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यदि आप जानकारी का दस्तावेजीकरण करने या अपने निष्कर्षों को पेशेवर और सुविचारित तरीके से शेयर करने का सबसे अच्छा तरीका ढूंढ रहे हैं, तो एक रिपोर्ट बनाना सबसे अच्छा तरीका हो सकता है। लेकिन अगर आपको नहीं पता कि रिपोर्ट कैसे लिखी जाती है, तो आप कहां से शुरू करेंगे?
रिपोर्ट लेखन कई अन्य प्रकार के लेखन से अलग है, यही कारण है कि शुरू करने से पहले अपना उचित परिश्रम करना एक अच्छा विचार है।
आपको अपनी Project report में क्या शामिल करने की आवश्यकता है? आपको प्रत्येक अनुभाग को किस प्रकार अलग करना चाहिए?
आपकी विशेष आवश्यकताओं के आधार पर विभिन्न रिपोर्ट फॉर्मेट हैं, लेकिन संरचना प्रत्येक के लिए समान रहती है।
रिपोर्ट को ठीक से कैसे लिखा जाए, इस बारे में हमारे स्टेप्स को फॉलो करें ताकि आप अपने निष्कर्षों को प्रभावी ढंग से दर्शा सकें।
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, आप यह रिपोर्ट क्यों लिख रहे हैं? पॉइंट या लक्ष्य क्या है? क्या यह एक अकादमिक रिपोर्ट है या यह व्यवसाय से संबंधित है? शायद आपको एक वार्षिक रिपोर्ट, सेल्स रिपोर्ट या फाइनेंसियल रिपोर्ट एक साथ बनाने की आवश्यकता है।
यह भी विचार करें कि आपके दर्शक कौन हैं। आपकी Project report केवल कंपनी के उपयोग के लिए आंतरिक हो सकती है, या यह निवेशकों, ग्राहकों और अधिक के लिए प्रस्तुत करने के लिए बाहरी हो सकती है।
क्या यह एक आवधिक रिपोर्ट है जिसे आपको हर महीने, तिमाही या साल में फिर से देखना होगा? क्या यह कंपनी में आपके ऊपर के लोगों के लिए है या यह आपके विभाग के लिए है?
अपने उद्देश्य को समझना और यह जानना महत्वपूर्ण है कि आपके कंटेंट में क्या होगा और आपको अपनी जानकारी बढ़ाने के लिए कहाँ जाना होगा।
पहले एक रूपरेखा तैयार किए बिना कभी भी कुछ भी लिखना शुरू न करें। इससे आपको अपनी रिपोर्ट की संरचना करने, यह समझने में मदद मिलेगी कि आपको अपने सभी परिणाम और सामग्री आदि खोजने के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता है।
यह रूपरेखा बहुत अधिक गहराई में होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह आपको अपनी पूरी रिपोर्ट के लिए एक स्टार्टिंग पॉइंट प्रदान करती है। फिर आप अपनी रिपोर्ट लिखने की प्रक्रिया के दौरान इस रूपरेखा को वापस देख सकते हैं।
अपनी रिपोर्ट के उद्देश्य से शुरू करें, फिर अपने मुख्य पॉइंट्स और कुछ बुलेट्स को लिस्ट आउट करें जिन्हें आप अपनी रिपोर्ट के कंटेंट में शामिल करना चाहते हैं।
आपकी रूपरेखा कुछ इस तरह दिख सकती है:
अपने विषय के आसपास खोजना शुरू करें और अपनी रिपोर्ट बनाने के लिए आवश्यक रिसर्च को इकट्ठा करें। यह आपकी कंपनी के CRM या सेल्स सॉफ़्टवेयर के ऑनलाइन स्रोत, जर्नल, प्रयोग या केवल विश्लेषण और नंबर हो सकते हैं।
अपनी रूपरेखा में सभी रिसर्च जोड़ें ताकि आप जान सकें कि आपके प्रत्येक मुख्य पॉइंट्स से कौन सी संख्याएं और जानकारी संबंधित है।
