Parlez fort.
Si vous recherchez une méthode pour documenter des informations ou partager vos découvertes professionnelles et réfléchies, un rapport d’activité pourrait être la meilleure solution. Mais si vous ne savez pas comment rédiger un rapport, par où commencer ?
La rédaction de rapports d’activité est différente de beaucoup d'autres types d'écriture, c'est pourquoi c'est une bonne idée de faire preuve d’organisation.
Que devez-vous inclure dans votre rapport d’activité ? Comment devez-vous étoffer chaque section ?
Il existe différents formats de rapport d’activité en fonction de vos besoins, mais la structure a tendance à rester similaire pour chacun.
Passons en revue nos étapes pour savoir comment rédiger correctement un rapport d’activité afin que vous puissiez communiquer efficacement.
Tout d'abord, pourquoi rédigez-vous ce rapport d’activité ? Quel est l’objectif ? S'agit-il d'un rapport académique ou est-il lié aux affaires ? Peut-être avez-vous besoin de créer un rapport annuel, un rapport de vente ou un rapport financier.
Considérez également qui est votre public. Votre rapport d’activité peut être interne à l'usage exclusif de l'entreprise, ou il peut être externe pour être présenté aux investisseurs, aux clients et plus encore.
S'agit-il d'un rapport périodique que vous allez devoir revoir chaque mois, trimestre ou année ? Est-ce pour les personnes au-dessus de vous dans l'entreprise ou est-ce pour votre service ?
Comprendre votre objectif est important pour savoir ce que contiendra votre contenu et où vous devrez aller pour extraire vos informations.
Ne commencez jamais à écrire quoi que ce soit sans avoir d'abord élaboré un plan. Cela vous aidera à structurer votre rapport d’activité, à comprendre les ressources dont vous avez besoin pour trouver tous vos résultats et matériaux et plus encore.
Ce plan n'a pas besoin d'être trop détaillé, mais il vous donne un point de départ pour votre rapport d’activité complet. Vous pouvez ensuite vous référer à ce plan tout au long de votre processus de rédaction de rapport d’activité.
Commencez par le but ou l'objectif de votre rapport d’activité, puis listez vos principaux points à aborder dans le contenu de votre rapport d’activité.
Votre plan pourrait ressembler à ceci :
Commencez à chercher autour de votre sujet et rassemblez les recherches dont vous avez besoin pour rédiger votre rapport d’activité. Il peut s'agir de sources en ligne, de journaux, d'expériences ou simplement d'analyses et de chiffres provenant du CRM ou du logiciel de vente de votre entreprise.
Ajoutez toutes les recherches à votre plan afin de savoir quels chiffres et quelles informations se rapportent à chacun de vos points principaux.
Une fois que vous avez fini de rassembler tout ce dont vous avez besoin pour rédiger votre rapport d’activité, vous pouvez commencer à rédiger.
Vous devrez peut-être revenir en arrière et trouver plus d'informations et faire plus de recherches tout au long, et ce n'est pas grave. Mais une fois que vous sentez que vous avez compris le sujet, vous pouvez passer à l'étape suivante et commencer avec un créateur de rapports d’activité.
Nous sommes maintenant prêts à commencer sur la page de couverture de votre rapport d’activité ! Lorsque vous travaillez pour la première fois sur votre page de couverture, il est judicieux de commencer par un modèle.
Cela vous aide à améliorer le design de votre rapport d’activité et à en faire plus qu'un document Word en noir et blanc. Cela peut également vous aider à créer votre page de couverture de manière esthétique afin qu'elle se démarque auprès de votre public.
Consultez cette page de couverture du modèle de rapport d’activité Visme ci-dessous.
Lorsque vous déterminez comment rédiger une page de couverture de rapport d’activité, vous voudrez inclure jusqu'à cinq éléments, dont le plus important est naturellement le titre de votre rapport d’activité.
D'autres incluent à qui le rapport d’activité est destiné, par qui le rapport d’activité a été préparé (vous !), la date ou votre poste au sein de votre entreprise.
Avoir ces informations directement sur la page de couverture du rapport d’activité est le meilleur moyen de faire savoir en un coup d'œil à votre lecteur exactement ce qu'il y a à l'intérieur du rapport d’activité et à qui il est destiné.
La prochaine partie de votre rapport d’activité sera votre table des matières. Bien que vous ne sachiez peut-être pas encore exactement comment votre rapport d’activité sera présenté, votre plan vous aidera à démarrer ici.
Au fur et à mesure que vous rédigez votre rapport d’activité - ou même lorsque vous avez fini de le rédiger - vous pouvez revenir et mettre à jour la table des matières pour qu'elle corresponde à vos titres et sous-titres.
Parce que vous voulez faciliter la navigation, assurez-vous que tous les titres et sous-titres de vos pages correspondent exactement à ce que vous placez dans votre table des matières.
Jetez un œil à la table des matières dans le modèle de rapport d’activité ci-dessous.
