Laut sprechen.
Ein Projekt entsteht nicht einfach über Nacht. Oft bedarf es einer strategischen Planung und eines beträchtlichen Zeitaufwands, um es richtig machen und die Unterstützung zu erhalten, die es braucht, um erfolgreich zu sein.
Um die Genehmigung für ein externes oder internes Projekt zu beschleunigen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Ideen erfolgreich präsentieren. Und obwohl ein überzeugender Elevator Pitch in manchen Fällen ausreicht, ist er oft nicht ausreichend. An dieser Stelle kommt das Schreiben eines Projektvorschlags ins Spiel.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was ein Projektvorschlag ist und was er enthalten sollte. Außerdem finden Sie Vorlagen und Tipps, die Ihnen helfen, einen erfolgreichen Projektvorschlag zu erstellen.
Hier finden Sie eine kurze Auswahl von 8 einfach zu bearbeitenden Vorlagen für Projektvorschläge, die Sie mit Visme bearbeiten, weitergeben und herunterladen können. Weitere Vorlagen finden Sie unten:
Ein Projektvorschlag ist ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten, die Ihr Projekt und Ihre Ideen, einschließlich der Ziele und Vorgaben, des Zeitplans, der Ergebnisse und des Budgets, klar darlegen und definieren.
Projektvorschläge werden verwendet, um darzulegen, warum eine Projektidee durchgeführt und unterstützt werden sollte. Sie werden in der Regel zu dem Zweck erstellt, Finanzmittel oder Unterstützung zu sichern, neue Kunden zu gewinnen, den Vertrag mit einem bestehenden Kunden zu verlängern oder jemanden davon zu überzeugen, Ressourcen für eine neue Initiative bereitzustellen.
Darin sollte festgelegt werden, worum es sich bei dem Projekt handelt, was Sie damit erreichen wollen, wie Sie das Ziel erreichen wollen und warum es sich lohnt. Es kann auch einen Zeitplan, ein Budget und andere eng damit verbundene Aspekte enthalten.
Im Wesentlichen sollte ein Projektvorschlag nicht nur um seiner selbst willen Aufmerksamkeit erregen. Er sollte überzeugend sein und eine klare, selbstbewusste und kohärente Botschaft enthalten.
Projektvorschläge bilden die Grundlage des Projekts und sind von entscheidender Bedeutung, um Klarheit über die Ziele zu schaffen. Sie legen die Prioritäten und Anforderungen eines Projekts fest, bevor und wenn ein Stakeholder beteiligt wird.
Es gibt verschiedene Arten von Projektvorschlägen, je nach Zielgruppe und Art des Vorschlags, den Sie einreichen.
Erstellt mit Visme Infographic Maker
Im Folgenden finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Angebote.
Ein ausgeschriebener Projektvorschlag wird als Antwort auf eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) verschickt. Ein RFP ist ein Dokument, das an eine qualifizierte Organisation geschickt wird. Es kündigt ein Projekt an, beschreibt es und bittet um ein Angebot.
Ausschreibungen sind hart umkämpft und lassen Unternehmen oft gegen Spitzenkandidaten antreten. Sie enthalten sehr spezifische Anweisungen und erfordern gründliche Recherchen und überzeugende schriftliche Fähigkeiten.
Ein unaufgeforderter Projektvorschlag ist genau das - unaufgefordert. Es ist so etwas wie die "Cold Call"-Version eines Angebots. In diesem Fall hat niemand um Ihr Angebot gebeten und es gibt keine Ausschreibung. Unter den richtigen Umständen kann ein gut ausgeführter unaufgeforderter Projektvorschlag jedoch eine entscheidende Rolle spielen.
Ein möglicher Nachteil von unaufgeforderten Projektvorschlägen ist, dass man die Bedürfnisse der Interessengruppen nicht genau kennt.
Vielleicht haben Sie ein Problem und die Lösung dafür gefunden. Die Gelegenheit bietet sich an, aber Sie brauchen Ressourcen, um Ihre Idee zum Leben zu erwecken. Das ist der Zeitpunkt, an dem Sie sich an einen unaufgeforderten Projektvorschlag wenden könnten.
Bei einem informellen Projektvorschlag kann sich ein Kunde mit der informellen Bitte um Zusendung eines Projektvorschlags an Sie wenden. Sobald dies geschehen ist, können Sie mit Ihrem Angebot antworten.
