Говорите громко.
Если вы ищете хороший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами в профессиональной и продуманной манере, отчет может стать лучшим решением. Но с чего же начать?
Отчет отличается от многих других видов документов, поэтому перед тем, как приступить к работе, тщательно подготовьтесь.
Что нужно включить в отчет? Как оформить каждый раздел?
Существуют различные форматы отчетов в зависимости от ваших конкретных потребностей, но структура, как правило, остается одинаковой для всех.
Чтобы помочь вам составить профессиональный отчет, мы подготовили это пошаговое руководство.
В первую очередь задайте себе несколько вопросов. Для чего вы пишете этот отчет? Какова его цель или центральная тема? Это учебный отчет или отчет о бизнесе? Возможно, вы собираетесь составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет?
Также подумайте о вашей целевой аудитории. Будет ли ваш отчет внутренним, то есть только для сотрудников вашей компании, или его будут читать инвесторы, клиенты и т. д.?
Это периодический отчет, который вы будете подавать раз в месяц, квартал или год? Он предназначен для руководства или для коллег из вашего отдела?
Важно понимать цель для того, чтобы знать, что будет нужно включить в отчет и где вам искать информацию.
Обязательно составьте план до начала работы над текстом. Это поможет структурировать отчет и понять, какие материалы понадобится изучить.
Этот план не должен быть слишком подробным, скорее, он станет вашей отправной точкой. Затем вы можете обращаться к этому плану в процессе написания отчета.
Начните с цели или задач вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов, которые вы собираетесь рассмотреть.
Ваш план может выглядеть примерно так:
Начните поиск по вашей теме и соберите материалы, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, исследования или просто аналитические данные и цифры из вашей CRM-системы или системы управления продажами.
Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и данные относятся к каждому из ваших основных пунктов.
Как только вы закончите собирать всю необходимую для отчета информацию, можете приступать к его написанию.
Не волнуйтесь, если в процессе вам придется искать дополнительную информацию, это нормально. Но как только вы почувствуете, что у вас есть понимание материала, который нужно охватить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работать в генераторе отчетов.
Теперь можно перейти к оформлению титульной страницы вашего отчета. Если вы впервые работаете над титульной страницей, попробуйте взять за основу шаблон.
Так вы сможете разнообразить дизайн вашего отчета и сделать его чем-то большим, чем черно-белый текстовый документ. Это также поможет вам сделать титульную страницу эстетически привлекательной, чтобы она выделялась на фоне других.
Посмотрите на титульную страницу шаблона отчета из библиотеки Visme ниже.
Когда вы будете думать об оформлении титульной страницы отчета, не забудьте о пяти пунктах, самым важным из которых, конечно, является название вашего отчета.
Другие пункты, которые нужно включить: для кого предназначен отчет, кем он был подготовлен (вами!), дата составления и название вашего отдела.
Наличие этой информации прямо на титульной странице отчета — лучший способ сразу дать читателю понять, что именно содержится в отчете и для кого он предназначен.
Первый раздел с которого вы начнете - это вступление или оглавление. Несмотря на то, что вы пока можете не знать, как именно будет выглядеть отчет, ваш план поможет начать работу.
По мере написания отчета — или даже когда вы его закончите — вы сможете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.
Если вы хотите, чтобы в отчете было легко ориентироваться, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы поместили в содержание.
Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.
Посмотрите на четкие разделители, благодаря которым легко определить, на какой странице начинается каждый раздел. Постарайтесь использовать похожий подход.
Для этого существует множество различных способов.
Например, вы можете выровнять содержание по правому краю, чтобы заголовки располагались рядом с номерами страниц, как в примере ниже. Кстати, этот пример был создан в Visme.
Также можно использовать пунктирную линию или другой графический элемент, который направляет взгляд читателя прямо к номеру страницы.
Постарайтесь, чтобы оглавлением было удобно пользоваться и не возникало путаницы с номерами страниц.
Первый раздел в отчете — это краткое изложение или введение. Оно должно занимать одну-две страницы и давать читателю краткое представление о результатах или выводах.
Расскажите о методологии, использованной для сбора материала, который вы охватили в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитических данных, просмотр данных CRM, подсчет доходов и многое другое.
Используйте визуальные материалы, которые помогут рассказать вашу историю. Это может быть что угодно — от фотографий до иконок или графиков. Вы даже можете использовать в дизайне геометрические фигуры.
Вот пример введения к отчету о предложении с красивым дизайном и черно-белой фотографией, которая уравновешивает текст.
Теперь пора перейти к основной части вашего отчета. Вы уже составили план, собрали информацию и оформили титульную страницу, написали содержание и введение.
Это означает, что вы уже точно знаете, что будет содержать основная часть вашего отчета, поэтому работа должна пойти легко.
