Hable Alto.
Hay quien puede afirmar categóricamente que la gestión de proyectos es un arte, una especie de ópera. Y el director de proyecto es la estrella de este tipo de espectáculo.
Y del mismo modo que un director de orquesta necesita disponer de una serie de herramientas para dirigir su espectáculo y asegurarse de que todo sale según lo previsto, un gestor de proyectos también necesita contar con las herramientas adecuadas para garantizar que sus proyectos se ejecutan de forma magistral. De ahí la importancia de un buen calendario de proyecto.
Siguiendo esta comparación, podemos decir que un calendario de proyecto es tan importante como la tablatura en una orquesta. El calendario del proyecto es el documento que dictará todos los pasos, etapas y tareas necesarios para que un determinado proyecto se lleve a cabo correctamente.
La función principal de este tipo de documento es ayudar al equipo de ejecución a comprender todas las tareas que implica el proyecto, quién es el responsable de llevarlas a cabo y cuándo deben completarse.
Un calendario de proyecto es el mejor amigo del gestor del proyecto y, por tanto, del equipo de ejecución. Sin embargo, crear un calendario de proyecto bien diseñado, claro y objetivo puede no resultar una tarea tan sencilla.
Y por eso hemos creado este post. La idea es ayudarle a comprender mejor los pasos necesarios para elaborar un calendario de proyecto bien diseñado. Además, vamos a presentarle algunas plantillas que le ayudarán a empezar con buen pie el proceso de creación de su nuevo calendario de proyecto. Nuestras plantillas de cronograma de proyectos también pueden permitir ahorrar un tiempo precioso.
¿Qué es un calendario de proyecto?
¿Cómo se redacta un calendario de proyecto?
Tipos de planificación de proyectos
10 Plantillas de planificación de proyectos para descargar
Crear un calendario de proyecto con Visme
Un calendario de proyecto es una herramienta de gestión visual que tiene como objetivo ayudar en el proceso de gestión, mediante la presentación de la secuencia lógica de las tareas necesarias para completar el proyecto.
Todas las tareas que aparecen en el calendario del proyecto tienen plazos estimados de ejecución, plazos, información sobre su lista de dependencias y otras descripciones que pueden ser importantes para la ejecución de esta actividad. Así como la designación clara de la persona o personas responsables de llevar a cabo las tareas descritas.
La finalidad de un calendario de proyecto es apoyar al gestor del proyecto y a los miembros del equipo de ejecución a seguir el progreso de las actividades del proyecto y mantener a todos los implicados al corriente de todo lo que ocurre. Como resultado, los profesionales implicados en la realización del proyecto y las partes interesadas pueden estar informados al 100% sobre la ejecución de las actividades.
La gran diferencia entre un calendario de proyecto y un plan de acción es que el calendario es una herramienta de gestión esencialmente visual. Esto hace que el procesamiento y la asimilación de las tareas del proyecto sean más ágiles y asertivos. Este tipo de recurso visual es especialmente útil en proyectos con tareas interdependientes y múltiples equipos de ejecución.
Un calendario también ayuda al gestor del proyecto a distribuir uniformemente los procesos y a comprender el grado de complejidad que entrañan las tareas que tienen dependencias lógicas y estructurales entre sí.
Por mucho que la creación de un calendario de proyecto pueda parecer extraordinariamente compleja, y lo es, debe saber que no es una tarea imposible de completar.
Aunque este proceso puede requerir mucho cuidado y atención, puede llevarse a cabo siguiendo estos pasos:
El proceso de creación de un calendario de proyecto debe comenzar con una comprensión completa del proyecto en cuestión. Sus objetivos, retos, dependencias, restricciones, posibles obstáculos y toda la información que pueda ser relevante para la ejecución del propio proyecto.
Antes de empezar a elaborar el calendario del proyecto, haga una lista detallada de todas las actividades descritas en el plan de acción del proyecto. Incluya en este desglose todas las dependencias relacionadas con cada una de las actividades, describa los materiales necesarios para llevarlas a cabo y todos los obstáculos que su equipo de ejecución pueda encontrar durante la ejecución de las mismas.
También debe describir los plazos estimados para la realización de las actividades y designar a los responsables de llevarlas a cabo.
Comprender su proyecto hasta el más mínimo detalle es esencial para el proceso de creación de un calendario de proyecto bien estructurado. Al fin y al cabo, si una sola tarea acaba quedando fuera del calendario o si una tarea se describe de forma inadecuada, todo el proyecto podría verse en peligro. Y precisamente por eso es necesario dominar todas las peculiaridades de su proyecto antes de iniciar el proceso de creación de un calendario.