Da es sich jedoch nicht um eine offizielle Ausschreibung handelt, sind die Regeln nicht so genau festgelegt. Das bedeutet, dass diese Art von Vorschlag höchstwahrscheinlich nicht mit viel Kontext verbunden sein wird. Der Verfasser muss viel im Alleingang recherchieren.
Ein Verlängerungsantrag wird gestellt, wenn ein Projekt ausgelaufen ist und neu begonnen werden muss. Die Untersuchungen, die in diese Art von Vorschlägen einfließen, beruhen in der Regel auf den Erfolgsdaten des letzten Projekts.
In diesem Format für den Projektvorschlag geht es darum, die idealen Ergebnisse hervorzuheben, die in der Vergangenheit im Rahmen des Projekts erzielt wurden. Wenn die Ergebnisse wertvoll sind, sollten Sie die Projektsponsoren und andere Beteiligte von Ihren Fähigkeiten überzeugen, ähnliche - oder sogar bessere - zukünftige Ergebnisse zu erzielen.
Fortsetzungen werden in der Regel auf Kalenderbasis vorgenommen, wenn ein Projekt in eine neue Phase eintritt oder neue Ressourcen benötigt werden, um die Fortführung des Projekts zu gewährleisten. Diese Vorschläge erfordern nicht so viel Arbeit, da das Projekt bereits genehmigt wurde und in Gang ist.
Sie können beispielsweise Fortsetzungsanträge einreichen, wenn Sie zusätzliche Mittel zur Verlängerung der Projektdauer und des Projektumfangs oder zur Fortsetzung eines laufenden Projekts über den ursprünglichen Finanzierungszeitraum hinaus beantragen.
Ähnlich wie ein Fortsetzungsantrag wird ein Zusatzantrag in Situationen benötigt, in denen Sie das Budget überschritten haben oder mehr Mittel benötigen als Sie ursprünglich beantragt haben.
Im Wesentlichen ist der Projektumfang über die ursprünglichen Erwartungen hinaus gewachsen. Das Projektteam muss den Umfang, das Budget oder den Zeitplan des Projekts ändern, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen oder neue Möglichkeiten zu nutzen, die im ursprünglichen Vorschlag nicht enthalten waren.
Dieser Vorschlag zielt darauf ab, die Beteiligten davon zu überzeugen, mehr Ressourcen zu investieren, indem der Wert des geänderten Bereichs oder Projekts nachgewiesen wird.
Die Art und Weise, wie Sie Ihren Projektvorschlag verfassen, kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Der beste Weg, einen Projektvorschlag zu verfassen, besteht darin, einen Schritt-für-Schritt-Plan zu befolgen, unabhängig von der Art des Vorschlags.
Befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Vorschlag ein Gewinner ist.
Die Ausarbeitung einer Zusammenfassung ist der erste Schritt beim Verfassen eines Projektvorschlags. Dabei handelt es sich um einen relativ kurzen Abschnitt, der Investoren und Interessengruppen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Informationen zum Projekt geben soll. Sie sollte das Kommende zusammenfassen und den Leser zum Weiterlesen animieren.
Es enthält oft eine kurze Erklärung, die die wichtigsten Verkaufsargumente des Projekts anspricht, wie z. B.:
Das Ziel einer Zusammenfassung ist es, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu gewinnen. Sie sollte sie für das Projekt, das Sie vorschlagen, und seine potenziellen Auswirkungen begeistern und motivieren.
Befolgen Sie die nachstehenden Tipps für die Zusammenfassung.
Dieser Abschnitt bietet Ihnen die Möglichkeit, den Hintergrund des Projekts zu erläutern.
Bei der Zusammenstellung des Projekthintergrunds ist es wichtig, den aktuellen Stand des Problems zu erläutern und darzulegen, warum die Lösung des Problems für Ihr Publikum von Interesse sein sollte. Die Verwendung von Referenzen und Statistiken in diesem Abschnitt kann hilfreich sein, um Ihren Standpunkt effektiv zu vermitteln.
Einige der zu behandelnden Punkte könnten sein:
Am besten ist es, wenn dieser Abschnitt nicht länger als eine Seite ist.
Nachdem Sie das Problem dargestellt haben, müssen Sie nun die Lösung präsentieren. Dieser Abschnitt ist eine gute Gelegenheit, Ihren Projektansatz ausführlicher zu skizzieren.