एक बार जब आप अपनी रिपोर्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक सब कुछ एकत्र कर लेते हैं, तो आप लिखना शुरू कर सकते हैं।
आपको वापस जाने और अधिक जानकारी प्राप्त करने और अधिक रिसर्च करने की आवश्यकता हो सकती है, और यह ठीक है। लेकिन एक बार जब आपको लगता है कि आपको उस सामग्री की समझ है जिसे आपको कवर करने की आवश्यकता है, तो आप अगले चरण पर जा सकते हैं और रिपोर्ट जनरेटर के साथ शुरुआत कर सकते हैं।
अब हम आपके रिपोर्ट कवर पेज पर काम शुरू करने के लिए तैयार हैं! जब आप पहली बार अपने कवर पेज पर काम कर रहे हों, तो टेम्प्लेट के साथ शुरुआत करना एक अच्छा विचार है।
यह आपको अपने रिपोर्ट डिज़ाइन को मसाला देने और इसे एक ब्लैक एंड वाइट वर्ड डॉक्यूमेंट से अधिक बनाने में मदद करता है। यह आपके टाइटल पेज को सौंदर्य की दृष्टि से आकर्षक तरीके से डिजाइन करने में भी आपकी मदद कर सकता है ताकि यह आपके दर्शकों के सामने खड़ा हो सके।
इस Visme रिपोर्ट टेम्पलेट कवर पेज को नीचे देखें।
एक रिपोर्ट कवर पेज कैसे लिखना है, यह निर्धारित करते समय, आप अधिकतम पांच चीजें शामिल करना चाहेंगे, जिनमें से सबसे महत्वपूर्ण स्वाभाविक रूप से आपकी रिपोर्ट का शीर्षक है।
अन्य में शामिल हैं कि रिपोर्ट किसके लिए है, रिपोर्ट किसके द्वारा , दिनांक आपके कंपनी के द्वारा या आपके विभाग द्वारा कब तैयार की गई थी।
रिपोर्ट के कवर पेज पर इस जानकारी का होना आपके रीडर्स को एक नज़र में यह बताने का सबसे अच्छा तरीका है कि रिपोर्ट के अंदर क्या है और यह किसके लिए है।
आपकी Project report का अगला भाग आपकी विषय-सूची होगी। हालाँकि आप शायद यह नहीं जानते होंगे कि आपकी रिपोर्ट कैसे तैयार की जाएगी, आपकी रूपरेखा आपको यहाँ शुरुवात करने में मदद करेगी।
जब आप अपनी रिपोर्ट लिखते हैं - या जब आप इसे लिखना समाप्त कर लेते हैं - तब भी आप वापस आ सकते हैं और अपने शीर्षकों और उपशीर्षकों से मेल खाने के लिए विषय-सूची को अपडेट कर सकते हैं।
चूंकि आप नेविगेट करना आसान बनाना चाहते हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके सभी पृष्ठ शीर्षक और उपशीर्षक आपके विषय सूचि में आपके द्वारा रखी गई सामग्री से सटीक रूप से संबंधित हैं।
नीचे दिए गए रिपोर्ट टेम्प्लेट में विषय सूचि पर एक नज़र डालें।
देखें कि उनके पास स्पष्ट डिवाइडर कैसे हैं इसलिए यह निर्धारित करना आसान है कि कौन सा अनुभाग किस पृष्ठ पर शुरू होता है? आप यह सुनिश्चित करें कि आप कुछ इसी तरह का अनुकरण करें।
ऐसा करने के कई अलग-अलग तरीके हैं।
एक के लिए, आप अपने विषय सूचि को सही तरीके से संरेखित कर सकते हैं ताकि शीर्षक सीधे पेज नंबर के बगल में हों, जैसे कि नीचे दिए गए उदाहरण में इसे सीधे Visme में डिज़ाइन किया गया था।
या आपके पास एक बिंदीदार रेखा या अन्य दृश्य प्रवाह तत्व हो सकता है जो रीडर्स की आंखों को टेबल में सीधे पेज नंबर पर निर्देशित करता हो।
