Parlez fort.
90% des organisateurs d'événements B2B admettent que trouver un sponsor est l'un des plus grands défis auxquels ils sont confrontés. Le parrainage, également connu sous le nom de sponsoring, peut être un casse-tête.
Pour les marques qui organisent régulièrement des événements, qu'ils soient physiques ou virtuels, le parrainage d’un événement peut être une solution pour financer l'événement et établir des relations B2B.
Mais compte tenu des difficultés rencontrées par de nombreux organisateurs d'événements, comment pouvez-vous vous assurer de trouver des sponsors pour votre prochain projet ?
Tout au long de cet article, nous allons explorer plus en détail ce que signifie le parrainage, comment vous pouvez trouver des sponsors et même vous fournir des modèles de proposition pour attirer de nouveaux sponsors.
C’est parti.
Trouver un sponsor s’apparente au parrainage.
Le parrainage se produit lorsqu'une entreprise paie une entreprise organisant un événement pour être sponsor, ce qui peut être un espace publicitaire, des rôles de conférenciers en vedette, l'accès aux données des participants, des billets gratuits ou à prix réduit, etc.
Il existe un certain nombre de façons dont les forfaits de parrainage peuvent se présenter, et ils sont également souvent hiérarchisés, avec des forfaits plus coûteux permettant aux entreprises d'accéder à plus d'avantages.
Les entreprises sponsorisent souvent des événements afin d'accroître la notoriété de la marque et générer des prospects, ce qui, espérons-le, contribuera à propulser cette entreprise vers l'avant. Et tout comme j'ai mentionné qu'il peut y avoir plusieurs types ou niveaux de forfaits différents, il existe également différents types de parrainage d’un événement.
Il existe quatre principaux types de parrainages d’un événement, chacun avec ses propres avantages. De plus, chaque type est orienté vers un type d'entreprise différent.
C'est de loin le type de sponsors le plus courant car il convient à un large éventail d'entreprises. Le parrainage financier, c'est essentiellement lorsqu'une entreprise verse de l'argent pour parrainer un événement.
Cet argent pourrait acheter un certain nombre d'avantages dans le cadre de leur parrainage :
Vous pouvez autoriser les sponsors à sélectionner leurs options dans la liste ci-dessus, ou vous pouvez créer des niveaux de sponsoring en fonction de ce que vous pouvez offrir lors de votre événement.
Les partenaires promotionnels sont des personnes bien connues de votre secteur qui font la promotion de votre événement sur leurs réseaux sociaux et vantent le fait qu'ils seront également présents.
Cela a tendance à attirer l'attention, car une plus grande partie de leur public sera probablement plus intéressée à assister à votre événement en sachant que quelqu'un qu'ils connaissent (et qui a une grande réputation dans votre secteur) sera également présent.
Lorsque vous recherchez des partenaires promotionnels, assurez-vous qu'ils sont soit des experts du secteur, soit qu'ils aient au moins le même public cible que vous.
Souvent, un sponsor média peut avoir beaucoup de sens. Dans cette situation, vous créez davantage un compromis entre la société de médias et votre événement.
Par exemple, la société de médias fera la promotion de votre événement et, en retour, elle disposera d'un stand vedette ou d'un type d'option de parrainage lors de votre événement. En règle générale, vous voudrez vous assurer qu'ils sont affichés bien en vue, surtout s'ils ont eu un impact majeur sur le marketing de votre événement.
Ce type de sponsors est l'un des types les plus précieux. Au lieu d'échanger de l'argent contre une place, les sponsors fournissent des biens et services réels pour l'événement.
Cela pourrait inclure :
Ce type de sponsoring peut être d'une grande aide pour les entreprises qui organisent l'un de leurs premiers événements, ou pour les entreprises qui n'ont pas beaucoup de capital pour louer du matériel événementiel. Ce type de commerce est souvent bénéfique pour toutes les parties concernées.
Tous les événements n'ont pas besoin de sponsors pour réussir, mais il y a encore quelques raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être envisager le parrainage.
