Hable Alto.
Un reporte semanal representa la visión general de una semana de trabajo, con sus proyectos terminados, los que quedan en ejecución y los planes que usted, su equipo y su empresa tienen para los próximos periodos.
En esta guía, le ayudaremos a preparar un reporte semanal, le indicaremos el mejor paso a paso para hacerlo y le presentaremos algunas plantillas que puede utilizar para dar los primeros pasos en su reporte semanal.
Entonces, ¿empezamos?
¿Qué es un reporte semanal de situación?
Cómo redactar un reporte semanal eficaz
9 plantillas de informes semanales para empezar
Mejores prácticas para redactar informes semanales
Las principales dificultades que debe evitar al redactar su reporte semanal
Al igual que los informes anuales se sumergen en una revisión de lo que ha hecho la empresa o el equipo en un año, los informes semanales cubren el trabajo realizado en una semana. Estos informes examinan y abordan los siguientes puntos:
Bien, con un reporte semanal se ofrece una visión muy completa del flujo de trabajo de la semana, pero lo más importante es: ¿por qué molestarse en hacerlo?
Siguiendo el punto de vista del empresario, o de los jefes de equipo, un reporte semanal sirve como espejo de lo que sus empleados o miembros del equipo han hecho durante la semana.
Esto sirve para eliminar las pequeñas dudas sobre lo que los equipos y los empleados están haciendo realmente durante sus horas de trabajo. Por ejemplo, la duda de que tus empleados estén viendo Stranger Things a escondidas (y lo he visto con mis propios ojos en una consulta de fisioterapia), o si realmente están trabajando en un proyecto.
El reporte semanal también tiene la capacidad de mostrar cómo los empleados manejan los desafíos que surgieron durante esa semana de trabajo y hasta qué punto han logrado cumplir los objetivos de los proyectos en los que están involucrados. Esta información permite a los directivos identificar los puntos fuertes y débiles de cada uno de sus empleados.
Los gestores pueden entonces tomar decisiones y asignar responsabilidades, dentro del flujo de trabajo de la organización, basándose en estas notas y observaciones. Dicho de otro modo, los informes semanales sirven como punto de partida para la toma de decisiones a partir de la información concreta del rendimiento de los equipos, además de ser un punto para entender la necesidad o no de procesos de formación y desarrollo de sus empleados.
Por otro lado, los empleados pueden tener una noción más clara de cómo están contribuyendo al progreso de la empresa y de los proyectos en los que están insertos, algo que puede ser un poco complicado de hacer sólo en base a sus propias concepciones.
Un reporte semanal también puede darle una buena visión de cómo su empresa o equipo está progresando en sus proyectos, y proporcionarle información valiosa para mejorar sus flujos de trabajo y procesos internos.
Inscríbete, es gratis.¿Necesita crear un reporte semanal visual y atractivo?
Un reporte semanal es un resumen de tu semana de trabajo y tiene un buen propósito, así que no escatimes esfuerzos para hacer el mejor trabajo posible. El primer paso para redactar un buen reporte semanal es coger a tu jefe de la mano y llevarle a un recorrido por todo lo que ha sucedido de importante en tu semana de trabajo.
El proceso de creación implica escribir, reescribir, llorar por haber conseguido ese sensacional objetivo, plasmar ese logro en el informe y diseñar su documento, por supuesto.
Admitámoslo, ¡es mucho trabajo!
Afortunadamente, con Visme puedes ahorrar mucho tiempo. ¿Quieres saber cómo? La respuesta es sencilla, sólo tiene que utilizar una plantilla de reporte semanal directamente de nuestra biblioteca de plantillas, como una de las siguientes. Utilizando una de estas plantillas, todo el trabajo de crear un diseño atractivo y eficiente se hace por nosotros. Bastante bien, ¿verdad?
¿Y la parte de la escritura? Pues bien, nosotros también te ayudaremos y te guiaremos en ese proceso con 5 pasos muy sencillos. ¡Venga, vamos!
En primer lugar, haz un esquema de los objetivos que pretendes contemplar con este informe.
Aquí es donde usted decide qué información se mostrará en su informe de estado semanal. Para ello, debe pensar: ¿Qué información querría ver mi dirección?
Conejo profesional : Puede ser una buena idea consultar con uno de sus superiores antes de tomar esa decisión sobre lo que se incluirá en su informe. Pedirlo no hace daño y el resultado puede ser aún mejor si entregas un reporte semanal que realmente agrade a tu dirección.
