Как создать качественную обложку для отчета [по шаблону или с нуля]

Вы отлично потрудились и составили прекрасный отчет, но у вас все еще нет титульной страницы? Значит, работа не окончена.

Это - серьезное замечание. Вам покажется, что его можно и пропустить. Но мы считаем, что на этом стоит сделать акцент.

Наверняка вам бы хотелось, чтобы ваши идеи дошли до читателей, были оценены по достоинству и вызвали горячее одобрение. 👏

Но даже если диаграммы в вашем отчете оформлены со вкусом, а текст написан хорошо и доступно, всё это не означает, что ваш отчет наверняка прочтут.

Чтобы ваши усилия не пропали даром, упакуйте контент и круговые диаграммы в красивую обертку – то есть обложку.

Представьте такую аналогию – вы заходите в любимый книжный магазин и думаете, что бы купить почитать. На ум ничего не приходит (знаем, такое вряд ли возможно, но всё же), и вы начинаете оглядываться по сторонам в поисках идей.

Как думаете, какую книгу вы выберете?

Это может прозвучать банально, но, скорее всего, вы возьмете с полки книгу с самой заманчивой обложкой. Возможно, вас привлечет ее цвет или дизайн, а может быть и внешний вид в целом.

В любом случае, чтобы у вас появилось желание открыть и пролистать книгу, ее обложка должна вам понравиться.

То же происходит с любыми документами, в числе которых и отчеты.

Обложка привлекает взгляд читателей и побуждает их прочесть то, над чем вы так старательно трудились.

Так как отчеты составляются постоянно – раз в год или даже квартал, стоит позаботиться о том, чтобы потраченные на них усилия не были напрасны. Именно поэтому давайте поговорим о дизайне.

В этой статье мы расскажем как создать обложку для  отчета, перечислим элементы, которые должны на ней присутствовать, и посоветуем, на что следует обратить внимание.

Почему обложка обязательно должна быть красивой?

Принято считать, что отчеты – это унылые пачки бумаги, которые никто не читает. Скучными их делает большое количество цифр, а объемными – волны текста.

Может быть, так думаете и вы?

К счастью, сегодня этот стереотип уходит в прошлое.

Всё больше специалистов, которые работают с документами, осознают, что картинки в них нужны не только для красоты.

Яркие и визуально привлекательные отчеты действительно открывают и читают. Как вы думаете, что позволило прийти к этому открытию?

Как часто бывает, помогла наука.

Ученые провели масштабные исследования и выяснили, что дизайн производит первое впечатление на читателей, и от внешнего вида во многом зависит, заинтересует ли их документ.

Вдумайтесь в это.

Любой документ начинается с дизайна.

Как выяснили в своем исследовании ученые из Массачусетского технологического института (MIT), человеческому мозгу требуется 13 миллисекунд, чтобы обработать визуальный образ.

Да-да, всего 13 миллисекунд!

Но в чем же причина того, что мы воспринимаем визуальную информацию намного быстрее, чем любую другую?

Секрет прост – дело в том, что наш мозг притягивают эстетически красивые образы. Мы реагируем на красоту автоматически, это заложено в нас природой. Поэтому любой отчет должен начинаться с привлекательной обложки.

Вывод: уделите достаточно внимания дизайну обложки вашего отчета. Выберите уместные и сочетающиеся между собой цвета, красивые и читабельные шрифты, убедительные иллюстрации. Всё это поможет вам пробудить любопытство аудитории.

Документы с качественным дизайном лучше запоминаются.

Вот ещё одно интересное открытие ученых. Наш мозг способен запомнить более 2000 картинок с точностью около 90 %. В то же время, мы не способны с такой же точностью сохранять в памяти слова.

Таким образом, визуальный контент запоминается намного лучше, чем текст.

Вывод: качественная обложка поможет вам сделать отчет запоминающимся. Возможно, вы даже услышите от своего начальника такие слова: «Принесите-ка мне тот симпатичный отчет».

Это значит, что ваша цель достигнута!. ✔✔

Хороший дизайн делает ваш контент убедительным.

Это заключение основано на выводах из одного уже не нового, но чрезвычайно важного для маркетинга исследования. В его ходе ученые разделили аудиторию на две группы и показали каждой из них презентацию о тайм-менеджменте. Презентация для одной группы содержала текст и иллюстрации, а для другой – только текст. Что же удалось выяснить?

Презентация с иллюстрациями оказалась на 43 % более убедительной, чем текстовая презентация. Участники исследования также сообщали, что презентация с картинками показалась им более интересной, профессиональной и понятной.