Comment savoir si vous devez aller à la recherche de sponsor pour votre projet ?
Bien que les sponsors retirent absolument quelque chose d'une présence importante à votre événement, votre marque peut également bénéficier d'avoir des sponsors. Ils vont probablement promouvoir leur parrainage/participation à votre événement auprès de leur public, vous donnant encore plus de visibilité.
De plus, les sponsors avec lesquels vous travaillez peuvent vous aider à améliorer l’image et la notoriété de votre marque, aidant ainsi votre entreprise à paraître plus professionnelle et légitime. Créez et personnalisez des champs dynamiques dans votre tableau de bord pour que les informations sur votre marque restent exactes et à jour.
Si vous organisez un événement pour la première fois (surtout si votre objectif est de le rendre annuel, bi-annuel, etc.), obtenir des sponsors peut être un excellent moyen de vous préparer au succès.
Légitimez votre tout nouveau projet avec des sponsors bien connus, en aidant les participants et les sponsors supplémentaires à se sentir mieux à propos de votre événement.
Ce type de sponsors est un excellent moyen d'organiser un événement à petit budget. Même si vous n'explorez que ces sponsors et que vous ne plongez pas encore dans les sponsors financiers, obtenir l'équipement dont vous avez besoin pour un événement peut changer la donne.
Par exemple, les lieux peuvent coûter des milliers d’euros à louer. Si vous êtes en mesure de conclure un échange avec un lieu local en échange d’une mise en avant, cela peut être un avantage majeur pour les deux parties.
Encore une fois, vos sponsors vont probablement promouvoir eux-mêmes votre événement, afin de maximiser l'exposition de leur parrainage. C'est un excellent moyen d'obtenir encore plus de notoriété pour votre entreprise et, par conséquent, plus de prospects et plus de clients.
Avec Visme, vous pouvez créer des graphiques de réseaux sociaux et plus encore pour promouvoir vos événements.
Le démarchage, même pour trouver des parrainages, peut sembler fastidieuse, surtout si vous ne savez pas par où commencer. Nous avons rassemblé quelques bons endroits où chercher lorsque vous commencez votre recherche pour trouver des entreprises sponsors.
Différents événements offrent différents types de parrainages, différents avantages et différents forfaits. Connaissez votre événement et sa disponibilité en matière de parrainage. Mais sachez également quels types d'entreprises pourraient être intéressées par un événement comme le vôtre et quel est le public cible.
Par exemple, les types de sponsors que vous pourriez rechercher pour votre prochaine conférence technologique seront très différents des types de sponsors qu'une équipe sportive rechercherait pour ses événements sportifs et ses sponsors d'arènes.
Utilisez ce modèle de persona Visme pour esquisser votre public cible :
Repensez aux événements auxquels vous avez assisté. Quels étaient leurs sponsors ? Quelles sont les personnes avec qui vous avez échangé ?
Tendre la main aux personnes qui ont assisté ou parrainé des événements similaires auxquels vous/votre entreprise avez participé est un excellent point de départ pour votre sensibilisation.
Et si vous souhaitez créer votre propre événement à l'avenir, gardez-le à l'esprit lorsque vous réseautez lors d'événements auxquels vous participez. Prenez des notes sur qui pourraient être des sponsors potentiels pour faciliter votre futur démarchage.
Si vous sentez que vous partez de zéro, le réseautage en ligne et en personne peut être un excellent moyen d'élargir votre liste de contacts potentiels. Recherchez des opportunités locales pour développer votre réseau professionnel (des sites comme Meetup peuvent vous aider) ou connectez-vous avec des personnes sur LinkedIn pour lancer la conversation.
Il existe un certain nombre d'outils en ligne et de sites web que vous pouvez utiliser pour vous aider à créer une association ou une collaboration avec un potentiel sponsor. Parce que trouver des sponsors - et des événements à sponsoriser - peut être une telle lutte pour les marques, que ces sites rendent le processus plus facile que jamais.