Einige der wichtigsten Punkte, die darin enthalten sein sollten, sind eine Vision, der Projektzeitplan und wichtige Meilensteine. Außerdem sind die Rollen und Zuständigkeiten des Projektteams, die während des gesamten Projekts zu verwendenden Berichterstattungsinstrumente und vieles mehr anzugeben.
Dieser Abschnitt eignet sich hervorragend, um zu zeigen, wie Sie den Erfolg Ihres Projekts messen und darüber berichten werden. Geben Sie einen Überblick darüber, welche Metriken Sie beobachten werden und wie Sie diese Ergebnisse genau darstellen wollen.
Die Definition Ihrer Projektleistungen ist ein entscheidender Schritt im Rahmen des Projektantragsverfahrens. Die Stakeholder wollen wissen, was Sie ihnen am Ende des Projekts liefern werden. Dabei kann es sich um ein Produkt, ein Programm, eine Verbesserung der Technologie oder etwas Ähnliches handeln.
Je nach Art Ihres Projekts kann Ihre Projektleistung z. B. eines dieser Dinge sein:
Bei der Festlegung der Projektleistungen sollten die Beteiligten in der Lage sein, sich ein Bild von Ihrem Projekt und dem angestrebten Endziel zu machen. Geben Sie außerdem realistische Zeitpläne an, in denen die Zeit und das Datum für jede Leistung angegeben sind.
Hoffentlich haben Sie Ihren Leser bis zu diesem Punkt davon überzeugt, dass Ihr Projekt nicht mehr warten kann und umgesetzt werden muss. Herzlichen Glückwunsch! Aber Sie sind noch nicht aus dem Gröbsten heraus.
Jetzt ist es an der Zeit, die entscheidenden Details zu teilen:
Die Beantragung von Ressourcen kann knifflig sein. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie brauchen, wie viel Sie brauchen und vor allem, warum Sie es brauchen.
Es ist eine gute Idee, die benötigten Ressourcen für das Ende Ihres Projektvorschlags aufzusparen, damit Sie niemanden gleich mit Anfragen überhäufen. Es ist besser, wenn sie vorher wissen, was ihre Ressourcen tatsächlich leisten werden und welches Ziel sie verfolgen.
Der Schlussteil eines Projektvorschlags sollte eine abschließende Zusammenfassung und einen kurzen Überblick über alle bereits erörterten Punkte enthalten. Dies ist Ihre letzte Chance, Ihr Publikum zu überzeugen. Achten Sie also darauf, dass er die absolut wichtigsten Beweise enthält, um eine Genehmigung zu erhalten.
Dies ist der abschließende Moment, um die Wirkung Ihres Projekts zu unterstreichen. Beweisen Sie, dass Sie alle potenziellen Lösungen angemessen untersucht haben und überzeugt sind, dass die von Ihnen vorgeschlagene Methode der beste Weg ist.
Dieser Abschnitt ist in der Regel zusätzlichen Grafiken, Diagrammen, Bildern oder Berichten gewidmet, die nicht bereits im Vorschlag genannt wurden. Mit dem Datenvisualisierungstool von Visme können Sie Ihre Projektvorschläge mit interaktiven Grafiken und Diagrammen wie dem untenstehenden zum Leben erwecken.
Sie können zum Beispiel die wichtigsten Finanzkennzahlen für das Projekt visualisieren, wie z. B.
Bei der Visualisierung von Projektaufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten können auch Gantt-Diagramme, PERT-Diagramme und Flussdiagramme hilfreich sein.
Unabhängig davon, an welchem Format Sie arbeiten, finden Sie hier sieben Tipps, die als bewährte Verfahren für alle gelten.
Es ist wichtig, dass Sie beim Verfassen Ihres Vorschlags Ihre Zielgruppe (d. h. die Beteiligten) im Auge behalten. Überlegen Sie, woher sie kommen. Warum sollten sie Ihnen eine Finanzierung gewähren? Wird es eine direkte Auswirkung auf sie haben? Wenn Sie Ihre Zielgruppe kennen, haben Sie bessere Chancen, sie für sich zu gewinnen.
Auch wenn ein Projektvorschlag oft sehr umfangreich ist, bedeutet das nicht, dass er übermäßig komplex sein muss. Das heißt, Sie können auf den Projektplan eingehen, müssen aber nicht jedes technische Detail erörtern. Außerdem ist es wichtig, dass Ihr Schreibstil einfach, klar und fehlerfrei ist.
