Hable Alto.
Ha pasado tiempo trabajando en un proyecto que podría ser un potencial cambio de juego para su empresa o cliente. Ahora estás ansioso por presentarlo a tu equipo, a los inversores y a otras partes interesadas importantes.
Crear y realizar presentaciones de proyectos puede ser algo angustioso y probablemente tenga una pregunta en mente.
¿Cómo conseguir que los responsables de la toma de decisiones entiendan su proyecto o se aseguren de su aceptación?
Teniendo en cuenta que el año pasado el 12% de los proyectos de algunas empresas fracasaron, hay que crear presentaciones que no sólo sean convincentes, sino también memorables.
Con la plataforma de presentación de proyectos adecuada, puede ganar y mantener la atención de su público el tiempo suficiente para explicar los detalles del proyecto y por qué es seguro que tendrá éxito.
¿No está seguro de cómo crear presentaciones de proyectos con éxito? Te tenemos cubierto.
Este artículo le mostrará cómo establecer los objetivos del proyecto y crear presentaciones ganadoras que lleven su proyecto al siguiente nivel.
¿Qué pasa, vamos a entrar en materia?
Antes de entrar en los detalles principales de la presentación de su proyecto, debe responder a estas preguntas:
¿Qué pretende conseguir su proyecto?
Esto es lo que debe saber. Las presentaciones de proyectos bonitas o bien articuladas no sustituyen a la planificación del proyecto. Sin objetivos claros, su proyecto ya está preparado para el fracaso. Y sus inversores pueden pensar: "¿por qué molestarse en escuchar?".
Muchos gestores de proyectos tienden a precipitarse en la fase de fijación de objetivos, pero nosotros no lo recomendamos. Eso es porque puedes estar preparándote para el fracaso.
Una vez que haya definido claramente los objetivos de su proyecto, podrá conseguir que las partes interesadas los acepten.
Ahora la pregunta es: ¿cómo se fijan los objetivos del proyecto y se consiguen? Una forma de hacerlo es utilizando el método de fijación de objetivos SMART.
SMART es un acrónimo de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-Bound (limitado).
Los objetivos SMART son un punto de partida para planificar y ejecutar proyectos con éxito. Profundiza en los detalles más sutiles que le interesan a su público, como:
Por ejemplo, digamos que su proyecto tiene como objetivo mejorar la experiencia del cliente en la web y en los dispositivos móviles. Tenga en cuenta que este ejemplo describe el objetivo final. Pero no especifica cómo va a trabajar para mejorar la experiencia del cliente.
Así es como el uso de los objetivos SMART proporciona la dirección de su proyecto planificado.
Cuando establezca sus objetivos, sea claro y específico sobre lo que quiere conseguir al final.
Un objetivo específico podría ser: "Queremos crear un sitio web y una aplicación móvil con capacidad de respuesta para mejorar la experiencia de los clientes de nuestra empresa". Este proyecto requerirá la aportación de nuestro departamento de diseño de productos, software y marketing".
Durante su presentación, tendrá que responder a preguntas como:
Disponer de las métricas le ayudará a evaluar su proyecto. Además, podrá supervisar el progreso y optimizar su proyecto para lograr mejores resultados.
No importa si está planeando un proyecto a corto o largo plazo. Asegúrate de establecer métricas e hitos que cuenten para tu objetivo.
De nuestro ejemplo anterior, un objetivo medible podría ser tener:
Una de las preguntas más importantes que hay que hacerse durante la fijación de objetivos es: "¿Podemos alcanzar el objetivo fijado? ¿Tenemos los recursos necesarios para lograr el objetivo en el tiempo disponible?
Si la respuesta es no, entonces tendría que considerar lo que supondría alcanzar esos objetivos. Esto puede requerir un ajuste de sus objetivos o de los recursos necesarios para alcanzarlos.
Aunque está bien ser ambicioso, también hay que ser realista. Por ejemplo, conseguir 200.000 descargas de la aplicación en una semana puede ser demasiado ambicioso si acabas de lanzar tu aplicación. Sin embargo, si te propones alcanzar ese objetivo en tres meses, puede que tu proyecto sea viable.
