Laut sprechen.
Wenn Sie auf der Suche nach der besten Möglichkeit sind, Informationen zu dokumentieren oder Ihre Ergebnisse auf professionelle und gut durchdachte Weise mitzuteilen, könnte ein Bericht die beste Lösung sein. Aber wenn Sie nicht wissen, wie Sie einen Bericht schreiben sollen, wo sollen Sie dann anfangen?
Das Verfassen von Berichten unterscheidet sich von vielen anderen Arten des Schreibens, weshalb es eine gute Idee ist, sich vorher gründlich zu informieren, bevor man anfängt.
Was müssen Sie in Ihren Bericht aufnehmen? Wie sollten Sie die einzelnen Abschnitte ausgestalten?
Es gibt verschiedene Berichtsformate, die sich nach Ihren spezifischen Bedürfnissen richten, aber die Struktur ist in der Regel bei allen ähnlich.
Gehen wir die einzelnen Schritte durch, um einen Bericht richtig zu verfassen, damit Sie Ihre Ergebnisse wirksam vermitteln können.
Zuallererst: Warum schreiben Sie diesen Bericht? Was ist der Sinn oder das Ziel? Handelt es sich um einen akademischen Bericht oder ist er geschäftsbezogen? Vielleicht müssen Sie einen Jahresbericht, einen Verkaufsbericht oder einen Finanzbericht verfassen.
Überlegen Sie auch, wer Ihr Publikum ist. Ihr Bericht kann für den internen Gebrauch im Unternehmen bestimmt sein, oder er kann extern sein, um ihn Investoren, Kunden und anderen zu präsentieren.
Handelt es sich um einen regelmäßigen Bericht, den Sie jeden Monat, jedes Quartal oder jedes Jahr wiederholen müssen? Ist sie für Personen, die über Ihnen im Unternehmen stehen, oder für Ihre Abteilung?
Es ist wichtig, Ihr Ziel zu kennen, um zu wissen, was Ihr Inhalt enthalten wird und wo Sie Ihre Informationen abrufen müssen.
Beginnen Sie nie etwas zu schreiben, ohne vorher eine Gliederung zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Bericht zu strukturieren, zu verstehen, welche Ressourcen Sie benötigen, um alle Ihre Ergebnisse und Materialien zu finden und vieles mehr.
Diese Gliederung muss nicht allzu detailliert sein, aber sie bietet einen Ausgangspunkt für Ihren vollständigen Bericht. Auf diese Gliederung können Sie dann während des gesamten Schreibprozesses zurückgreifen.
Beginnen Sie mit dem Zweck oder Ziel Ihres Berichts und listen Sie dann Ihre Hauptpunkte und einige Aufzählungspunkte auf, die Sie im Inhalt Ihres Berichts unbedingt abdecken wollen.
Ihre Gliederung könnte etwa so aussehen:
Beginnen Sie mit der Recherche zu Ihrem Thema und sammeln Sie die Informationen, die Sie für die Erstellung Ihres Berichts benötigen. Dabei kann es sich um Online-Quellen, Fachzeitschriften, Experimente oder einfach um Analysen und Zahlen aus der CRM- oder Vertriebssoftware Ihres Unternehmens handeln.
Fügen Sie alle Recherchen in Ihre Gliederung ein, damit Sie wissen, welche Zahlen und Informationen zu den einzelnen Hauptpunkten gehören.
Sobald Sie alles zusammengetragen haben, was Sie für Ihren Bericht benötigen, können Sie mit dem Schreiben beginnen.
Es kann sein, dass Sie noch einmal zurückgehen müssen, um weitere Informationen zu finden und weitere Nachforschungen anzustellen, und das ist in Ordnung. Aber sobald Sie das Gefühl haben, dass Sie den Stoff, den Sie abdecken müssen, im Griff haben, können Sie zum nächsten Schritt übergehen und mit einem Berichtsgenerator beginnen.
Jetzt können wir mit der Gestaltung des Deckblatts Ihres Berichts beginnen! Wenn Sie zum ersten Mal an Ihrem Deckblatt arbeiten, ist es eine gute Idee, mit einer Vorlage zu beginnen.