Quelques sites à consulter :
Publiez sur les réseaux sociaux que vous recherchez des sponsors pour un événement à venir. Envoyez une newsletter à votre liste de contacts existante. Vous êtes susceptible d'obtenir quelques contacts simplement en vous connectant avec votre public.
De plus, vous pouvez demander à votre public quels sponsors ils aimeraient voir lors d'un événement. Cela peut vous donner encore plus de poids lorsque vous contactez cette entreprise. Imaginez l'impact qu'une phrase comme « Notre public demande votre présence à notre prochain événement » pourrait avoir sur leur prise de décision.
À l'heure actuelle, vous êtes probablement en train de prendre des notes sur la façon dont vous pouvez trouver des sponsors pour votre prochain événement. Mais même si vous compilez une liste de potentiels sponsors, rien ne garantit qu'ils auront intérêt à s'inscrire.
Il existe quelques conseils et meilleures pratiques sur la façon dont vous pouvez approcher avec succès cette liste de potentiels parrainage, leur présenter vos packages et élaborer une proposition engageante.
Pour intéresser des entreprises à parrainer votre événement, créez des niveaux de parrainage qui les enthousiasment pour les avantages qu'ils recevront. Soyez franc sur ce que votre parrainage impliquera et incluez les prix pour chaque niveau spécifique.
Voici un excellent exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
Certaines options que vous pourriez envisager d'offrir sont :
Après avoir contacté votre liste sponsoring, il est temps de créer une proposition de sponsoring personnalisée et de marque à envoyer aux marques intéressées.
Une grosse erreur que les marques commettent souvent est d'envoyer une proposition sèche qui n'attire pas l'attention ou ne rend pas une entreprise très intéressée par le parrainage. C'est pourquoi nous vous recommandons d'utiliser Visme et notre collection de modèles conçus par des professionnels pour créer une proposition de marque qui engagera les sponsors potentiels et les préparera à signer l'accord.
À noter : respectez votre image de marque et le branding de votre projet. Quand certains ne vont pas se reconnaitre dans votre approche, d'autres sponsors peuvent s'identifier et être séduit par votre projet.
Voici un exemple de modèle Visme qui est prêt à être entièrement personnalisé avec les informations de votre événement :
De plus, avec le kit de marque Visme, vous pouvez facilement appliquer les couleurs et les polices de votre propre marque au modèle en quelques clics. Cela permet d'améliorer la force de la marque et de s'assurer que vos sponsors potentiels ont une idée claire de ce à quoi ressemblera l’image de marque de l'événement.
De plus, l'utilisation d'un outil comme Visme vous offre encore plus de fonctionnalités qui sont parfaites pour attirer l’attention des sponsors. Alors que certaines marques peuvent préférer créer un document de proposition, Visme est également un endroit idéal pour créer et présenter des diapositives de parrainage.
Les marques peuvent présenter en direct, en gardant des notes cachées dans leur zone de notes de présentateur, en s'assurant qu'elles ont un pitch de vente transparent. Ou présentez de manière asynchrone en enregistrant votre présentation et en envoyant un lien visible à votre potentiel parrainage.
Les présentations Visme peuvent également être partagées publiquement ou en privé via un lien direct, sans présentation enregistrée, et vous pouvez garder un œil sur le nombre de sponsors potentiels qui ont visionné votre diaporama à l'aide de Visme Analytics.
Vous pouvez également activer le formulaire d’inscription pour votre présentation afin de pouvoir récupérer les coordonnées de chaque personne qui consulte votre proposition de parrainage.
Dans l'ensemble, en utilisant Visme pour votre proposition ou présentation de parrainage, vous pourrez avoir un impact important tout en suivant les vues et l'engagement sur votre proposition.
Ne lésinez pas sur les détails de l’événement. Vous voulez être totalement transparent sur ce à quoi les sponsors de votre événement peuvent s'attendre. De plus, les détails de l'événement doivent être différents de ce que vous fournissez aux participants.