Вывод: эти принципы можно успешно применить при создании любых документов. Отчет с яркой и красивой обложкой будет выглядеть профессионально и интересно, и он лучше запомнится читателям.

Более того, если вы используете картинки не только на обложке, но и в тексте, это преобразит ваш отчет и сделает его более легким для восприятия.

Резюмируя сказанное выше, можно сказать, что привлекательный дизайн обложки – это половина пути к успеху. Красивая обложка сделает отчет запоминающимся, выделит его в общей массе посредственных документов и пробудит интерес читателей.

С чего начать создание дизайна обложки

Мы надеемся, что смогли убедить вас в том, что обложка – по-настоящему важная часть отчета. Теперь перейдем к делу и создадим отличный дизайн!

Не забывайте, что цель – сделать обложку привлекательной, информативной, запоминающейся и, что немаловажно, качественной.

Кроме того, дизайн должен соответствовать вкусам вашей аудитории и тематике отчета. К примеру, отчет, который ляжет на стол владельца сети кофеен, будет сильно отличаться от отчета для директора крупного медицинского центра.

Чтобы попасть в ожидания аудитории, задайте себе следующие вопросы.

Кто будет читать отчет?

Яркие цветовые акценты на обложке будут хорошо восприняты теми, кто работает в индустрии моды и красоты. Но в здравоохранении излишне пестрый дизайн может показаться слишком легкомысленным. По этой причине годовой общественный отчет клиники Мэйо выполнен в традиционном синем цвете. Как известно из результатов многих исследований, синий цвет внушает доверие. 

Image Source

Каковы вкусы вашей аудитории?

Определив, кто составляет вашу аудиторию, подумайте о ее вкусах.

Например, если ваш начальник испытывает серьезную неприязнь к желтому цвету, наверное, не стоит класть к нему на стол отчет с ярко-желтой обложкой.

Но что если вам понравился какой-то конкретный шаблон, а он оформлен именно в желтых тонах? Например, вот такой.

Даже в таком случае не всё потеряно – просто измените цвет в редакторе. В Visme мы предусмотрели такую возможность, и настроить нужную цветовую гамму в готовом шаблоне можно всего за несколько кликов.

О чем ваш отчет?

Это третий вопрос, который вы должны себе задать. Вы должны по-настоящему хорошо ориентироваться в теме, которую собираетесь осветить.

К примеру, вы собираетесь составить отчет о вымерших видах животных. Подойдут ли для его обложки фотографии цветов и деревьев? Вряд ли.

Представьте себе, если бы в отчете Международного фонда защиты природы за 2018 год, который вы видите ниже, вместо тигра на обложке был бы изображен цветок.

Image Source

Какой формат подойдет для вашего отчета?

Ещё до того, как вы займетесь дизайном обложки отчета, подумайте и решите, в каком формате вам удобнее всего будет изложить информацию.

Возможно, вам даже удастся уложиться в одну страницу. Если ваш отчет довольно простой, обратите внимание на этот шаблон.

Возможно, вам больше подойдет формат еженедельного отчета. Взгляните на этот шаблон, на первом листе которого есть обзор недели.

Если вы хотите подойти к задаче ещё более творчески, создайте отчет в формате интерактивной инфографики. Не знаете, с чего начать? В Visme вы найдете отличный выбор шаблонов инфографики – возьмите один из них за основу.

Но и не забывайте, что если вам есть, о чем рассказать аудитории, вы можете создать подробнейший отчет, включив в него все важные цифры, ваши планы на будущее и анализ событий за прошедший год или квартал.

Но если вам нужны идеи, возможно, будет удобнее начать с шаблона.

Взгляните, например, на этот отличный пример.

Как видите, вам есть, из чего выбрать. Но чтобы не ошибиться с выбором, хорошо подумайте, какой формат лучше всего подойдет для вашего отчета.

Полистайте также наши примеры шаблонов – все они составлены профессиональными дизайнерами.

Соответствует ли обложка стилю бренда?

Не забудьте оценить, отвечает ли оформление обложки фирменному стилю вашего бренда. Соблюдать фирменный стиль нужно в любом случае, пишете ли вы отчет для клиентов или для сотрудников своей же компании.

В дизайне обложки должны использоваться фирменные шрифты и цвета, а его общая концепция не должна выбиваться из стиля, присущего вашему бренду. Читатели должны видеть и чувствовать ваш стиль начиная с обложки.

Посмотрите на этот пример – Институт контент-маркетинга каждый год оформляет обложки отчетов в оранжевом цвете. Почему? Дело в том, что оранжевый – фирменный цвет их бренда.

Если у вас уже есть разработанный фирменный стиль, вы можете быстро добавить его прямо в готовый шаблон обложки отчета.  