Cada proyecto tiene sus propias metas y objetivos que alcanzar, pero para que un proyecto alcance sus metas, es necesario lograr varios otros microobjetivos. En otras palabras, para alcanzar el objetivo general de un proyecto, el equipo tendrá que cumplir otros varios microobjetivos. Contemplar el proceso de gestión de proyectos desde esta perspectiva le ayudará a comprender mejor los caminos básicos que deberá seguir su equipo para alcanzar el objetivo final del proyecto.
Por ejemplo, supongamos que gestionas la construcción de un estadio de fútbol. Pues bien, un proyecto de este tipo implica varios tipos de microobjetivos que se complementan entre sí, pero que no tienen por qué abordarse al mismo tiempo.
La construcción de las gradas es un objetivo que requiere un conjunto de actividades completamente distinto de la tarea de construir un terreno de juego. De este modo, podemos entender que estas dos tareas pueden y deben realizarse de forma independiente, es decir, son microobjetivos separados.
Por eso es importante dividir los objetivos generales del proyecto en varios microobjetivos que se complementen e interrelacionen entre sí, pero que no necesariamente deban gestionarse como una única tarea.
Dividir el proyecto en objetivos y entregables más pequeños le ayudará a vigilar los detalles de la ejecución y le dará una visión más amplia del estado de ejecución del proyecto.
Adoptar esta práctica también le ayudará a aportar más transparencia a su proceso de gestión de proyectos, ya que de este modo todo el equipo y todas las partes interesadas en el proyecto pueden seguir el proceso de ejecución.
Y si no tienes mucha idea de cómo hacerlo, echa un vistazo a esta plantilla de descripción de proyecto de microentrega que el equipo de diseño de Visme ha preparado especialmente para ti:
Una vez que hayas dividido tus objetivos en entregables más pequeños, es hora de determinar qué tareas son necesarias para finalizar cada uno de los microentregables de tu proyecto. Esto significa que tendrás que dividir los microobjetivos en tareas aún más pequeñas y específicas.
Tomando como ejemplo el proyecto de un estadio de fútbol, podemos dibujar el siguiente cuadro. Supongamos que una de las microentregas determinadas en su proyecto es la finalización de las gradas. Pues bien, para ello podemos decir que necesitarás llevar a cabo las siguientes tareas:
¿Sabía que una microentrega se compone también de varias tareas más, que pueden ser interdependientes o no? Pues esa es exactamente la división que tendrá que hacer en cada una de sus microentregas.
Al determinar estas tareas, podrá prestar aún más atención al flujo de trabajo de su equipo y también comprender en mayor profundidad el estado de sus microentregas. Por no mencionar que tendrá muchas más posibilidades de predecir y evitar retrasos en la ejecución de sus entregas.
Disponer de este nivel de detalle hará que todo el proceso de gestión de su proyecto sea más sencillo, intuitivo, asertivo y transparente.
Llegados a este punto, deberías tener una lista detallada de todos los entregables, microentregables y tareas que forman parte del alcance del proyecto. Así como un desglose de todo lo que tu equipo necesitará para llevar a cabo estas tareas, cuáles son sus plazos, qué dependencias lógicas existen entre un entregable y otro y quién es el responsable de llevar a cabo todas estas tareas.
Con esta lista de entregables y tareas en la mano, podrás entender que algunas son súper sencillas, mientras que otras son más complejas y requieren un mayor contingente de recursos. Toda esta información es extremadamente importante y tenerla organizada en un documento lógico, accesible y visual te ayudará a entender con mayor claridad cuáles son los principales retos de tu proyecto.
Es en esta fase cuando utilizarás una de las plantillas de cronograma de proyectos de Visme para organizar tu lista de entregables y tareas de forma visual y lógica.
La última etapa de esta guía es la más sencilla de todas.
Ahora que tienes una representación visual de todos los entregables, microentregables y tareas que componen el proceso de ejecución de tu proyecto, es hora de empezar a delegar las tareas que has establecido en las etapas anteriores.
Pero una regla es general en la gestión de proyectos: ten mucho cuidado de no sobrecargar a ciertos miembros de tu equipo e infrautilizar a otros. Una sobrecarga de tareas y responsabilidades puede ser el principal ingrediente del descuido y el fracaso. Al mismo tiempo, infrautilizar a los miembros del equipo puede ser un grave problema para la eficacia del flujo de trabajo. Por eso hay que tener cuidado al dividir las tareas del proyecto.
Una vez que hayas delegado las tareas, tu labor como gestor de proyectos empezará en serio y, a partir de ese momento, tu trabajo consistirá en vigilar de cerca el trabajo que realizan los miembros de tu equipo. Recuerda que, como gestor de proyectos, tu trabajo consiste en garantizar que todas las tareas, microentregables y entregables de tu proyecto, se lleven a cabo con excelencia y a tiempo.