Los objetivos de su proyecto deben estar en consonancia con sus objetivos empresariales más amplios. ¿Son sus objetivos relevantes para el crecimiento y el éxito de la empresa? ¿Merece la pena asignarles recursos?
Por ejemplo, si su empresa es B2B y no planea expandirse al mercado B2C, lanzar un sitio web de comercio electrónico sería un objetivo irrelevante.
Independientemente del tipo y el tamaño de su proyecto, debe establecer plazos. Establecer plazos crea una sensación de urgencia y te motiva a alcanzar tus objetivos.
De nuestro ejemplo anterior, un objetivo con un plazo determinado podría ser "Nuestro objetivo es lograr 100.000 descargas de la aplicación móvil y una tasa de conversión del 15% para el final del año fiscal". Nuestra empresa lanzará la aplicación móvil en el tercer trimestre con una sólida campaña de marketing que se extenderá hasta el final del próximo año fiscal."
Establecer objetivos SMART no tiene por qué ser una tarea difícil. Utilice la siguiente plantilla para establecer objetivos de proyecto que posicionen a su empresa para el éxito.
Una vez que haya fijado sus objetivos, su equipo desempeñará un papel fundamental para ayudarle a alcanzarlos. De esta manera, te aseguras de que entiendan estas cosas:
Si no lo tienes claro, el proyecto puede descarrilar y avanzar en todo tipo de direcciones no deseadas.
En lugar de batir los objetivos que le has marcado a tu equipo, conviértelo en un esfuerzo de colaboración. Dedica tiempo a hablar con tu equipo y las partes interesadas sobre los objetivos del proyecto.
No limite su comunicación a las personas de su departamento. Puedes ponerte en contacto con personas de otros departamentos, como ventas, operaciones, finanzas, etc., para ver cómo se alinean tus objetivos con los suyos.
Para que su equipo lo entienda mejor, puede comunicar los objetivos de su proyecto de diversas maneras, por ejemplo:
De este modo, se asegurará de obtener sus valiosos comentarios, su aceptación y su compromiso con el proyecto. Además, la integración de su equipo con el plan del proyecto aumentará sus posibilidades de éxito en la ejecución.
Una vez que haya definido sus objetivos, el siguiente gran paso es esbozar cómo los va a alcanzar. Un buen punto de partida es organizar su proyecto en un plan de acción y pasos para su ejecución.
Quizá se pregunte por qué es importante este paso para crear una presentación de proyecto exitosa.
Tanto si se trata de un proyecto pequeño como grande, la redacción de un plan detallado, la estructura y el diseño lo ponen todo en perspectiva. Elimina la vaguedad y ayuda a tu audiencia a entender la hoja de ruta del proyecto sin perder los puntos.
Su plan de proyecto debe contener los detalles técnicos y no técnicos del proyecto. Por lo tanto, querrás darte una ventaja utilizando una plantilla de presentación de proyecto que explique claramente todas las actividades y pasos.
Además, la estructura de su presentación debe ser sencilla y fácil de seguir.
Dependiendo del tipo de proyecto, su plan puede incluir detalles clave como:
No hay ninguna regla rígida para elaborar el plan del proyecto. Sin embargo, si quiere crear un plan memorable que mantenga a su audiencia comprometida, puede dividirlo en tres partes, entre ellas:
La introducción debe proporcionar una breve descripción de lo que va a hablar y por qué es relevante para su audiencia. Puedes empezar escribiendo el nombre del proyecto y el resumen ejecutivo.
Piense en su resumen ejecutivo como una versión abreviada del plan del proyecto.
Si su público sólo leyera su resumen ejecutivo, ¿tendría toda la información que necesita sobre su proyecto? Si la respuesta es afirmativa, su resumen ejecutivo ha cumplido su objetivo.
La longitud de su resumen ejecutivo dependerá de lo que pretenda abarcar en su plan de proyecto. Sin embargo, le recomendamos que mantenga su resumen ejecutivo en una o dos páginas.
Puede incluir información clave como:
Tenga en cuenta que no todo el mundo tendrá tiempo para profundizar en los detalles de su plan de proyecto.
Disponer de una instantánea de su proyecto aporta claridad a los principales interesados y colaboradores. También permite que las personas que no participan activamente en el proyecto lo entiendan rápidamente.
