos e vídeos, ativos animados, fundos de vídeo e muito mais.
Este impressionante guia de estilo de marca de várias páginas pode fornecer consistência e inspiração para sua equipe de design, freelancers e contratados.
Você pode usar esse modelo para estabelecer regras e padrões claramente definidos que comunicam como sua marca deve ser representada. Ele demonstra o que sua empresa é, o que ela faz e o que ela representa.
Você quer personalizar este modelo e torná-lo seu? Com a Visme, você pode personalizar e adicionar cores ao kit da sua marca e aplicá-las a qualquer design com um único clique.
A maioria dos manuais de procedimentos é abrangente. No entanto, você pode usar uma lista de verificação simples como esta para rastrear e otimizar processos simples e breves da empresa.
O guia passo a passo ajuda você a aprimorar sua estratégia de marketing de influenciadores, garantindo que todas as atividades sejam concluídas. Use-o para selar planos de divulgação de influenciadores e identificar os recursos necessários para dar vida aos seus planos.
Toda marca deve ter um guia de estilo. Isso lhe dá controle sobre como os outros usam sua marca, garantindo que a aparência visual seja de alto nível e reflita com precisão a imagem da sua marca.
Este modelo de uma página faz com que criar as diretrizes da sua marca seja fácil. Pode descrever as regras que regem o design, a composição e a aparência geral da marca da sua empresa, incluindo:
Se você deseja fornecer um guia definitivo de criação ou design para sua equipe e fornecedor seguirem, este modelo é adequado. Com este modelo de resumo criativo, você pode descrever o propósito do seu projeto, bem como compartilhar os resultados, cronogramas e desafios de suas campanhas.
Este modelo pode funcionar para diferentes tipos de projetos, incluindo design de sites, desenvolvimento de aplicativos, publicidade, marketing, branding e muito mais.
Todos os elementos são completamente personalizáveis e podem ser modificados para atender às suas necessidades. Quando terminar, você pode ter certeza de que sua equipe pode entender melhor suas expectativas.
Se você está lançando um novo produto ou recurso, este roteiro comunica visualmente como seu produto chegará ao mercado. Você pode documentar suas táticas de pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento e garantir que todas as tarefas sejam executadas com sucesso.
Com o nosso kit de marca intuitiva, você pode mudar cada aspecto deste design. Embeleze seus documentos com cores vibrantes e elementos de design cativantes provenientes da vasta biblioteca de design da Visme.
Este fluxograma de processo descreve as atividades necessárias para entregar um aplicativo funcional. Seja um aplicativo web ou móvel, você pode usar esse gráfico para manter equipes multifuncionais e multifuncionais no caminho certo, todas trabalhando para alcançar o mesmo objetivo.
Todas as seções deste modelo são editáveis. Você pode baixar seus recursos visuais em formato PDF ou PPTX, ou compartilhá-los online com seu público usando um link público ou privado. Incorpore-o em seu site ou blog usando um trecho de código.
Talvez você queira renovar um fluxo de trabalho desatualizado ou queira melhorar a eficiência e a colaboração em equipe. Use este modelo de infográfico com código de cores para mapear sua estratégia de marketing do início ao fim.
Você pode listar as principais atividades e colocar todos na mesma página. Essa ajuda visual também pode ser um recurso valioso para oferecer apresentações de alto nível para equipes, investidores e partes interessadas.
Os processos de negócios e operacionais são facilmente compreendidos quando apresentados usando um layout minimalista, visuais atraentes e ricos em cores, ícones, texto e gráficos mínimos. Este modelo usa uma rica mistura de recursos visuais, textos e gráficos impressionantes para ilustrar processos. Você pode usá-lo para documentar tarefas para empresas de todos os tipos e tamanhos.
Você pode ajustar este modelo para ilustrar como iniciar e gerenciar um negócio, avaliar e melhorar qualquer processo relacionado a negócios, realizar pesquisas de mercado e muito mais.
Os fluxogramas de manual de procedimentos são super eficazes, pois fornecem etapas claras e acionáveis que os membros da equipe podem tomar. Com este modelo de fluxograma dicotômico, você pode preparar documentação detalhada para seu programa de software ou qualquer projeto relacionado a TI.
Ele descreve as diferentes etapas do desenvolvimento do software, as equipes responsáveis por quais ações, a documentação necessária para cada fase e os critérios para prosseguir para a próxima fase.
Você pode personalizar esse modelo para outros casos de uso, como integração, lançamentos de produtos, processos de faturamento e muito mais. Acesse milhões de ativos de design, ícones, formas, imagens e vídeos do editor da Visme.
Aplique diferentes estilos de fonte e temas de cores e widgets personalizáveis, mapas, tabelas e gráficos. Torne seu design interativo adicionando animações, links, pop-ups e efeitos de pairar.
Então é isso aí. Compartilhamos tudo o que você precisa saber para criar novos manuais de procedimentos ou dar aquele UP nos que você já tem.
Agora é hora meter a mão na massa e começar a criar seus novos manuais de procedimentos. E olha só, não importa se você é um designer experiente ou um novato, com a Visme, criar seus manuais de procedimento vai ser uma tarefa super fácil e intuitiva.
Dentro da nossa plataforma Tudo-Em-Um você vai encontrar milhares de modelos pré-desenhados, fotos e vídeos incorporados, gráficos, ícones, formas, animações e muito mais!
Com todos os seus processos empresariais documentados e com todas as suas etapas descritas, sua equipe pode trabalhar mais rápido, aumentar a eficiência e alcançar os melhores resultados possíveis!
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