Wenn Ihr Leser nicht von Ihrem Projekt fasziniert ist, wird es viel schwieriger sein, ihn an Bord zu holen. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sich mehr auf den Nutzen für andere und die positiven Auswirkungen auf Ihre Branche konzentrieren, als nur die Funktionen zu nennen, die es bieten wird.
Zu einem erfolgreichen Projektvorschlag gehören gründliche Recherchen und eine genaue Kenntnis der Gegebenheiten, vorwärts und rückwärts. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Problem - und Ihre Lösung - mit seriösen Quellen belegen können, z. B. mit Fallstudien, Kundenberichten, Nutzeranalysen, Statistiken oder Diagrammen.
Bei der Ausarbeitung eines Projektvorschlags sollten die Zielsetzung des Projekts und die Festlegung der richtigen Ziele nicht außer Acht gelassen werden.
Wenn Sie auf Hindernisse stoßen, sollten Sie die SMART-Methode (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound) anwenden. So können Sie sicherstellen, dass Ihre KPIs alles abdecken und jedes Ziel effektiv erreicht werden kann.
Ihr Projektvorschlag sollte sich wie ein Buch lesen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Ihr Vorschlag auch ein Anschreiben und ein Inhaltsverzeichnis enthalten sollte.
Ein Anschreiben in Verbindung mit einem Inhaltsverzeichnis ist ein tolles Paar. In Kombination sind sie eine perfekte Möglichkeit, Ihr Publikum mental auf das vorzubereiten, was es gleich lesen wird.
Um das Leseerlebnis zu verbessern, sollten Sie das Inhaltsverzeichnis (TOC) anklickbar machen. So können die Leser leicht zwischen den Abschnitten Ihres Vorschlags navigieren.
In vielerlei Hinsicht geht es bei Projektvorschlägen darum, den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen. Die Erstellung eines Vorschlags mithilfe einer vorgefertigten Vorlage kann dazu beitragen, dass sich alle Beteiligten auf derselben (virtuellen) Seite befinden. Außerdem wird Ihre Vorlage dadurch moderner und optisch ansprechender. Im Zweifelsfall sollten Sie eine Vorlage verwenden.
Wie ausführlich Sie Ihren Projektvorschlag gestalten, kann je nach Projekt und Umfang sehr unterschiedlich sein. In manchen Fällen kann ein kurzer Vorschlag ausreichen, in anderen Fällen ist ein umfangreiches Dokument mit vielen Seiten vielleicht besser geeignet.
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Was Autumn, eine Finanzmanagerin, über Visme zu sagen hat, lesen Sie hier.
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Beachten Sie, wie diese Seite Symbole auf dem Deckblatt und Bilder auf den angrenzenden Seiten verwendet. Das ist das Schöne an der Verwendung von Visme. Sie können die Dinge so oft ändern, wie Sie wollen.
Visme verfügt über eine umfangreiche Bibliothek mit hochwertigen Bildern und anderen Design-Assets, darunter 3D-Symbole, Formen und Illustrationen sowie animierte Grafiken, die Ihr Angebot zum Strahlen bringen.
Auch wenn Sie keine perfekte Lösung finden, ist Visme für Sie da. Sie können Ihre eigenen Bilder hochladen oder unser AI-Bildgenerator-Tool verwenden, um in Sekundenschnelle beeindruckende Bilder, Kunstwerke, Illustrationen und Grafiken zu erstellen.
Wenn Sie ein technisches Projekt in Angriff nehmen und die Genehmigung, die Finanzierung und die für die Durchführung erforderlichen Ressourcen sicherstellen müssen, ist diese Vorschlagsvorlage ein Muss. Dieser Vorschlag dient als Aktionsplan, der die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Schritte umreißt und den Beteiligten hilft, die technischen Aspekte des Projekts zu verstehen.
Mit dem intuitiven Editor von Visme können Sie jeden Teil der Vorlage ganz einfach anpassen. Sie können Daten mithilfe von Grafiken, Diagrammen, Diagrammen und Widgets wie Fortschrittsbalken und radialen Lehren visualisieren.
Beachten Sie, wie auf Seite 5 der Projektzeitplan dargestellt wird. Das und mehr können Sie mit dem Timeline Maker von Visme machen.
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Ein Projektvorschlag ist ein vorläufiges Dokument, das dazu dient, die Genehmigung und Finanzierung eines Projekts zu sichern. Der Vorschlag enthält in der Regel einen umfassenden Überblick über das Projekt, eine Beschreibung des Problems oder der Gelegenheit, die das Projekt bietet, die vorgeschlagene Lösung, die erwarteten Ergebnisse sowie die Kosten- und Ressourcenschätzungen.