Por ejemplo, el personal del equipo de colaboración de Chanty, tiene sus objetivos de informes semanales muy bien definidos y en orden: Su objetivo es compartir los KPIs semanales del equipo, así de simple.
La directora de marketing del equipo, Olga Mykhoparkina, dijo: "En el equipo de marketing compartimos nuestro tráfico orgánico, los nuevos enlaces, los nuevos blogs y publicaciones y cualquier otra cosa que surja durante la semana.
Todo esto está previsto de antemano y cada miembro del equipo sabe exactamente lo que tiene que presentar.
Así pues, los objetivos generales son los siguientes:
Otros objetivos pueden ser un reporte semanal de los KPI, un informe sobre el estado del proyecto o una cuenta de resultados.
Otra cosa que debes hacer antes de poner el lápiz en el papel es asegurarte de que tienes absolutamente claras tus responsabilidades en tu función y los proyectos en los que estás.
¿Es usted responsable de trabajar en el proyecto A? ¿O también se espera que contribuya a la fase II del proyecto B?
Si cree que su función se refiere a la contribución a diversas tareas, se equivoca. Se trata de un ámbito demasiado amplio para ser cubierto y presentado en un reporte semanal.
Por ello, hay que asegurarse de tener claro el proyecto que se está tratando y cuál es la definición de éxito de los objetivos del proyecto. ¿No tienes una respuesta? Habla con tu jefe.
Conocer su función es esencial para elaborar el reporte semanal de situación del proyecto perfecto, como el que se muestra a continuación.
Es muy fácil creer que el simple hecho de pegar unos cuantos párrafos en un papel ya constituye un informe adecuado.
No lo hace. No realmente, es 2022 hombre!
Por eso necesita un diseño para su informe de situación semanal, de modo que pueda asegurarse de que su informe sea breve, directo y visualmente impresionante.
Dado que estamos hablando de informes semanales, necesitará un diseño con secciones separadas dedicadas a cada día de la semana. Una plantilla de reporte semanal puede proporcionarle un diseño preestablecido, lo que le facilitará mucho la vida.
También puedes ser creativo con tu formato. Por ejemplo, puedes convertirlo en una infografía visual. Personalice una infografía de informes como la que se muestra a continuación para crear una infografía de informes semanales que encantará a sus supervisores.
O puede crear un reporte semanal interactivo al estilo infográfico. Hemos creado un informe anual interactivo para Visme, siguiendo el estilo infográfico. Tome una página de nuestro informe anual y prepare su propio reporte semanal infográfico interactivo.
Además, si está trabajando en un proyecto grande, puede dividir el reporte semanal en secciones.
Digamos que estás trabajando en la creación de un blog para tu empresa. Puede dividir su reporte semanal en 3 secciones: ideación, análisis de la competencia y búsqueda de palabras clave.
Presente su informe de situación semanal dividido en 5 días laborables que abordan cada uno de los 3 objetivos y lo que hizo para promoverlos cada día.
También puedes hacerlo así: divide tu reporte semanal por las 3 áreas en las que estás trabajando. En cada una de ellas, comparte lo que has hecho durante la semana.
Ahora que tienes claros tus objetivos y tus funciones y que el diseño está listo, puedes empezar a escribir.
Sólo tienes que tener en cuenta estos tres consejos de escritura:
Si quiere asegurarse de que su reporte semanal de situación no se pierda ningún detalle importante....
Entonces debe incluir lo siguiente:
Los directivos no pueden recordarlo todo en todo momento, por lo que siempre es mejor hacer un resumen de los objetivos del proyecto.
El objetivo es mantener un registro. Al fechar tus informes, facilitas a tu jefe la lectura de los mismos en orden cronológico, en caso de que surja algún problema.
Cómo estás dando una perspectiva semanal, asegúrate de hablar de lo que hiciste en cada día de la semana.
Asegúrese de titular su informe con su [función] + [estado del informe]. Digamos que usted es un Gerente de Comunicaciones, por lo que puede titular su informe como Informe de Estado Semanal del Gerente de Comunicaciones.
Resuma lo que tenía en su ámbito de aplicación. Si no das a la dirección una idea de lo que tienes en proyecto, no sabrán cómo medir tu progreso.
También puedes clasificar tus tareas en "en curso", "realizadas" y "atrasadas".
No olvides destacar los avances y los objetivos alcanzados.
En este sentido, lo mejor es discutir las métricas con la persona a la que se reporta de antemano. Así sabrás cómo explicar tus progresos.