En el cuerpo de su plan de proyecto se encuentran todos los detalles del proyecto y todo lo relevante para su éxito.
Aquí puede desglosar su proyecto en resultados, tareas, hitos y plazos (fechas de inicio y fin).
Asegúrese de definir con precisión los recursos necesarios para completar el proyecto, incluyendo las finanzas, el personal, el tiempo, la tecnología, los recursos físicos y más.
Esta es la parte en la que se resume el plan del proyecto con las principales conclusiones. Su conclusión debe incluir lo que espera de su audiencia, incluyendo los puntos de acción clave y los próximos pasos.
Escribir la introducción, el cuerpo y la conclusión puede parecer mucha información. Pero en lugar de escribir varias páginas de texto, la incorporación de elementos visuales puede hacer que las presentaciones de sus proyectos sean más eficaces.
Utilizando imágenes, vídeos, infografías y gráficos, puede captar toda la información vital y ayudar a su público a entender mejor su mensaje.
Las plantillas de presentación de Visme son eficaces para visualizar diferentes secciones de su plan de proyecto. Tienen un diseño profesional y son fáciles de elaborar para que cualquiera pueda elaborar planes de proyecto de alta calidad que mantengan a su equipo en el buen camino.
Utilice las plantillas de planes de proyectos que aparecen a continuación para iniciar el proceso de planificación de su proyecto.
Acaba de dedicar algún tiempo a elaborar su plan de acción para el proyecto. Ahora es el momento de comunicar su plan de proyecto y sus objetivos a su público.
Las presentaciones de proyectos se parecen mucho a los argumentos de venta. Tanto si presentas tu plan de proyecto a los clientes como si creas una plataforma para los inversores, tu trabajo consiste en mantener a tu audiencia enganchada de principio a fin.
Una de las formas más poderosas de captar la atención de su público es destacando sus puntos de dolor.
No basta con tener bonitas diapositivas que muestren las increíbles características de su producto y las actividades de su proyecto.
En pocas palabras, su público debe tener una visión clara de cómo su proyecto mejora su vida. Cuando lo tengan claro, es probable que escuchen las soluciones que usted pone sobre la mesa y tomen las medidas deseadas.
No hagas suposiciones milagrosas sobre tu público.
Si quieres que se sumen, dedica una diapositiva a hablar de tus problemas y soluciones. Hágales entender cómo les beneficia su proyecto.
¿No está seguro de cuáles son los puntos de dolor de su audiencia? Adelante, haz estas cosas:
A la hora de crear presentaciones de proyectos, priorice la calidad sobre la cantidad. Asegúrate de que tus diapositivas sean cortas y sencillas. Si lo hace, su público se alegrará de que valore su tiempo.
Recuerde que no es el momento de machacar a su público con una jerga larga e irrelevante. En lugar de eso, mantén tus diapositivas dentro del tema y toca los puntos principales sin los detalles aburridos e innecesarios.
Por eso es necesario que tu presentación sea breve:
Por ejemplo, la regla 10/20/30 de Guy Kawasaki es uno de los métodos más populares utilizados por los expertos. La norma recomienda utilizar diez diapositivas para presentaciones de 20 minutos (unos dos minutos por diapositiva). También especifica el uso de un tamaño de letra de al menos 30 para el texto.
Esto permitirá a su público escribir los mensajes en su pantalla mientras usted habla.
Tenga en cuenta que esta no es una regla de presentación infalible. Existen otras reglas como el método Pecha Kucha, el método Takahashi, el método Lessig, etc. Puede adaptar cualquiera de estas reglas a las necesidades de presentación de su proyecto.
Otra buena forma de mantener las diapositivas breves e interesantes es utilizar menos texto y más elementos visuales.
Recuerde que su diapositiva debe ayudar a su presentación verbal, no sustituirla. Por lo tanto, hay que evitar meter demasiada información en una sola diapositiva.
Atiborrar su presentación con demasiado texto podría:
En su lugar, utilice una diapositiva para presentar cada idea. El gurú del marketing Seth Godin recomienda no tener más de seis palabras por diapositiva.