Y si trabajas en gestión de proyectos digitales, en los que no sigues en persona la ejecución del trabajo, debes saber que puedes contar con Visme para asegurarte de que tus ojos están pendientes de todo lo que hacen los miembros de tu equipo.
Con las herramientas de creación compartida de Visme, puedes delegar tareas para tus proyectos dentro del editor de Visme y supervisar lo que hacen los miembros de tu equipo. También puedes dejar comentarios en los proyectos que se están creando con las herramientas y soluciones de diseño de Visme, solicitar cambios, aprobar la publicación y realizar un seguimiento del rendimiento en línea de las creaciones de tu equipo.
Hay diferentes tipos de calendarios de proyectos que puede utilizar, cada uno de los cuales tiene sus propias especificidades, ventajas e inconvenientes.
Elegir el calendario de proyecto ideal para sus necesidades depende de cómo quiera hacer la gestión del proyecto y de los KPI que quiera medir durante este proceso.
Ahora vamos a presentarle los tres tipos más populares de calendarios de proyectos. Visme dispone de plantillas 100% personalizables para todos estos tipos de calendarios de proyectos, por lo que podrás elegir el que mejor se adapte a tus necesidades sin miedo a quedarte sin una plantilla que utilizar.
El diagrama de Gantt es, sin duda, el tipo de calendario de proyecto más utilizado por los jefes de proyecto y los equipos de ejecución. Muestra información sobre los entregables, tareas y dependencias del proyecto de forma horizontal y secuencial.
Existen varias herramientas que permiten a los equipos editar el gráfico en tiempo real. De este modo, cuando alguien completa una tarea, puede actualizarla en su lista y enviarla al gestor para que la revise, lo que garantiza una buena versatilidad para utilizar este tipo de calendario de proyecto.
En el lado negativo, un diagrama de Gantt no permite identificar qué tareas deben priorizarse dentro del flujo de trabajo de un proyecto y esto puede dificultar los proyectos que tienen muchas tareas interdependientes.
Como su nombre indica, este tipo de calendario de proyecto funciona como una línea de tiempo visual en la que las tareas, microentregas y entregables se muestran según su orden cronológico de ejecución.
El eje x (plano horizontal) del gráfico muestra la fecha de inicio del proyecto y se extiende hasta la fecha de finalización. Su eje y (vertical) enumera los entregables y tareas específicas que deben completarse durante este periodo definido.
El gráfico cronológico ofrece un desglose muy interesante de cuándo deben llevarse a cabo las tareas del proyecto. Sin embargo, no se centra demasiado en los detalles más sutiles del proyecto, lo que puede resultar complicado para proyectos que tienen un gran número de entregables complejos y requieren un gran contingente de recursos.
A diferencia de los ejemplos de línea de tiempo anteriores, el gráfico de barras verticales se ocupa de los datos recopilados sobre los resultados de tu proyecto o campaña.
El eje X muestra las fechas o periodos de tiempo, es decir, semanal o mensualmente, mientras que el eje y muestra los datos del proyecto.
Con esta herramienta de visualización de datos, puede controlar si ha alcanzado o no sus objetivos a lo largo del proyecto.
PERT son las siglas en inglés de Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Los jefes de proyecto utilizan este tipo de gráfico para la gestión de proyectos grandes y supervisar el rendimiento de cada uno de los miembros del equipo.
Las ventajas de utilizar un gráfico PERT incluyen la posibilidad de analizar cada actividad en detalle e identificar las posibilidades de ejecución de cada una de ellas. En cuanto a esto último, permite a los gestores prepararse para los problemas que puedan surgir durante el proyecto y tener siempre a mano las soluciones necesarias para cada uno de ellos.
Si su proyecto no requiere una visión muy amplia, es mejor utilizar otro tipo de calendario de proyecto, ya que trabajar con un calendario PERT puede ser una tarea muy compleja e incluso agotadora para el gestor del proyecto.
Crear un calendario de proyecto desde cero puede ser una tarea bastante complicada y a menudo innecesaria. Puede contar con las plantillas 100% personalizables de Visme para agilizar su proceso de creación.
Ahora vamos a presentarle algunas de nuestras mejores plantillas de calendario de proyectos. Todas ellas son 100% personalizables y han sido creadas por el equipo de diseñadores profesionales de Visme precisamente para ayudarle a ahorrar tiempo y valiosos recursos del proyecto. Échales un vistazo:
Planifique su proyecto de diseño web con antelación, identificando los hitos y sus respectivas tareas.