Le sponsoring est une expérience très différente, ils doivent donc connaître les détails de ce à quoi ressemblera cet événement de leur point de vue, et non ce que les participants vont vivre. Créer un dossier de sponsoring ne se limite pas à obtenir de l’aide. Il faut avoir une approche beaucoup plus privilégiée.
Dédiez une page entière ou une diapositive de votre proposition pour être complètement franc avec ce que les avantages du sponsoring impliquent.
Vous pouvez inclure une diapositive avec un aperçu de base des types d'événements ou de séminaires qui auront lieu lors de votre conférence ou événement, comme nous le voyons dans cet exemple de diapositive :
Tout en partageant également certaines des raisons pour lesquelles les marques devraient sponsoriser votre événement et ce qu'elles pourraient en retirer, comme nous le voyons dans cet exemple de diapositive :
Donnez à vos sponsors le récapitulatif complet de ce à quoi ressemblera votre événement, semblable à un programme d’événement, tout en incluant des détails sur l'endroit où les différents parrainages entreront.
Vos sponsors doivent connaître les détails des personnes qui assisteront à cet événement pour s'assurer que le parrainage a du sens pour eux. Ils ne vont pas dépenser des milliers de dollars pour sponsoriser un événement auquel aucun de leur public cible ne participe.
Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler :
Mais je vous conseille fortement d'aller encore plus loin. Partagez les âges, les sexes, les lieux, les centres d'intérêt, etc., afin que vos sponsors sachent parfaitement à qui ils s'adressent lors de votre événement.
S'ils ne reçoivent pas toute l'étendue de votre base de participants, ils ne penseront pas que cela en vaut la peine pour eux. Pour augmenter le nombre de réponses positives, incluez autant de données démographiques que possible sur les participants dans votre proposition.
Plus que des données démographiques, informez les potentiels parrains de vos succès passés, ou même du nombre de participants que vous avez déjà inscrits. Vous pouvez également partager des données sur votre engagement de marketing digital si une partie de leur parrainage concerne des promotions en ligne.
Avec Visme, vous pouvez accéder à un certain nombre de tableaux, de graphiques et de widgets de données qui facilitent la visualisation des chiffres en quelques clics.
Voici un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler dans votre proposition :
Mais si vous souhaitez aller encore plus loin dans la présentation des données de fréquentation, envisagez de connecter une feuille de calcul Google en direct à vos graphiques de proposition de parrainage. Cela permettra à vos graphiques de se mettre à jour en temps réel à mesure que de plus en plus de personnes s'inscriront - et cela se reflétera immédiatement sur votre présentation ou document en direct.
Soyez complètement transparent avec ce que vous proposez dans chacun de vos packages de parrainage et assurez-vous de le respecter.
Discutez avec votre équipe des options que vous souhaitez offrir à vos sponsors, puis dressez une liste des avantages du sponsoring (nous en avons déjà mentionné quelques-uns ci-dessus).
Disposez-les ensuite clairement, comme nous le voyons ci-dessous :
De cette façon, il n'y a aucune ambiguïté sur ce qui vient avec un parrainage. Tant que vous respectez votre part du marché, vos sponsors seront heureux de revenir pour de futurs événements.
Assurez-vous que les participants à l'événement sachent exactement qui étaient vos sponsors, sinon leur argent a été dépensé en vain. Il existe plusieurs manières de procéder, et vous pouvez utiliser différentes options pour chaque niveau de parrainage.
Certaines idées incluent :
Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler votre programme d'événement avec votre ou vos sponsors répertoriés en bas :
Avez-vous des sponsors en tête ? Le meilleur moyen de les convaincre est de leur proposer un sponsoring événementiel professionnel.
Cette proposition peut décrire tous les forfaits de parrainage disponibles, les avantages qui les accompagnent, les coûts, les détails supplémentaires de l'événement et plus encore. Fournir aux potentiels sponsors toutes les informations dont ils ont besoin à l'avance les aide à se sentir plus confiants dans votre événement.
Pour vous aider à démarrer, voici 10 modèles de proposition de parrainage d’un événement que vous pouvez personnaliser pour assurer le succès de votre dossier de sponsoring.