Eine Projektcharta hingegen ist ein formelles Dokument, das nach seiner Genehmigung zur Einleitung und Verwaltung des Projekts dient.
Der Zweck einer Projektcharta besteht darin, ein klares, präzises und gemeinsames Verständnis des Projekts und seiner Ziele zu vermitteln und einen Rahmen für das Projektmanagement und die Entscheidungsfindung zu schaffen. Die Charta wird in der Regel nach der Genehmigung des Projektvorschlags erstellt und enthält einen detaillierten und spezifischen Plan für das Projekt.
Ein Projektvorschlag und ein Projekt sind zwei unterschiedliche Konzepte im Projektmanagement.
Ein Projektvorschlag ist ein Dokument, das den Plan für ein vorgeschlagenes Projekt umreißt. Er beschreibt, worum es bei dem Projekt geht, was getan werden muss und wie es durchgeführt werden soll.
Ein Projekt hingegen ist die tatsächliche Arbeit, die durchgeführt wird, um die im Projektvorschlag dargelegten Ziele zu erreichen. Es handelt sich um eine bestimmte Reihe von Aktivitäten, die geplant, ausgeführt und überwacht werden, um ein bestimmtes Ziel innerhalb eines festgelegten Zeit- und Budgetrahmens zu erreichen.
Es gibt zwei Arten von Vorschlägen: angeforderte Vorschläge und unaufgeforderte Vorschläge.
Aufgeforderte Angebote sind Angebote, die von einem Kunden oder einer Organisation angefordert werden. Der Kunde gibt in der Regel eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (Request for Proposal, RFP) heraus, in der die Anforderungen und Spezifikationen für das Projekt dargelegt sind, und fordert interessierte Parteien auf, daraufhin Angebote einzureichen.
Aufgeforderte Vorschläge sind in der Regel strukturierter und formeller, da sie auf die in der Ausschreibung dargelegten spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eingehen müssen.
Unaufgeforderte Angebote hingegen werden ohne förmliche Aufforderung oder Einladung eingereicht. Sie dienen in der Regel dazu, einem potenziellen Kunden oder einer Organisation eine Idee, ein Produkt oder eine Dienstleistung vorzustellen und sie davon zu überzeugen, eine Partnerschaft oder Zusammenarbeit in Betracht zu ziehen. Diese Art von Vorschlägen ist in der Regel weniger strukturiert und formell.
Wie in dem Artikel hervorgehoben wird, gibt es sechs Arten von Projektvorschlägen:
Die 4 K's in einem Angebot beziehen sich auf die wichtigsten Komponenten, die in einem erfolgreichen Angebot enthalten sein sollten.
Kundenorientiert: Ein gutes Angebot sollte kundenorientiert sein, d. h. es sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden zugeschnitten sein.
Klar: Der Vorschlag sollte klar und prägnant sein, mit einer klar definierten Struktur und einem logischen Ablauf. Er sollte leicht zu lesen und zu verstehen sein. Versuchen Sie, Fachjargon oder unnötige Komplexität zu vermeiden.
Überzeugend: Das Angebot sollte überzeugend sein, die Aufmerksamkeit des Kunden erregen und ihn zum Handeln bewegen. Achten Sie auf eine überzeugende Sprache, ansprechendes Bildmaterial und ein gut ausgearbeitetes Nutzenversprechen.
Wettbewerbsfähig: Der Vorschlag sollte wettbewerbsfähig sein, das heißt, er sollte zeigen, dass Ihre Lösung der Ihrer Konkurrenz überlegen ist. Dies können Sie erreichen, indem Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal, Ihre Wettbewerbsvorteile und Ihr Wertversprechen hervorheben. Fügen Sie außerdem eine klare Preisstrategie hinzu und demonstrieren Sie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Die Länge eines Projektvorschlags kann je nach Komplexität und Umfang des Projekts variieren.
Generell sollte ein Projektvorschlag jedoch kurz und bündig sein und dennoch genügend Informationen enthalten, um das Projekt vollständig zu beschreiben, einschließlich des Zwecks, des Umfangs, der Ziele, der zu erbringenden Leistungen, des Zeitplans, des Budgets und der möglichen Auswirkungen.
Ein typischer Projektvorschlag umfasst zwischen 5 und 20 Seiten, kann aber auch kürzer oder länger sein, je nach den Anforderungen der Förderorganisation oder der Art des Projekts.
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