La gente retiene más la información cuando se presenta en trozos visuales del tamaño de un bocado. Esto se aplica al público B2B, al público B2C, a los gestores de proyectos y a los ejecutivos de las empresas.
Un 59% de los ejecutivos de empresas dicen que prefieren ver un vídeo sobre un tema que leerlo. De ahí la necesidad de potenciar la presentación de su proyecto con elementos visuales convincentes que capten y mantengan la atención de su público exactamente donde usted quiere.
La presentación de Steve Jobs en la MacWorld Keynote de 2007 es un gran ejemplo de cómo mejorar tu presentación con imágenes atractivas.
Durante la presentación, Steve Jobs utilizó imágenes en directo e interactivas para mostrar el funcionamiento del iPhone 1.
Siga leyendo para conocer más consejos sobre cómo crear presentaciones atractivas que sorprendan a su público.
Con el creador de presentaciones Visme, puedes realizar impresionantes presentaciones de proyectos con una rica mezcla de texto y atractivos elementos visuales. Enganche a su audiencia e inspire la acción con plantillas de presentación de proyectos estelares como la que se muestra a continuación.
Los elementos visuales son importantes para que las presentaciones de los proyectos tengan éxito. Además de captar la atención de la audiencia y mantenerla atenta, los espectadores recuerdan el 95% de un mensaje cuando se presenta en forma visual. Pero cuando se comparten a través de texto, sólo retienen un 10%.
Hay muchos tipos de ayudas visuales que puedes utilizar en tus presentaciones, como por ejemplo:
El uso de imágenes y vídeos aumentará las posibilidades de conseguir la participación del público y respuestas positivas a su llamada a la acción (CTA).
Los diagramas de Gantt, los dibujos de pizarra y los mapas mentales son ideales para visualizar los proyectos en su fase inicial. Puede utilizar gráficos, diagramas, mapas y árboles para presentar la arquitectura de los proyectos relacionados con la tecnología.
Si trabajas en proyectos de desarrollo de productos, considera la posibilidad de añadir a tu diapositiva bocetos, diagramas de flujo, modelos y prototipos.
Los gráficos circulares son excelentes para mostrar porcentajes. Los gráficos de barras verticales indican los cambios a lo largo del tiempo, mientras que los gráficos de barras horizontales le ayudan a comparar cantidades.
Esta es la parte interesante. Visme tiene las herramientas que necesita para cada trabajo. El software le permite añadir diferentes elementos visuales, infografías, tablas y gráficos a su mazo y personalizarlos según sus necesidades.
Puede cambiar el diseño, los colores del texto y del fondo, añadir o eliminar subtítulos, animar los gráficos, etc.
También se pueden utilizar mapas para representar información geográfica. O bien, utilice barras de progreso, termómetros, radiales y widgets para ver las estadísticas y las cifras, como se muestra en la siguiente plantilla.
Cuando añadas imágenes a tu diapositiva, no exageres. Mantenga un mínimo de dos imágenes por diapositiva. Además, asegúrese de que sus elementos visuales sean relevantes para la presentación de su proyecto.
Cuando diseñes las diapositivas de tu presentación, mantén siempre una alta calidad visual. Las imágenes o vídeos de baja resolución o borrosos pueden desanimar a los espectadores.
Con imágenes de alta calidad, tus presentaciones serán nítidas y claras, incluso en pantallas grandes.
La siguiente diapositiva es un excelente ejemplo de cómo mejorar sus presentaciones con atractivos elementos visuales.
¿Quieres crear presentaciones impresionantes que destaquen? Si la respuesta es afirmativa, debe prestar atención a los detalles de su diseño. Su diseño puede hacer o deshacer la presentación de su proyecto.
Tanto si eres un diseñador experimentado como un principiante, las herramientas de diseño como Visme te dan una ventaja. Puede crear diseños de presentación atractivos para su empresa en cuestión de minutos.
Lo mejor de todo es que no hace falta arruinarse para hacer presentaciones de proyectos impresionantes. Encontrarás hermosas plantillas listas para usar y millones de impresionantes imágenes libres de derechos para tus diapositivas.
Estos son algunos consejos que debe tener en cuenta a la hora de diseñar sus diapositivas.