Organiser des événements est un excellent moyen de créer du buzz autour du lancement d'un nouveau produit. Si cela vous intéresse, envisagez d'utiliser la proposition de parrainage ci-dessus pour la personnaliser avec vos propres informations sur le produit, les informations sur les participants à l'événement et les niveaux de parrainage.
Si vous créez une présentation Visme que vous souhaitez partager avec des prospects de parrainage sous forme de lien Visme en direct, la présentation ci-dessus est une excellente option à utiliser. Grâce aux éléments interactifs intégrés, vos sponsors potentiels pourront cliquer autour de votre présentation, cliquer à partir de vos diapositives sur un formulaire d'inscription en ligne, et plus encore.
Les événements sportifs ont toujours besoin de plus de sponsors. Que vous recherchiez des sponsors pour un match de football, de basket-ball, etc., cette présentation de proposition est un excellent point de départ. Personnalisez-le simplement avec vos propres couleurs et photos de marque, et préparez-vous à l’envoyer à toutes les personnes que vous souhaitez contacter.
Si vous préférez créer une proposition de document que vous pouvez envoyer au format PDF, cette proposition de parrainage d’un événement musical est une excellente option. Personnalisable pour tout type d'événement - pas seulement les festivals de musique - vous pouvez facilement saisir vos propres informations et les adapter à un événement sportif, un événement technologique, une conférence d'affaires et plus encore.
Ce modèle de présentation de parrainage d’un événement moderne est parfait pour les entreprises technologiques et SaaS qui cherchent à créer une proposition qui correspond à leur message et à leur mission de marque. Ce modèle comprend également des graphiques prédéfinis afin que vous puissiez facilement saisir vos propres données démographiques sur les participants afin d'attirer davantage les sponsors.
Affichez les avis, les notes, le nombre de clients/participants et plus encore avec un modèle de proposition comme celui ci-dessus. Ce modèle a un style plus féminin, mais peut facilement être adapté pour s'adapter aux polices, couleurs et autres éléments visuels de votre marque.
Il peut être judicieux d'inclure certains de vos sponsors actuels dans votre proposition au fur et à mesure de leur arrivée, comme nous le voyons dans ce modèle. Il s'agit d'une excellente forme de preuve sociale, car les marques peuvent être plus susceptibles de parrainer si elles voient d'autres grandes marques qui font déjà partie de l'événement.
Bien que vous vouliez vous assurer que votre proposition se démarque, vous n'avez pas toujours besoin de beaucoup de couleurs. Envisagez de créer un design plus avec du gris, mais en utilisant une touche de couleur partout, comme nous le voyons avec le rouge dans le modèle ci-dessus. Cela peut aider à attirer l'attention sur certaines des parties les plus importantes de votre proposition avec peu d'effort de votre part.
Ce modèle montre une façon unique de présenter vos niveaux de parrainage. Nous avons vu quelques options, de la configuration de tableaux à la dédicace d'une page ou d'une diapositive par niveau, mais ce design géométrique ci-dessus est un autre excellent moyen de montrer vos options.
Avec le dernier modèle de notre liste, nous avons une autre option pour un événement de lancement de produit - celui-ci pour un produit ou une application SaaS. Un aspect unique de ce design est le compte à rebours, indiquant aux sponsors combien de temps, ils ont avant l’événement. Cela permet de créer l’urgence autour de votre offre et ainsi motiver le passage à l’action ou la prise de décision.
Il est temps de commencer la recherche de vos propres sponsors d'événements. Profitez du créateur de documents Visme afin de pouvoir facilement créer de belles propositions de parrainage d’un événement sur la marque que vos prospects adoreront.
En utilisant les modèles prédéfinis Visme ainsi que notre fonctionnalité de kit de marque facile à utiliser, vous serez en mesure de créer de superbes propositions de marque en un rien de temps.
Développez votre identité visuelle et votre image de marque, que vous soyez un graphiste expérimenté ou bien un débutant.
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