Parla ad alta voce.
Esistono molti tipi di report - report sulle vendite, report di marketing, report scolastici, report sulle reti sociali e altri.
Indipendentemente dal tipo di report che vuoi scrivere, devi rispettare il formato di scrittura del report corretto. Con il formato giusto, il tuo report sarà facile da leggere e capire.
Innanzitutto, un report è diverso da un saggio, un blog post o un articolo giornalistico. L'idea principale di un report è quello di presentare fatti su un argomento, una situazione o un evento specifico.
Non si tratta di supportare idee o ipotesi. Le informazioni devono essere presentate in modo chiaro e conciso, ecco perché il formato corretto per la stesura del report è la cosa essenziale.
Così come esistono diversi tipi di report, esistono anche diversi modi per consegnarli. I report possono essere documenti stampati, presentazioni interattive o persino un'infografica visiva.
Segui il formato in questo articolo indipendentemente dalla composizione visiva del tuo report. Il contenuto dovrebbe essere impostato allo stesso modo per qualsiasi formato tu abbia scelto.
Dopo aver scritto il tuo report, accedi alla dashboard di Visme e trova il modello di report adatto alle tue esigenze. Inserisci i tuoi contenuti scritti, crea visualizzazioni di dati e crea un report che non annoierà il tuo pubblico.
È possibile creare una selezione di diversi report. Ognuno di questi seguirà un formato di scrittura dei report simile a quello che abbiamo trattato in questo post.
Il primo tipo di report che tratteremo è un report annuale. Questo in genere arrotonda l'anno di progresso e prestazioni di un'azienda per consentire ai supervisori e ai membri del team di sapere come ha fatto l'azienda.
Può includere qualsiasi cosa, dall'analisi del sito Web ai profitti delle vendite, a seconda dell'utente a cui è destinato il rapporto.
Un report utile da fornire al tuo team è un report settimanale basato sui tuoi progressi in vari progetti e obiettivi. Questo può essere un semplice one-pager o un report più approfondito con aggiornamenti specifici.
Tieni aggiornati i clienti e i membri del team sullo stato dei vari progetti su cui stai lavorando fornendo loro un report sul progetto. Ciò può includere una sequenza temporale dell'avanzamento del report e la scadenza per ogni segmento per mantenere tutti sulla stessa pagina.
È essenziale mantenere il tuo team aggiornato su come stanno andando le tue strategie di vendita e/o di marketing. Metti insieme grafici che mostrano i margini di profitto, l'aumento del coinvolgimento e altro.
Questi tipi di report sono anche un ottimo modo per determinare se le tue strategie stanno funzionando o se hanno bisogno di alcune modifiche in futuro.
A volte, se hai bisogno di fare una ricerca approfondita, il modo migliore per presentare tali informazioni è con un report di ricerca. Che si tratti di risultati scientifici, dati e statistiche di uno studio, ecc., un report di ricerca è un ottimo modo per condividere i risultati.
Un rapporto accademico è quello creato per una classe, spesso in un'università laureata o universitaria. Questo segue uno stile di scrittura formale e si tuffa in un argomento relativo agli studi accademici dello studente.
Ora arriviamo alla parte buona - il formato definitivo per la scrittura di report. Anche se questo può variare in base ai dati e alle informazioni che estrai, seguire questo formato sarà sempre un ottimo modo per iniziare qualsiasi report.
Va un po' più o meno così:
Ognuno di questi otto elementi garantisce che non lasci nulla di intentato e che il tuo lettore sappia esattamente cosa sta imparando nel tuo report e come hai raccolto queste informazioni.
Il tuo prossimo passo è iniziare con uno schema. In ogni punto dello schema, usa una o due frasi per descrivere cosa andrà lì dentro. Non deve dire molto, solo un'idea da seguire in seguito. Inserisci anche alcune idee di design per il design generale.
Ad esempio, nella sezione Sommario, aggiungi semplicemente che vuoi che copra solo una pagina o diapositiva, prendi nota se desideri aggiungere le pagine solo per le sezioni principali o forse anche per le sottosezioni.
Nella sezione Appendici, elenca tutti i collegamenti alle fonti che hai utilizzato e aggiungili man mano che fai ulteriori ricerche. Tutte le fonti a cui fai riferimento nel report devono essere elencate qui.
La parte più importante del tuo schema è la sezione Corpo. Lì, crea uno schema interno di sezioni e sottosezioni che puoi seguire in seguito durante la scrittura.
Dopo aver redatto lo schema, è il momento di mettere insieme tutto il contenuto nel rapporto. Lo schema che abbiamo fornito sopra è l'unico formato di scrittura del rapporto di cui avrai mai bisogno. Puoi aggiungere sezioni se necessario ma non portare via nulla.
Diamo un'occhiata a ciascuna sezione in dettaglio.
Il titolo del tuo report dovrebbe essere chiaro nella sua formulazione. Deve dire esattamente di cosa tratta il report. Ricorda che questo non è un romanzo. Includi un sottotitolo se necessario, assicurandoti che la dimensione del font di ciascun sottotitolo sia inferiore al titolo.