Si quieres que tus presentaciones sean atractivas, utiliza el color con moderación.
Lo entendemos; a todo el mundo le gusta el color. Pero el uso de demasiados colores puede hacer que sus presentaciones parezcan caóticas y desagradables.
La elección de los colores puede influir en la forma en que el público entiende y responde a su presentación. Una regla general es elegir colores que evoquen emociones positivas en el público.
Por ejemplo, los colores cálidos, como el amarillo, el naranja y el rojo, transmiten sentimientos de entusiasmo y positividad. Por otro lado, los colores fríos (azul, verde y violeta) reflejan un aura de calma.
Al combinar los colores, procure que la combinación de colores sea equilibrada. Por ejemplo, si el fondo de la diapositiva o de la imagen es oscuro, el texto y los elementos de diseño deben tener colores vivos. Este contraste hará que la presentación de su proyecto sea legible y visualmente atractiva.
Puede aprender sobre la psicología del color y cómo utilizarla en su próximo proyecto de presentación viendo el siguiente vídeo.
La optimización de la tipografía puede marcar la diferencia en la percepción de su mensaje. Por ello, debes asegurarte de que tu diapositiva tenga un aspecto organizado y profesional y envíe el mensaje adecuado.
A continuación te explicamos cómo puedes conseguirlo:
Además, recuerde que debe presentar su texto utilizando la combinación de colores que hemos mencionado anteriormente. Esto mantendrá su texto visible contra el fondo.
Mira esta diapositiva de una de nuestras plantillas de presentación. Fíjese en cómo el diseño, los tipos de letra y la combinación de colores se combinan para hacer que los elementos visuales destaquen.
Tanto si eres un principiante como un profesional, crear presentaciones de proyectos que tengan fuerza puede llevar mucho tiempo.
Digamos que tiene un plazo para ello. Tendrá que ocuparse de redactar el esquema del proyecto, preparar las notas de las diapositivas, diseñar las diapositivas, proporcionar e incorporar elementos visuales y mucho más.
Tratar estas cosas desde el principio podría ralentizarte o hacer que tus presentaciones sean desorganizadas.
El uso de plantillas de presentación podría ahorrarte todo el estrés. Te ayudan a realizar presentaciones de proyectos de aspecto profesional de forma rápida y sencilla.
Como las diapositivas están prediseñadas, encontrarás un lugar para insertar todo el contenido posible que necesites. Ya sea una barra de progreso, un gráfico, una tabla, un vídeo o una imagen, el diseño está ahí.
Además, el uso de plantillas de presentación ofrece coherencia de marca en cuanto a la fuente, el estilo, el diseño, los colores y el diseño general. Puedes personalizar y compartir las plantillas con tu equipo de proyecto para que tus presentaciones sean uniformes.
El título y el cuerpo principal de la diapositiva, la imagen y el diseño gráfico y las fuentes se definen en la plantilla. Por lo tanto, dar formato a las diapositivas se convierte en un juego de niños: se acabaron las presentaciones de proyectos desordenadas o desordenadas.
Visme cuenta con una amplia selección de plantillas diseñadas para que tus presentaciones brillen. Encontrará millones de gráficos, iconos, elementos de diseño y plantillas de diseño profesional perfectos para cualquier propósito, industria y tipo de proyecto.
Independientemente de su nivel de conocimientos, puede personalizar sus plantillas como la que se muestra a continuación. Sólo tienes que añadir tu contenido y las presentaciones de tus proyectos estarán listas en unos minutos.
Si sigues todos los consejos que hemos compartido anteriormente, probablemente tendrás la presentación perfecta del proyecto en papel. Gran material, pero su trabajo no ha terminado todavía.
Su producto final es la última pieza del rompecabezas, y tiene que hacer que cuente.
El asunto es el siguiente. Su presentación puede fracasar si la entrega no es convincente. De ahí la necesidad de planificar su entrega y transmitir su mensaje con pasión y entusiasmo.
A continuación se explica cómo hacer presentaciones de proyectos que dejen huella.
¿Sabías que Steve Jobs solía pasar dos días preparando sus presentaciones? Sí, has leído bien.
La práctica es uno de los pasos clave para dar en el clavo.