Объем отчетов может сильно варьироваться: короткие отчеты могут содержать 7–15 страниц, а длинные — 30–50 страниц и более. Как правило, объем зависит от темы. В коротких отчетах основное внимание уделяется одной теме, а в более длинных — нескольким.
Выполните следующие шаги, чтобы правильно написать основную часть отчета, или воспользуйтесь услугами профессиональных редакторов.
Несмотря на то, что в содержании у вас будут все основные разделы — введение, основная часть и заключение — добавьте в него также и подзаголовки.
Поделите основную часть отчета на несколько разделов в зависимости от того, о чем пойдет речь.
Если вы создаете годовой отчет, его можно разделить по месяцам. Финансовый отчет можно разделить по категориям статистических данных и цифр.
Существует множество различных способов разбить основную часть отчета на разделы, так же как мы сделали в этой статье. Это важно, потому что так читателю будет легче воспринимать каждый из разделов.
Посмотрите, как в этом шаблоне отчета основная часть разделена на небольшие кусочки.
Наконец пора углубиться в собранную вами информацию и рассказать о своей теме. Следуйте плану, который вы составили раньше, и добавляйте информацию по каждому подразделу.
Отчеты, как правило, носят официальный характер, поэтому их слог должен быть формальным. Откажитесь от разговорного тона, избегайте ненужных сокращений и правильно указывайте все источники и результаты.
Убедитесь, что вы охватили все аспекты вашей темы, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.
Не заполняйте свой отчет только текстом. Использование изображений, иконок, графиков, диаграмм и других графических элементов — отличный способ визуализировать содержание и донести свои идеи.
Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных — это ключевой момент для представления цифр и статистики в удобном для восприятия виде.
Вот пример одного из наших шаблонов, на страницах которого есть наглядные диаграммы и графики.
Изучение того, как рассказать историю с помощью данных, необходимо для создания хорошего отчета. Но не стоит останавливаться только на средствах визуализации данных.
Включение фотографий и графики в дизайн отчета — ещё один отличный способ представить текст и привлечь читателя. Люди привыкли, что отчеты — это скучные страницы текста, но мы призываем вас сломать этот стереотип.
Используйте стоковую фотографию и векторные иконки, чтобы донести свою мысль.
Взгляните на шаблон ниже и посмотрите, как в нем творчески используются различные виды изображений, которые придают странице дополнительную выразительность.
Попробуйте все инструменты визуализации данных Visme, полистайте библиотеку стоковых фотографий, коллекцию векторных иконок и многое другое, и найдите то, что поможет вашему отчету выделиться на фоне других.
Обязательно укажите, в каких источниках вы брали результаты для отчета. Иногда этот раздел будет небольшим и будет содержать только CRM-систему или другие инструменты, из которых вы взяли цифры. В других случаях он будет длиннее.
Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определяли результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно укажите все использованные в своем отчете материалы.
Не каждый раздел основной части вашего отчета будет достаточно длинным, чтобы снабжать его кратким изложением, но если в каких-то разделах много информации, лучше резюмировать их в конце каждого раздела.
Это поможет вашему читателю убедиться в том, что он запомнил всю информацию, и даст ему возможность быстро вспомнить отчет позже, прочитав краткие изложения разделов.
Вы почти закончили! Теперь пришло время написать заключение и завершить свой отчет.
Начните с подведения итогов. Вы уже писали краткое изложение по каждому разделу основной части, но теперь вам предстоит резюмировать содержание отчета в целом.
Расскажите о своих выводах и их значении. Так как в основной части вы говорите о результатах, в заключении можно рассказать об их месте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.
Затем вы можете поговорить о дальнейших шагах. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите о том, что вы планируете сделать, чтобы улучшить их в следующий раз. Изложите свои цели и стратегии использования данных выводов.
И убедитесь, что вы не представляете никакой новой информации. Несмотря на то, что вы можете иначе изложить информацию, в этом разделе не нужно вводить никаких новых данных.
Регистрируйтесь бесплатно
Вы уже рассказали об использованных материалах и ресурсах в одном из разделов основной части отчета, но в конце каждого отчета должен быть отдельный список источников, в котором они перечислены в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.
Вы также можете поблагодарить конкретные организации или людей, которые помогли вам составить отчет.
В зависимости от цели вашего отчета, в конце вы также можете включить глоссарий с определениями отраслевых терминов для читателей не из вашей компании, которые могут не до конца их понимать.
Готовы приступить к созданию следующего отчета? Visme упростит эту задачу благодаря шаблонам отчетов, в которые вы можете вставить свою информацию и отправить отчет своей аудитории.
Следуйте нашей пошаговой инструкции и создайте отличный отчет, который будет выделяться среди других. Зарегистрируйте аккаунт в Visme, чтобы начать работу уже сегодня!
Кроме того, узнайте, как создавать качественные документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше 5-минутное обучающее видео.
Создайте дизайн бренда для своего бизнеса, независимо от вашего уровня подготовки.
Попробуйте Visme бесплатно