Si tienes una idea para un producto, pero no sabes por dónde empezar, esta plantilla de mapa mental te ayudará a hacer una lluvia de ideas con tu equipo sobre cómo lanzar tu producto y qué hacer después del lanzamiento.
Con el diagrama de Gantt puedes dividir las tareas del proyecto asignándolas a los días de la semana en que deben completarse. De este modo, todos los participantes en el proyecto sabrán qué tareas deben realizarse ese día.
Este diagrama PERT es ideal para los gestores que están implantando un sistema completamente nuevo en sus procesos. Detalla el flujo de trabajo, la duración de cada una y las personas asignadas a ellas.
La clave del éxito de una tienda online es lanzarla correctamente, que es el objetivo de esta plantilla infográfica. Enumera todas las cosas que tu equipo tiene que hacer para asegurarse de que la tienda esté en marcha en la fecha de lanzamiento.
Esta plantilla es ideal para los equipos que tienen una campaña rápida de 3 meses para un proyecto. Enumera los distintos trabajos que tiene tu equipo para completar el proyecto y asígnales las fechas más relevantes.
A continuación, describe las tareas visualmente y publica el calendario para que todo el mundo pueda verlo. De este modo, no perderán de vista el objetivo y estarán motivados para completar todas las tareas puntualmente.
El lanzamiento de un negocio implica muchas partes móviles, la mayoría de las cuales se perderá si no utiliza un calendario de proyecto como esta plantilla.
Personalice la infografía para incluir más procesos que usted y su equipo deban completar antes del lanzamiento. Incluye también las fechas de finalización de cada tarea para mantener a tu equipo alineado y alerta. Así te asegurarás de cubrir todas las bases y de que tu empresa tenga un buen comienzo.
Vender cursos online es un negocio muy lucrativo, especialmente si tienes las habilidades y conocimientos necesarios en tu campo.
Por lo tanto, para ayudarte a rentabilizar eficazmente los años de experiencia que has acumulado practicando tu oficio, deberías utilizar esta plantilla de proceso de proyecto.
Enumera etapa por etapa las cosas que debes hacer para preparar y reunir los mejores materiales para grabar y producir tu curso. Esto te permitirá contemplar el proyecto desde una perspectiva panorámica, de modo que puedas completar cada tarea hasta llegar al producto final.
Una de las mejores formas de sacar el máximo partido a tus contenidos es promocionarlos sin descanso. Al mismo tiempo, necesitas promocionar cada pieza y maximizar su impacto en tu audiencia. Esta plantilla te ayudará a conseguirlo.
Una vez que hayas completado tu producto o campaña, querrás ver los resultados de tus esfuerzos. Esta sencilla plantilla de gráfico de desglose te ofrecerá ayuda a visualizar y organizar el progreso de la campaña en un formato de gráfico de líneas.
Dependiendo de las métricas que vayas a medir aquí, querrás ver la tendencia positiva de la línea, ya sea hacia arriba o hacia abajo. A partir de ahí, puede obtener información sobre cómo mantener el rendimiento de su equipo en los próximos proyectos.
Independientemente de lo grande o pequeño que sea su proyecto, un calendario de proyecto siempre ayudará a su equipo a colaborar mejor, a estar al tanto de sus responsabilidades y a rendir cuentas de sus tareas.
Además, contar con un calendario sólido hará que su trabajo como gestor de proyectos sea más sencillo, seguro, transparente y fiable. Un buen calendario de proyecto también puede ayudarle a desarrollar una relación más estrecha entre su equipo y las partes interesadas del proyecto.
Y si lo que le faltaba para empezar a utilizar un calendario de proyecto era una buena plantilla, sepa que con Visme esto ya no será un problema.
Nuestros ejemplos de calendario de proyectos son 100% personalizables, súper versátiles y adaptables a cualquier tipo de proyecto.
Es más, con la ayuda de las herramientas de Visme podrás hacer que tus plantillas de cronograma de proyectos encajen a la perfección con la identidad visual de tu empresa. Por no mencionar que con las soluciones de Visme puede incluso insertar elementos animados e interactivos en sus calendarios de proyectos.
Y también puede integrar su calendario en sus presentaciones PowerPoint, descargar como archivo PPT o PDF o compartir digitalmente a través de un enlace Visme activo.
Así que ya está, ¡se acabaron las pérdidas de tiempo y las oportunidades de crecimiento! Crea ahora tu cuenta Visme y empieza a usar y abusar de todas las herramientas y soluciones de diseño que solo la mejor plataforma creativa del mercado puede ofrecerte. ¡Y no olvides que con Visme puedes crearlo todo y más!
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