So können Sie Ihren Bericht aufpeppen und ihn zu mehr als einem schwarz-weißen Word-Dokument machen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Ihre Titelseite ästhetisch ansprechend zu gestalten, damit sie für Ihr Publikum auffällt.
Sehen Sie sich das Deckblatt dieser Visme-Berichtsvorlage unten an.
Bei der Erstellung eines Deckblatts für einen Bericht sind bis zu fünf Punkte zu beachten, von denen der wichtigste natürlich der Titel des Berichts ist.
Andere beinhalten, für wen der Bericht bestimmt ist, von wem er erstellt wurde (von Ihnen!), das Datum oder Ihre Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens.
Diese Informationen direkt auf dem Deckblatt des Berichts sind der beste Weg, um den Leser auf einen Blick wissen zu lassen, was der Bericht enthält und für wen er bestimmt ist.
Der nächste Teil Ihres Berichts wird Ihr Inhaltsverzeichnis sein. Auch wenn Sie vielleicht noch nicht genau wissen, wie Ihr Bericht aufgebaut sein wird, hilft Ihnen Ihre Gliederung bei den ersten Schritten.
Während Sie Ihren Bericht schreiben – oder auch wenn Sie ihn fertiggestellt haben – können Sie das Inhaltsverzeichnis aktualisieren, um es an Ihre Überschriften und Zwischenüberschriften anzupassen.
Um die Navigation zu erleichtern, sollten Sie darauf achten, dass alle Seitentitel und Zwischenüberschriften genau dem entsprechen, was Sie in Ihrem Inhaltsverzeichnis angeben.
Werfen Sie einen Blick auf das Inhaltsverzeichnis in der folgenden Berichtsvorlage.
Sehen Sie, dass die Trennlinien deutlich sichtbar sind, so dass Sie leicht erkennen können, welcher Abschnitt auf welcher Seite beginnt? Sie sollten sicherstellen, dass Sie etwas Ähnliches nachahmen.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten dafür.
Zum einen können Sie Ihr Inhaltsverzeichnis rechts ausrichten, so dass die Titel direkt neben den Seitenzahlen stehen, wie in dem Beispiel unten, das direkt in Visme entworfen wurde.
Oder Sie können eine gepunktete Linie oder ein anderes visuelles Element verwenden, das den Blick des Lesers über die Tabelle direkt zur Seitenzahl führt.
Achten Sie nur darauf, dass Sie die richtige Seitenzahl für jeden Abschnitt finden können.
Der erste Abschnitt, den Sie in Ihrem Bericht schreiben, ist immer eine Zusammenfassung oder Einleitung. Dieser sollte sich über eine oder zwei Seiten erstrecken, um dem Leser einen kurzen Einblick in Ihre Ergebnisse oder Erkenntnisse zu geben.
Gehen Sie auf die Methodik ein, mit der Sie das in Ihrem Bericht behandelte Material zusammengetragen haben, sei es durch Forschung, ein Experiment, das Sammeln von Analysen, das Durchsuchen von CRM-Daten, das Berechnen von Einnahmen und mehr.
Sie sollten auch Bilder einbeziehen, die Ihnen helfen, Ihre Geschichte zu erzählen. Das kann alles sein, von der Fotografie bis hin zu Symbolen oder Grafiken. Sie können sogar Formen einbeziehen, um Ihr Design zu unterstützen.
Hier ist ein Beispiel für eine Einleitung eines Vorschlagsberichts mit einer schönen Seitengestaltung und einem Schwarz-Weiß-Foto als Ausgleich zum Text.
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Inhalt Ihres Berichts. Sie haben bereits Ihre Gliederung erstellt, Ihre Recherchen zusammengetragen und Ihr Deckblatt, das Inhaltsverzeichnis und die Einleitung verfasst.
Das bedeutet, dass Sie genau wissen sollten, was der Hauptteil Ihres Berichts enthalten wird, was es Ihnen erleichtert, in den Hauptteil einzutauchen.