Por ejemplo, usted ha cubierto el 75% de su tarea. Su gestor sólo puede entenderlo si ha hablado previamente de que notificará su situación anotando el porcentaje.
Anote los problemas que ha encontrado en su semana, a la vez que ofrece sugerencias sobre las medidas que puede tomar la dirección para garantizar un flujo de trabajo fluido.
Por último, indique lo que está previsto para la próxima semana. Esto le da a tu gerente una idea de lo que estarías cubriendo para que pueda trazar tus futuros pasos en base a tus resultados.
Si quieres crear tu propio reporte semanal para compartirlo con tu jefe y/o tu equipo... Tenemos nueve magníficas plantillas para ayudarte a empezar.
Busque en nuestra selección para encontrar la plantilla perfecta para sus necesidades de informes semanales.
¿Necesita dar una visión rápida de sus tareas cada semana? Utilizando la plantilla que aparece a continuación, puede agilizar las cosas con sólo añadir los detalles de cada día de la semana.
¿Necesitas compartir las novedades de un gran proyecto en el que estás trabajando? Comparta el progreso con una línea de tiempo y una sinopsis en su reporte semanal, como se ve en la plantilla de abajo.
Sea creativo con el formato de su informe personalizando esta plantilla de infografía. Incluya gráficos, widgets de datos y viñetas en la lista, compartiendo cualquier análisis y otras actualizaciones que necesite presentar.
Desglosa tus actualizaciones semanales en informes con tablas como ésta, para representar fácilmente las secciones en las que has trabajado cada semana. Personalice esta plantilla para que se adapte a sus propias necesidades, o utilízala tal cual si necesita compartir su propia información sobre contenidos, análisis de la competencia e investigación de palabras clave.
Esta plantilla de reporte semanal es perfecta para mostrar el contenido de mayor rendimiento, los correos electrónicos de ventas, las publicaciones en las redes sociales y mucho más de la semana.
Utilícelo para estar atento a las tendencias de los contenidos de alto rendimiento y así poder ajustar su estrategia según las nuevas tendencias y necesidades.
Una plantilla de reporte semanal como ésta es perfecta para resumir tu trabajo durante una semana, independientemente del sector en el que trabajes o de tus tareas diarias.
Pero no se queda ahí, puedes utilizar las líneas del final para compartir tu plan de acción para la próxima semana y lo que tu equipo puede esperar de ti.
¿Necesita visualizar algunos KPI mediante gráficos y tablas? Esta plantilla es el punto de partida perfecto. Ajusta cualquiera de los gráficos o widgets de datos existentes para que se ajusten a tus datos utilizando las más de 40 herramientas de visualización de datos disponibles en Visme.
Si es usted un gestor que necesita hacer un seguimiento del rendimiento de su equipo en proyectos y tareas clave, esta es la plantilla de reporte semanal perfecta para usted.
No sólo ayuda a mantener a su equipo en la tarea, sino que le permite obtener una visión general de la situación de su equipo en los proyectos en todo momento, manteniendo los plazos bajo control.
Durante las grandes campañas, las temporadas de mucho trabajo, etc., es posible que quiera vigilar cómo van sus ventas. Elaborar una cuenta de resultados semanal puede ser una buena manera de mantener a todo el mundo al día sobre la marcha de la empresa en su conjunto.
Utilice una plantilla como la que se muestra a continuación para insertar fácilmente sus propios contenidos y actualizaciones.
Ahora que hemos llegado hasta aquí, ya deberías saber cómo redactar un fantástico informe de situación semanal. Ahora, en la siguiente sección, trabajaremos un poco más para asegurarnos de que su informe vaya más allá de lo impresionante.
Siga estas mejores prácticas para llevar su informe a otro nivel.
Un documento de una sola página es suficiente para resumir su semana, respetando el tiempo de sus lectores. Añada una portada de informe para darle vida a su proyecto de reporte semanal.
Aunque no tenga espacio para añadir elementos visuales, siempre puede utilizarlos estratégicamente en su informe. Por ejemplo, mostrando un gráfico que demuestre qué parte del proyecto se ha completado.
Pero haga lo que haga, asegúrese de no utilizar tipos de gráficos complejos porque no son muy legibles y no tendrá espacio para explicar los datos.
Los gráficos, como los circulares, son más fáciles de entender, por lo que puedes probarlos en tus informes de situación semanales.