बस सुनिश्चित करें कि प्रत्येक अनुभाग के लिए सही पेज नंबर का पता लगाने में कोई परेशानी ना हो।
आप अपनी रिपोर्ट में जो पहला सेक्शन लिखना शुरू करते हैं, वह हमेशा एक सारांश या परिचय होता है। आपके रीडर्स को आपके परिणाम या निष्कर्ष क्या हैं, इसकी एक संक्षिप्त झलक देने के लिए यह केवल एक या दो पेज तक फैला होना चाहिए।
अपने रिपोर्ट में आपके द्वारा कवर की गई सामग्री को इकट्ठा करने के लिए उपयोग की जाने वाली कार्यप्रणाली के बारे में बात करें, चाहे वह रिसर्च हो, एक प्रयोग हो, विश्लेषण एकत्र करना हो, CRM डेटा देखना हो, रेवेन्यू की गणना करना हो या और बहुत कुछ हो।
आप अपनी कहानी बताने में मदद करने के लिए दृश्य भी शामिल कर सकते हैं। यह फोटोग्राफी से लेकर आइकन या ग्राफिक्स तक कुछ भी हो सकता है। आप अपने डिजाइन में मदद के लिए आकृतियों को भी शामिल कर सकते हैं।
टेक्स्ट को ऑफसेट करने के लिए एक अच्छे पेज डिज़ाइन और ब्लैक एंड व्हाइट फोटो के साथ एक प्रस्ताव रिपोर्ट परिचय का एक उदाहरण यहां दिया गया है।
अब हम आपकी रिपोर्ट के मूल में आ रहे हैं। आपने पहले से ही अपनी रूपरेखा तैयार कर ली है, अपना रिसर्च एकत्र कर लिया है और अपना कवर पेज, विषय-सूची और परिचय तैयार कर लिया है।
इसका मतलब है कि आपको ठीक से पता होना चाहिए कि आपकी रिपोर्ट के मुख्य भाग में क्या शामिल होगा, जिससे आपके लिए बॉडी में जाना आसान हो जाएगा।
जबकि रिपोर्ट लंबाई में बहुत भिन्न हो सकती है, छोटी रिपोर्ट में 7-15 पेज होते हैं और 30-50 पेज या अधिक से कहीं भी लंबी रिपोर्ट होती है, लंबाई आपके विषय पर निर्भर करती है। छोटी रिपोर्टें एक ही विषय पर ध्यान केंद्रित करती हैं और लंबी रिपोर्ट में कई विषय शामिल होते हैं।
एक प्रभावी रिपोर्ट बॉडी को ठीक से लिखने या असाइनमेंट राइटिंग हेल्प प्राप्त करने के लिए ये कदम उठाएं।
आपके विषय सूचि में आपके प्रत्येक मुख्य हैडर होंगे - यानी, आपका परिचय, मुख्य भाग और निष्कर्ष - आप अपने उपशीर्षक भी शामिल कर सकते हैं।
और आप अपने रिपोर्ट के मुख्य भाग को इसके कवर के आधार पर विभिन्न अनुभागों में बाँट सकते हैं।
यदि आप एक वार्षिक रिपोर्ट बना रहे हैं, तो आप इसे अलग-अलग महीनों में विभाजित कर सकते हैं। यदि आप एक फाइनेंसियल रिपोर्ट बना रहे हैं, तो शायद आप इसे विभिन्न आँकड़ों और संख्याओं के आधार पर विभाजित करेंगे।
आपके रिपोर्ट के मुख्य भाग को अनुभागों में बांटने के कई अलग-अलग तरीके हैं, लेकिन जैसे हमने इस लेख को अलग-अलग उपशीर्षकों में विभाजित किया है, वैसे ही ऐसा करना महत्वपूर्ण है। यह आपके रीडर्स के लिए विभिन्न वर्गों में से प्रत्येक को पड़ने में आसान बनाने में मदद करता है।
इस पर एक नज़र डालें कि कैसे इस रिपोर्ट टेम्प्लेट ने बॉडी को छोटे-छोटे टुकड़ों में तोड़ दिया है।