Die Berichte können sehr unterschiedlich lang sein, wobei kürzere Berichte 7-15 Seiten und längere Berichte 30-50 Seiten oder mehr umfassen können. Kürzere Berichte befassen sich mit einem einzigen Thema, längere Berichte mit mehreren.
Führen Sie diese Schritte aus, um einen effektiven Bericht zu schreiben, oder lassen Sie sich beim Schreiben von Aufgaben helfen.
Obwohl Sie jede Ihrer Hauptüberschriften in Ihr Inhaltsverzeichnis aufnehmen – d. h. Einleitung, Hauptteil und Schluss –, sollten Sie auch Ihre Zwischenüberschriften einbeziehen.
Außerdem sollten Sie Ihren Bericht in verschiedene Abschnitte unterteilen, je nachdem, was er behandelt.
Wenn Sie einen Jahresbericht erstellen, können Sie diesen auf verschiedene Monate aufteilen. Wenn Sie einen Finanzbericht erstellen, werden Sie ihn vielleicht auf der Grundlage verschiedener Statistiken und Zahlen aufteilen.
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihren Bericht in Abschnitte zu gliedern, aber genau wie wir diesen Artikel in verschiedene Zwischenüberschriften unterteilt haben, ist es wichtig, dies zu tun. Dadurch wird es für den Leser einfacher, die einzelnen Abschnitte zu verstehen.
Schauen Sie sich an, wie diese Berichtsvorlage den Hauptteil in mundgerechte Stücke unterteilt hat.
An dieser Stelle können Sie sich mit Ihren Recherchen befassen und über Ihr Thema sprechen. Ergänzen Sie die einzelnen Unterpunkte, die Sie zuvor festgelegt haben, mit den Ergebnissen, die Sie herausgefunden haben.
Berichte sind in der Regel eher formeller Natur, denken Sie also beim Schreiben daran. Verzichten Sie auf einen eher umgangssprachlichen Ton, vermeiden Sie die Verwendung von Abkürzungen und zitieren Sie alle Quellen und Ergebnisse korrekt.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Aspekte der Themen Ihres Berichts abdecken, einschließlich der wichtigsten Statistiken, aktueller Forschungsergebnisse und mehr.
Füllen Sie Ihren Bericht nicht bis zum Rand mit reinem Text. Die Einbindung von Bildern, Symbolen, Grafiken, Diagrammen und grafischen Organizern ist eine gute Möglichkeit, um Ihre Inhalte zu visualisieren und Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.
Wenn Sie einen Finanz- oder Verkaufsbericht erstellen, sind Datenvisualisierungen der Schlüssel, um Ihre Zahlen und Statistiken auf leicht verständliche Weise darzustellen.
Hier ist ein Beispiel für eine unserer Vorlagen, die Diagramme und Grafiken in die Berichtsseiten integriert, um sie noch verständlicher zu machen.
Um einen guten Bericht zu erstellen, muss man lernen, wie man mit Daten eine Geschichte erzählen kann. Aber Sie wollen sich nicht nur auf die Datenvisualisierungstools in Ihrem Bericht beschränken.
Das Einbinden von Fotos und Grafiken in die Gestaltung Ihres Berichts ist eine weitere gute Möglichkeit, Ihren Text darzustellen und den Leser zu fesseln. Berichte haben den schlechten Ruf, langweilige Textwände zu sein, aber wir möchten Sie ermutigen, über den Tellerrand hinauszuschauen.
Verwenden Sie Stockfotos und Vektorsymbole, um Ihre Botschaft zu vermitteln.
Werfen Sie einen Blick auf die nachstehende Vorlage und sehen Sie, wie sie auf kreative Weise verschiedene Arten von Bildmaterial einbindet, um die Seite aufzuwerten.
Testen Sie die Datenvisualisierungstools von Visme, die Stockfoto-Bibliothek, die Auswahl an Vektorsymbolen und vieles mehr, damit sich Ihr Bericht von der Masse abhebt.