Допустим, вам понравился этот шаблон обложки из коллекции Visme.

Откройте его в редакторе и вставьте ваш логотип, а цвета и шрифты измените на фирменные цвета и шрифты вашего бренда. Готово!

Что разместить на обложке отчета

Прежде чем создавать дизайн, нужно решить, какую именно информацию вы поместите на обложку. Если начать работать без плана, велика вероятность, что в процессе работы вам многое придется переделывать.

На обложку отчета нужно поместить:

• Заголовок отчета
• Подзаголовок
• Имя автора
• Должность автора
• Название и логотип компании
• Дату составления

В этом удобство использования шаблонов – с ними вы точно не забудете добавить нужную информацию.

Пора создать обложку для отчета

Теперь, когда у вас есть готовый план, давайте перейдем к самому дизайну.

Мы рассмотрим самые важные элементы – цвет, шрифт, пустое пространство и другие элементы, благодаря которым обложка будет выглядеть по-настоящему качественно.

Небольшой, но важный совет: если у вас уже есть готовый фирменный стиль, это значительно облегчит работу. С ним вам не нужно будет придумывать ничего нового.

Итак, начнем!

1. Выбирайте цвета с умом.

Трудно устоять перед соблазном использовать на обложке сразу все любимые цвета. Но всё же, в дизайне такой подход не работает.

Как мы писали выше, оптимальный вариант – взять цветовую палитру вашего бренда.

Если у бренда ещё нет фирменного стиля, то начать работу стоит с изучения психологии цвета.

Вот ещё несколько полезных советов:

• Чтобы отчет выглядел гармонично и приятно для глаза, не стоит использовать больше трех цветов.
• Текст должен хорошо выделяться на своем фоне. Контрастный цвет текста сделает его более удобочитаемым. Например, черный текст на белом или светлом фоне всегда хорошо воспринимается.
• Выбирайте контрастные цвета или несколько оттенков одного и того же цвета.

Что касается самого цвета текста, попробуйте поэкспериментировать. Выберите яркий цвет для заголовков, а подзаголовки оформите другим цветом.

Но в любом случае надежнее всего сделать шрифт основного текста черным или белым, в зависимости от фона. Причина этого в том, что эти два цвета самые контрастные, они читаются лучше всего. Чем лучше будет виден текст отчета, тем легче читателям будет уловить его основные моменты.

Прежде чем мы перейдем к следующему элементу, оставим для вас ссылку на отличную подборку: 50 проверенных цветовых комбинаций. Просто используйте те готовые сочетания, которые вам понравятся – это сэкономит вам уйму времени. Иначе очень легко потеряться во всем многообразии цветов.

2. Тщательно выбирайте шрифты.

Не стоит недооценивать роль типографики в дизайне. Как сказал основатель компании iA и редактора iAWriter Оливер Райхенштайн, «оптимизация типографики означает оптимизацию читабельности, доступности, удобства использования и достижение графического баланса в целом».

Не забывайте, что у каждого шрифта есть свой характер. Некоторые шрифты выглядят расслабленно и даже легкомысленно, некоторые – более аккуратно и серьезно.  Всё это значит, что выбору шрифтов следует уделить самое пристальное внимание.

Учитывайте каждый аспект шрифта, – округлость и ширину букв, расстояние между ними, насыщенность. Все эти характеристики помогают создать определенный образ в уме ваших читателей.

Например, возьмем рукописные шрифты. Их стиль – изящный, утонченный. Шрифты с засечками, напротив, выглядят формально и выхолощено. Шрифты без засечек придают дизайну и тексту более современный вид.

Если вы не хотите уделять много времени выбору шрифта, смело берите один из лучших пяти шрифтов из нашей подборки.

Вот ещё несколько подсказок, которые помогут вам выбрать шрифт:

• Проверяйте читабельность шрифта в разных размерах.
• Используйте безопасный для Интернета шрифт, который поддерживается несколькими браузерами.
• Как и с цветом, ограничьтесь двумя-тремя разными шрифтами.

Если вы сочетаете шрифты друг с другом, подумайте, какого эффекта вы хотите достигнуть.

Нужно ли, чтобы шрифты гармонировали друг с другом? Или вы хотите создать контраст между ними? Выбор будет зависеть от ваших целей.

Посмотрите это видео, если вы хотите научиться грамотно комбинировать шрифты.

3. Подберите качественный визуальный контент.

Визуализируйте данные и используйте графические элементы-органайзеры  – так ваш отчет будет восприниматься ещё лучше.

Но, что даже важнее, красивые визуальные образы отлично привлекают внимание. Ещё такие элементы сделают ваш отчет запоминающимся.