यह वह जगह है जहां आप वास्तव में आपके द्वारा एकत्र किए गए सभी रिसर्च में शामिल होंगे और अपने विषय के बारे में बात करेंगे। आपके द्वारा पहले निर्धारित किए गए उपशीर्षकों के दौरान, प्रत्येक को आपके द्वारा खोजे गए परिणामों के साथ पेश करें।
रिपोर्ट नेचर में अधिक औपचारिक होती है, इसलिए लिखते समय इसे ध्यान में रखें। अधिक संवादी स्वर से दूर रहें, कंस्ट्रक्शन के उपयोग से बचें और अपने सभी स्रोतों और परिणामों को ठीक से उद्धृत करें।
सुनिश्चित करें कि आप अपनी रिपोर्ट के विषयों के हर पहलू को कवर करते हों, जिसमें सबसे प्रासंगिक आंकड़े, अप-टू-डेट रिसर्च और बहुत कुछ शामिल हों।
अपनी रिपोर्ट को केवल टेक्स्ट से न भरें। इमेज, चिह्नों, ग्राफिक्स, चार्ट और ग्राफिक ऑर्गनाइज़र्स को शामिल करना आपके कंटेंट को और अधिक दर्शाने और अपनी बात रखने का एक शानदार तरीका है।
यदि आप एक फाइनेंसियल रिपोर्ट या सेल्स रिपोर्ट बना रहे हैं, तो डेटा विज़ुअलाइज़ेशन आपके नंबरों और आंकड़ों को आसानी से पड़ने योग्य तरीके से दिखाने के लिए महत्वपूर्ण हैं।
यहां हमारे एक टेम्प्लेट का उदाहरण दिया गया है जिसमें रिपोर्ट पेज के भीतर चार्ट और ग्राफ़ शामिल हैं ताकि इसे समझना और भी आसान हो सके।
एक अच्छी रिपोर्ट बनाने के लिए डेटा द्वारा कहानी बताना सीखना आवश्यक है। लेकिन आप अपनी रिपोर्ट में केवल डेटा विज़ुअलाइज़ेशन टूल तक ही सीमित नहीं रहना चाहते हैं।
अपने रिपोर्ट डिज़ाइन में फ़ोटो और ग्राफ़िक्स को शामिल करना आपके टेक्स्ट को प्रस्तुत करने और अपने रीडर्स को जोड़ने का एक और शानदार तरीका है। टेक्स्ट की उबाऊ दीवारें होने के कारण रिपोर्ट्स की आलोचना होती है, लेकिन हम आपको हटकर सोचने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।
अपनी बात बताने में मदद करने के लिए स्टॉक फोटोग्राफी और वेक्टर आइकन का उपयोग करें।
नीचे दिए गए टेम्प्लेट पेज पर एक नज़र डालें और यह कैसे रचनात्मक रूप से पेज में और अधिक जोड़ने के लिए विभिन्न प्रकार के दृश्यों को लाता है।
अपनी रिपोर्ट को भीड़ से अलग दिखाने में मदद करने के लिए Visme के प्रत्येक डेटा विज़ुअलाइज़ेशन टूल, स्टॉक फोटो लाइब्रेरी, वेक्टर आइकन चयन और बहुत कुछ का परीक्षण करें।
सुनिश्चित करें कि आपने यह शामिल किया है कि आपके परिणामों और आपके प्रत्येक स्रोत को खोजने के लिए किन सामग्रियों का उपयोग किया गया था। कभी-कभी यह खंड छोटा और प्यारा होगा, बस अपने CRM सॉफ़्टवेयर या अन्य टूल का उल्लेख करके जो आप नंबर खींचने के लिए उपयोग करते थे।
चाहे आपने अपनी कंपनी के डेटा का उपयोग किया हो या किसी प्रयोग या किसी थर्ड पार्टी सोर्स का उपयोग करके अपने परिणामों का निर्धारण किया हो, अपनी रिपोर्ट में उपयोग किए गए प्रत्येक संसाधन को शामिल करना सुनिश्चित करें।
आपकी रिपोर्ट के मुख्य भाग का प्रत्येक अनुभाग एक सारांश की आवश्यकता के लिए पर्याप्त लंबा नहीं होगा, लेकिन यदि आपके पास एक ऐसा अनुभाग है जिसमें बहुत सारी जानकारी शामिल है या कुछ पेज में फैला हुआ है, तो अंत में इसे संक्षेप में प्रस्तुत करना एक अच्छा विचार है।