Achten Sie darauf, dass Sie angeben, welche Materialien Sie für Ihre Ergebnisse verwendet haben und welche Quellen Sie benutzt haben. Manchmal wird dieser Abschnitt kurz und bündig sein, indem Sie einfach Ihre CRM-Software oder andere Tools erwähnen, die Sie zur Ermittlung von Zahlen verwendet haben. Andere werden länger sein.
Unabhängig davon, ob Sie die Daten Ihres Unternehmens verwendet haben oder Ihre Ergebnisse anhand eines Experiments oder einer Drittquelle ermittelt haben, müssen Sie alle verwendeten Quellen in Ihrem Bericht aufführen.
Nicht jeder Abschnitt in Ihrem Bericht ist lang genug, um eine Zusammenfassung zu benötigen, aber wenn Sie einen Abschnitt haben, der sehr viele Informationen enthält oder sich über mehrere Seiten erstreckt, ist es eine gute Idee, ihn am Ende zusammenzufassen.
Auf diese Weise kann der Leser sicherstellen, dass er alle Informationen behalten hat, und er kann den Bericht zu einem späteren Zeitpunkt überfliegen, indem er die Zusammenfassungen der Abschnitte liest.
Sie sind fast fertig! Nun ist es an der Zeit, ein Fazit zu schreiben und den Bericht abzuschließen.
Fassen Sie zunächst Ihre Argumente zusammen. Ja, Sie haben kleine Zusammenfassungen für jeden Abschnitt im Hauptteil geschrieben, aber jetzt werden Sie eine Gesamtzusammenfassung des Inhalts Ihres Berichts geben.
Beziehen Sie sich auf Ihre Ergebnisse und diskutieren Sie, was sie bedeuten. Während Ihr Hauptteil eher dazu diente, Ihre Ergebnisse zu demonstrieren, können Sie in der Schlussfolgerung über deren Kontext in der realen Welt sprechen oder darüber, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.
Anschließend sollten Sie über die nächsten Schritte sprechen. Wenn Ihre Ergebnisse nicht so positiv waren, wie Sie gehofft hatten, schreiben Sie, was Sie planen, um sicherzustellen, dass sie beim nächsten Mal besser werden. Legen Sie Ihre Ziele und Strategien zur Nutzung dieser Erkenntnisse dar.
Und stellen Sie sicher, dass Sie keine neuen Informationen einführen. Auch wenn Sie über die Informationen auf eine andere Art und Weise sprechen, sollten Sie sich weiterhin ausschließlich auf Daten und Inhalte beziehen, die bereits in Ihrem Bericht enthalten sind.
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Sie haben die verwendeten Materialien und Quellen in einem Abschnitt Ihres Berichts behandelt, aber am Ende jedes Berichts sollte ein vollständiges Literaturverzeichnis stehen, in dem alle Ihre Quellen in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt sind, damit der Leser leicht auf weitere Informationen zugreifen kann.
Sie können auch Danksagungen an bestimmte Organisationen oder Personen anfügen, die Ihnen bei der Zusammenstellung des Berichts geholfen haben.
Je nach Zweck Ihres Berichts können Sie am Ende auch ein Glossar einfügen, um Branchenbegriffe für externe Leser zu definieren, die sie möglicherweise nicht ganz verstehen.
Sind Sie bereit, mit Ihrem nächsten Bericht zu beginnen? Visme macht es Ihnen leicht mit vorgefertigten Berichtsvorlagen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Informationen einzugeben und Ihren Bericht an die Zielgruppe zu senden! Wenn Sie ihre Zielgruppe noch nicht kennen, nutzen Sie am besten Software, die bei der Identifizierung von Zielgruppen hilft.
Erfahren Sie, wie Sie einen Bericht schreiben, der sich von anderen abhebt, indem Sie die in diesem Artikel beschriebenen Schritte befolgen und in eine ansprechende Vorlage eingeben. Melden Sie sich für Ihr Visme-Konto an und legen Sie noch heute los.
Und in unserem 5-minütigen Video erfahren Sie, wie Sie schöne Dokumente wie Ihren nächsten Bericht gestalten können.
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