Но здесь есть один очень важный момент – любое изображение обязательно должно быть качественным.

Это правило касается любых изображений – например, таких, которые занимают небольшую часть обложки, как в этом шаблоне.

И, конечно, высокое качество должны иметь изображения, которые растянуты на всю страницу, как в шаблоне ниже.

Любое изображение должно быть качественным. Неудачная, плохого разрешения фотография или иллюстрация будет выглядеть крайне непрофессионально.

К счастью, все шаблоны из библиотеки Visme легко и удобно настраивать. Вам лишь нужно заменить изображения и отредактировать текст.

Помимо качества, обратите внимание на следующее:

• Изображения должны соответствовать тематике вашего отчета.
• Картинки должны быть простыми, но уникальными – так они будут выделяться.
• Образы должны быть выразительными и подкреплять ваши мысли.

На примере отчета Общества охраны природы за 2019 год вы можете увидеть все эти три принципа в действии:

Учтите, что не стоит добавлять изображения в отчет только для красоты. Главная цель картинок – усиливать идеи, которые содержатся в тексте.

4. Подумайте над иерархией элементов обложки.

Обратите внимание на визуальную иерархию – способ компоновки элементов на обложке вашего отчета. Нам нужно показать читателю, с чего начать чтение, а затем направить его взгляд от одного элемента к другому.

Давайте посмотрим, как работает визуальная иерархия, на примере этого шаблона предложения из библиотеки Visme.

Обратили внимание, что первым делом взгляд падает на заголовок «CRO Proposal»? Это происходит за счет приемов дизайна.

Каких именно? Размера и полужирного начертания шрифта.

Затем взгляд перемещается на подзаголовок «Conversion Rate Optimization».

Он набран шрифтом меньшего кегля, но всё же более крупным, чем остальной текст.

Вот ещё несколько советов для создания визуальной иерархии:

• Управляйте вниманием читателей с помощью размеров шрифта. Чем крупнее вы наберете текст, тем раньше он будет прочитан.
• Оставьте достаточно пустого пространства вокруг текста. Так его будет удобнее читать.
• Обратите внимание на рисунок шрифта – ширину букв, насыщенность и начертание.
• Не забывайте о цвете и оттенке. В отличие от темных оттенков, более светлые создают эффект глубины. Яркие цвета выделяются лучше, чем черно-белая гамма или приглушенные оттенки. Выбирайте их с умом.

Ещё больше советов о принципах создания визуальной иерархии вы найдете в нашем видео из серии Make Information Beautiful.

5. Не забывайте о пустом пространстве.

Заключительный, но не менее важный элемент дизайна – это пустое пространство. Его также называют «негативное пространство» и «белое пространство». Это буквально место, где нет никаких элементов.

В то же время, пустое пространство – это не обязательно просто белый фон. Его роль может выполнять фон любого цвета, изображение, текстура или узор.

Цель пустого пространства – создать воздух вокруг ваших элементов дизайна. Его грамотное использование делает текст до 20 % более читабельным.  

На обложке пустое пространство должно присутствовать между заголовком, подзаголовком и остальными графическими элементами.

Посмотрите на то, как продуманно пустое пространство используется в этом шаблоне.

Итак, резюмируем:

• Оставляйте достаточно пустого пространства вокруг элементов, к которым вы хотите привлечь внимание. Шеф-редактор издания UX Planet Ник Бабич говорит: «Чем больше пустого пространства вокруг элемента, тем лучше этот элемент привлекает внимание».
• Если на обложке вашего отчета есть графические элементы, например геометрические фигуры, вокруг них обязательно должно быть пустое пространство.
• Чтобы заголовок, подзаголовок и остальной текст на обложке хорошо читались, оставляйте пустое пространство между текстовыми блоками.

Создайте эффектную обложку для отчета

Вы можете создать дизайн обложки отчета с нуля или взять за основу шаблон из библиотеки Visme и настроить его всего за несколько минут.

Хотя принципы, о которых мы рассказали в этой статье, кажутся простыми, применить их все на практике довольно сложно, особенно если вы не профессиональный дизайнер. Именно поэтому так удобно работать с готовыми шаблонами.

Так чего же вы ждете? Зарегистрируйтесь в Visme бесплатно и начните создавать дизайн обложки для вашего следующего отчета.

Чтобы узнать больше о работе в редакторе Visme, посмотрите этот пятиминутный видеоролик.

Автор статьи Masooma Memon

Masooma Memon is a pizza-loving freelance writer by day and a novel nerd by night. She crafts research-backed, actionable blog posts for SaaS and marketing brands who aim to employ quality content to educate and engage with their audience.