Este es un buen ejemplo de cómo se utilizan las visualizaciones de datos para mostrar la información de un reporte semanal
Esta es una tarea que tendrá todas las semanas, por lo que invertir muchas horas no tiene sentido. Lo mejor es utilizar una plantilla de reporte semanal para dar a su informe una estructura permanente y acelerar su proceso de producción.
Si utilizas una plantilla de reporte semanal, puedes rellenarla antes de que acabe el día, cuando los detalles de la jornada aún están frescos en tu cabeza.
Visme ofrece varias plantillas de informes semanales que puedes editar y personalizar para que se ajusten a tu trabajo y a lo que tus supervisores quieren ver de ti, como en el ejemplo siguiente.
Una vez que haya adaptado el contenido a su función, todo lo que tiene que hacer es introducir ediciones cada semana.
Por último, antes de terminar, vamos a mostrarle algunos errores de producción de informes que debe evitar para que su informe esté siempre listo para brillar.
La estructura muestra claridad de pensamiento. Y funciona en ambos sentidos. Haces que la redacción de los informes semanales sea menos engorrosa y te lleve más tiempo. Como ya tienes un diseño preparado, no tienes que empezar de cero.
Por otro lado, una estructura básica hace que su reporte semanal sea fácilmente comprensible para el lector. También establece unas expectativas claras desde el principio.
La legibilidad se refiere a la facilidad de lectura de su reporte semanal para su público objetivo, ya sea su director o cualquier otra persona.
Piénsalo así, un bloque de palabras puede ser difícil de leer:
Pero los párrafos cortos y las viñetas enumeradas con subtítulos o iconos, hacen que su contenido sea más comprensible.
Por ejemplo, esta página de plantilla de reporte semanal de Visme garantiza que su contenido sea fácil de leer al proporcionar una sección destacada junto a los logros clave que se completaron a lo largo de la semana.
Bien, ¿te has dado cuenta de la importancia de la legibilidad? La pregunta ahora es: ¿qué puede hacer para garantizar que su informe de situación semanal sea fácil de leer?
Estos son nuestros consejos:
El diseño también desempeña un papel crucial a la hora de hacer legible su informe de situación semanal.
¿Cómo se piensa? Con los colores adecuados y el espacio en blanco.
Te sorprendería saber que los colores pueden animar o desanimar a la gente a leer tu contenido. Así de poderoso es su impacto. El rojo, por ejemplo, es conocido por atraer a la gente y entusiasmarla.
Mientras tanto, los colores pastel están de moda, así que puedes utilizarlos para hacer un diseño épico para una página de reporte semanal.
También dejan un efecto mínimo, una forma creativa de diseñar su informe para impresionar a su lector.
Aquí tienes más ideas que puedes obtener de esta guía sobre ideas creativas para presentaciones.
También recibe el nombre de espacio negativo y es el espacio entre los párrafos, los gráficos y otros elementos visuales de su informe. Demasiado o muy poco de esto puede interrumpir la experiencia de lectura. Por lo tanto, hay que tener cuidado.
Por ejemplo, en esta plantilla de reporte semanal de Visme se puede ver el uso estratégico del color y el espacio en blanco.
¿No puedes jugar con los colores porque tienes que ceñirte a los colores de la oficina? ¿Quizás tienes que enviar un reporte semanal a tu cliente y no puedes desviarte de tu marca?
De todos modos, no te preocupes, sólo tienes que ajustar el color con Visme, ya que cada plantilla es personalizable, por lo que eres libre de ajustar no sólo el color, sino también la fuente y otros elementos de diseño.
Además, puedes cargar fácilmente los colores y tipos de letra de tu marca en tu Visme Brand Kit para simplificar la creación de marca.
Si no se hace un resumen general o ejecutivo que incluya los próximos pasos, se corre el riesgo de romper el impulso del mensaje.
Así que elementos como los datos, un resumen de la semana, una rápida recapitulación del pasado y lo que hay en el tablero de tareas de la próxima semana son buenos para mantener el rumbo.
No hace falta decir que el problema de estos errores es que arruinan la impresión en segundos. Pero siempre se pueden evitar estos errores:
Inscríbete, es gratis.¿Necesita crear un reporte semanal visual y atractivo?
Ahí lo tienes. Ya hablamos de la redacción de un reporte semanal con mucho detalle aquí. Esperemos que esto sea suficiente para ayudarte a escribir un fantástico reporte semanal.
En cuanto a su contenido y diseño visual, Visme está a sólo una suscripción gratuita para dar vida a tus informes de estado semanales.
Crea experiencias visuales increíbles para tu marca, ya seas un diseñador profesional o un novato con poca experiencia.
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