यह आपके रीडर्स को यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि उन्होंने सभी जानकारी को बरकरार रखा है और बाद में आपके अनुभाग सारांशों को पढ़कर उन्हें आपकी रिपोर्ट के माध्यम से स्किम करने की अनुमति देगा।
लगभग काम हो गया! अब अपना निष्कर्ष लिखने और अपनी रिपोर्ट को अंतिम रूप देने का समय आ गया है।
सबसे पहले, अपने पॉइंट्स को सारांशित करके शुरू करें। हां, आपने मुख्य भाग के प्रत्येक अनुभाग के लिए छोटे-छोटे सारांश लिखे हैं, लेकिन अब आप अपनी रिपोर्ट के कंटेंट का समग्र सारांश देने जा रहे हैं।
अपने निष्कर्षों का संदर्भ लें और चर्चा करें कि उनका क्या मतलब है। जबकि आपका बॉडी आपके परिणामों को प्रदर्शित करने के लिए अधिक था, आप वास्तविक दुनिया में उनके संदर्भ के बारे में बात करने के लिए निष्कर्ष का उपयोग कर सकते हैं, या आपके व्यवसाय के लिए उनका क्या अर्थ है।
फिर आप अगले स्टेप्स के बारे में बात करना चाहेंगे। यदि आपके परिणाम उतने सकारात्मक नहीं थे जितने आप उम्मीद कर रहे थे, तो यह सुनिश्चित करने के लिए क्या योजना है कि वे अगली बार के आसपास सुधार करें, इसके बारे में लिखें। इन निष्कर्षों का उपयोग करने के लिए अपने लक्ष्यों और रणनीतियों को निर्धारित करें।
और सुनिश्चित करें कि आप कोई नई जानकारी नहीं दे रहे हैं। जब आप जानकारी के बारे में अलग तरीके से बात कर रहे होंगे, तब भी आपको विशेष रूप से उस डेटा और सामग्री का जिक्र करना चाहिए जो आपकी रिपोर्ट में पहले से ही मौजूद है।
साइन अप करें। यह फ्री है।
आपने अपनी रिपोर्ट बॉडी के एक भाग में उपयोग की गई सामग्री और संसाधनों को कवर किया है, लेकिन प्रत्येक रिपोर्ट के अंत में एक संपूर्ण ग्रंथ सूची शामिल होनी चाहिए जो आपके प्रत्येक स्रोत को वर्णानुक्रम में लिस्ट करती हो ताकि रीडर्स आसानी से अधिक जानकारी तक पहुंच सके।
आप उन विशेष संगठनों या लोगों को धन्यवाद देते हुए आभार भी शामिल कर सकते हैं, जिन्होंने आपकी रिपोर्ट कंटेंट को एक साथ रखने में आपकी मदद की।
और आपकी रिपोर्ट के उद्देश्य के आधार पर, आप बाहरी रीडर्स के लिए इंडस्ट्री की शर्तों को परिभाषित करने में मदद करने के लिए अंत में एक शब्दावली भी शामिल कर सकते हैं।
अपनी अगली रिपोर्ट पर शुरुवात करने के लिए तैयार हैं? Visme के बने बनाए रिपोर्ट टेम्प्लेट के साथ इसे आसान बनाता है जो आपको अपनी जानकारी प्लग इन करने और अपनी रिपोर्ट दर्शकों को भेजने की अनुमति देता है!
इस लेख में दिए गए स्टेप्स का पालन करके और एक शानदार टेम्पलेट में इनपुट करके एक रिपोर्ट लिखने का तरीका जानें। आज ही शुरुवात करने के लिए अपने Visme खाते के लिए साइन अप करें।
साथ ही, हमारे त्वरित 5-मिनट के ट्यूटोरियल वीडियो को देखकर सुंदर दस्तावेज़ों जैसे अपनी अगली रिपोर्ट डिज़ाइन करना सीखें।
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