Puedes practicar la lectura en voz alta en tu espacio de tranquilidad. Mientras lo haces, haz grabaciones de audio y vídeo y obsérvalas repetidamente.
Pide a tus amigos y colegas que te sirvan de público de prueba y te den su opinión sobre tu presentación.
Este repaso le ayudará a asegurarse de que su presentación capta los puntos principales dentro del tiempo asignado. También le ayudará a mantener la postura corporal correcta durante la presentación de su proyecto.
Tómate el tiempo necesario para comprobar que el equipo funciona y familiarizarte con los ajustes y el funcionamiento. Esto es especialmente importante si tiene previsto utilizar vídeo o audio en sus diapositivas.
Su público puede tener una corta capacidad de atención, así que haga que esos primeros momentos cuenten. Con aperturas sólidas, puedes enganchar a tu audiencia y crear el ambiente para una presentación exitosa.
El discurso de graduación de Steve Jobs en Stanford en 2005 es un gran ejemplo de cómo tener una apertura sólida. Con más de 4 millones de visitas en YouTube, es uno de los discursos más memorables y vistos de la historia.
Fíjese en cómo engancha al público con poderosas anécdotas sobre su vida, empezando por el abandono de la universidad. Y luego pasa a compartir las lecciones que aprendió en sus primeros días en Apple, la pérdida de su trabajo en 1985 y las reflexiones sobre la muerte.
He aquí cómo pronunciar un gran discurso de apertura que capte la atención del público y le convenza de que merece la pena escucharlo:
Asegúrese de adaptar su gancho de apertura a su audiencia. Para que esto sea efectivo, sería útil conocer a su público, incluyendo sus gustos, aversiones, disposiciones culturales y éticas, etc.
Si quieres saber más sobre cómo hacer presentaciones de apertura atractivas y más, lee nuestra guía sobre cómo empezar una presentación.
Cuando presente su proyecto, céntrese en las necesidades de su público. De este modo, se creará una conexión emocional y se impulsará la acción.
Sin embargo, no hay que exagerar. Sé genuino y céntrate en hacerles llegar tus puntos. De este modo, te ganarás su confianza y crearás ilusión por tu proyecto.
Tenga en cuenta que puede que no todo salga como está previsto. Es mejor tener materiales de reserva y ser lo suficientemente flexible para hacer los ajustes necesarios. Prepararse para los imprevistos le dará más control sobre ellos.
Una vez que haya realizado una presentación fantástica, asegúrese de concluirla de forma memorable. Si lo hace, dejará una impresión duradera y empujará a su público a la acción.
Una forma de terminar la presentación del proyecto es utilizar una potente llamada a la acción.
También puede contar historias memorables, resumir los puntos principales y destacar cifras convincentes sobre el proyecto.
Por ejemplo, puede mencionar algunas cifras realmente intrigantes como:
El objetivo es dar a conocer a su público y estimularlo a actuar.
Puedes consultar nuestro otro artículo para saber más sobre cómo cerrar tu presentación con una buena nota.
El éxito de la presentación de un proyecto empieza por definir los objetivos y tener un plan claro para alcanzarlos. También hay que elaborar contenidos convincentes, prestando atención al diseño y a una entrega excelente.
Si quiere cerrar esos tratos, necesitará un cuadro sólido para explicar los detalles de su proyecto y por qué tendrá éxito. Recomendamos utilizar un software de presentación de proyectos intuitivo como Visme.
Visme es la herramienta de diseño perfecta para crear presentaciones de proyectos sorprendentes y atractivas. Con Visme, tendrás acceso a una amplia gama de funciones y herramientas que te ayudarán a dar vida a tus ideas de proyecto.
La herramienta cuenta con cientos de plantillas de presentación, elementos de diseño, estilos de letra, imágenes y vídeos de archivo incorporados, herramientas de visualización de datos y mucho más para que la presentación de su proyecto sea un éxito. Puedes descargar tu proyecto en diferentes formatos y compartirlo en múltiples canales de redes sociales.
Ahora tienes todos los consejos y herramientas para dar en el clavo en tus próximas presentaciones de proyectos. Adelante, hazlo memorable con el software de presentación de proyectos Visme.
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