In termini di design, il tuo titolo può essere progettato come una pagina di copertina invitante. Ci deve essere una chiara gerarchia nell'aspetto del titolo.
Nel titolo o nella copertina, assicurati di includere quanto segue:
Lascia sempre la pagina del Sommario fino alla fine. Dopotutto, non puoi scrivere un sommario se non conosci ancora tutti i numeri di pagina.
Tuttavia, se il tuo profilo del Corpo ha già definito ogni titolo di sezione e sottosezione, puoi aggiungerli al contenuto e lasciare la numerazione per dopo.
Avere un Sommario delle pagine rende facile per i tuoi lettori trovare le informazioni a cui sono più interessati in modo rapido e semplice, migliorando la leggibilità generale. Quindi non vuoi assolutamente saltare questo passaggio.
Allo stesso modo, è meglio eseguire il riepilogo (noto anche come abstract) del report dopo aver finito di scrivere il report. Puoi redigere un riassunto all'inizio per aiutarti a continuare con il lavoro, ma vorrai sicuramente rivisitarlo alla fine.
Un riassunto è una fascetta pubblicitaria dell'intero report. Deve includere lo scopo, il processo e un frammento della risoluzione. Questo non dovrebbe essere più lungo di uno o due paragrafi.
Nell'introduzione, indica di cosa tratta il report e perché è stato creato. A seconda della lunghezza del report, l'introduzione può variare da un singolo paragrafo a un'intera pagina.
Ad esempio, un paragrafo è sufficiente per l'introduzione di un report sulle reti sociali mentre un'intera pagina sarebbe più adatta per un report annuale.
Prenditi questo tempo per spiegare perché il tuo argomento è così importante, soprattutto se si tratta di un report di ricerca. Devi concentrarti sul motivo per cui i tuoi lettori dovrebbero preoccuparsi di ciò che hai scoperto.
Il corpo del tuo report è il punto in cui tutte le informazioni sono raccolte e sarà la sezione più lunga del tuo report. Questo probabilmente si estenderà su diverse (da 5 a 50) pagine. Segui il tuo schema iniziale per mantenere un flusso coerente nella creazione dei contenuti. Scrivi il contenuto del corpo come sezioni e sottosezioni.
Inoltre, usa i punti elenco e la visualizzazione dei dati come segnali visivi. Questi aiuteranno il tuo pubblico a comprendere meglio il contenuto del tuo report.
Guarda questo video di Visme per alcuni suggerimenti su come visualizzare tutti quei dati!
Chiudi il tuo report con una conclusione ben congegnata. Formulalo come un breve riassunto di ciò che è stato trattato nel report e assicurati di includere una menzione della sezione delle raccomandazioni e delle risorse nell'appendice.
Questa sezione non dovrebbe mai portare nuove informazioni sul tavolo, invece, dovrebbe semplicemente riassumere tutti i risultati che hai già menzionato in una concisa sezione finale.
Crea la sezione dei consigli come un insieme di passaggi attuabili con obiettivi intelligenti associati a possibili soluzioni. Questa sezione è irrilevante per le pagelle scolastiche o le relazioni sui libri, ma è essenziale in un ambiente aziendale.
Questa è la sezione in cui elenchi tutte le tue fonti se si tratta di un report di ricerca. Dovresti anche aggiungere eventuali collegamenti rilevanti per il tuo report attuale o report precedenti sullo stesso argomento.
Potresti anche collegare una versione interattiva del report che hai appena creato con Visme. Visme ti consente di creare documenti interattivi e animati che possono essere pubblicati sul web con un solo clic, offrendo una nuova dimensione al tuo report.
Una buona regola pratica durante la creazione delle appendici consiste nell'aggiungere solo le informazioni rilevanti per il report o a cui hai fatto riferimento durante la stesura del report. Utilizzare le annotazioni di riferimento all'interno del report per collegarsi al contenuto nell'appendice.
Il contenuto del report utilizzato in questo progetto di report di esempio può essere trovato qui.
Seguire un formato di scrittura del report è solo una parte del processo. Devi anche essere consapevole di come metti insieme il contenuto scritto e le immagini.
Ecco alcuni suggerimenti del team di Visme per aiutarti a creare report sorprendenti.
Clicca sull'immagine qui sotto per utilizzare questo modello personalizzabile per creare il tuo report. Segue il formato standard di scrittura del report in modo da non confonderti o perdere una sezione.
Si spera che questo post ti abbia aiutato a capire meglio il modo migliore per mettere insieme un report. Seguire un formato di scrittura di report standard è proprio ciò di cui hai bisogno per creare report accattivanti e memorabili. Segui i suggerimenti sopra e non farai mai più un report noioso.
Proprio come seguire un formato di scrittura di report ti aiuterà a creare un report migliore, un abbonamento Visme ti aiuterà a creare una suite completa di contenuti visivi.
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