Voyez comment ils ont des séparateurs évidents pour qu'il soit facile de déterminer quelle section commence sur quelle page ? Vous voulez vous assurer que vous émulez quelque chose de similaire.
Il existe de nombreuses façons de procéder.
D'une part, vous pouvez aligner à droite votre table des matières afin que les titres soient directement à côté des numéros de page, comme dans l'exemple ci-dessous qui a été conçu directement dans Visme.
Ou vous pouvez avoir une ligne pointillée ou un autre élément visuel qui guide l'œil du lecteur à travers le tableau directement vers le numéro de page.
Assurez-vous simplement qu'il n'y a pas de confusion dans le bon numéro de page pour chaque section.
La première section que vous commencez à écrire dans votre rapport d’activité est toujours un résumé ou une introduction. Cela devrait s'étendre sur une ou deux pages seulement pour donner à votre lecteur un bref aperçu de vos résultats ou de vos découvertes.
Parlez de la méthodologie utilisée pour rassembler les éléments que vous couvrez dans votre rapport d’activité, qu'il s'agisse d'une recherche, d'une expérience, de la collecte de données, de l'examen des données CRM, du calcul des revenus, etc.
Vous souhaitez également inclure des éléments visuels pour vous aider à raconter votre histoire. Cela peut aller de la photographie aux icônes ou aux graphiques. Vous pouvez même inclure des formes pour vous aider dans votre design.
Voici un exemple d'introduction d'un rapport d’activité avec un joli design de page et une photo en noir et blanc.
Nous entrons maintenant dans le vif du sujet de votre rapport d’activité. Vous avez déjà élaboré votre plan, rassemblé vos recherches et créé votre page de couverture, votre table des matières et votre introduction.
Cela signifie que vous devez savoir exactement ce que la partie principale de votre rapport d’activité va contenir, ce qui vous permettra de plonger plus facilement dans le corps.
Bien que la longueur des rapports d’activité puisse varier considérablement, avec des rapports d’activité plus courts contenant de 7 à 15 pages et des rapports d’activité plus longs allant de 30 à 50 pages ou plus, la longueur a tendance à dépendre de votre sujet. Les rapports d’activité plus courts se concentrent sur un seul sujet et les rapports d’activité plus longs en couvrent plusieurs.
Suivez ces étapes pour rédiger un corps de rapport d’activité efficace ou si vous souhaitez obtenir de l'aide pour la rédaction d'un devoir .
Bien que vous ayez chacun de vos principaux en-têtes dans votre table des matières - c'est-à-dire votre introduction, votre corps et votre conclusion - vous voudrez également inclure vos sous-titres.
Et vous voudrez diviser le corps de votre rapport d’activité en différentes sections en fonction de ce qu'il couvre.
Si vous créez un rapport annuel, vous pouvez le diviser en différents mois. Si vous créez un rapport financier, vous le diviserez peut-être en fonction de diverses statistiques et chiffres.
Il existe de nombreuses façons de diviser le corps de votre rapport en sections, mais tout comme nous avons divisé cet article en différents sous-titres, il est important de le faire. Cela permet à votre lecteur de digérer plus facilement chacune des différentes sections.
Jetez un œil sur le design de ce modèle de rapport d’activité.
C'est là que vous allez vraiment entrer dans toutes les recherches que vous avez rassemblées et parler de votre sujet. Au fil des sous-titres que vous avez précédemment définis, étoffez chacun avec les résultats que vous avez.
Les rapports d’activité ont tendance à être de nature plus formelle, alors gardez cela à l'esprit lorsque vous écrivez. Éloignez-vous d'un ton plus conversationnel, évitez l'utilisation de contractions et citez correctement toutes vos sources et tous vos résultats.
Assurez-vous de couvrir tous les aspects des sujets de votre rapport d’activité, y compris les statistiques les plus pertinentes, les recherches et plus encore.
Ne remplissez pas votre rapport d’activité avec que du texte. Inclure des images, des icônes, des tableaux, des graphiques et des organisateurs graphiques est un excellent moyen de mieux visualiser votre contenu et de faire valoir votre point de vue.
Si vous créez un rapport financier ou un rapport de vente, les visualisations de données sont essentielles pour présenter vos chiffres et vos statistiques de manière facilement assimilable.
Voici un exemple de l'un de nos modèles qui inclut des tableaux et des graphiques dans les pages du rapport d’activité pour le rendre encore plus facile à comprendre.
Apprendre à raconter une histoire avec des données est essentiel pour créer un bon rapport d’activité. Mais vous ne voulez pas vous limiter aux seuls outils de datavisualisation dans votre rapport d’activité.
L'incorporation de photos et de graphiques dans le design de votre rapport d’activité est un autre excellent moyen de représenter votre texte et d'engager votre lecteur. Les rapports d’activité ont une mauvaise réputation d'être des murs de texte ennuyeux, mais nous vous encourageons à sortir des sentiers battus.
Utilisez des photographies d'archives et des icônes vectorielles pour vous aider à faire passer votre message.
Jetez un œil à la page de modèle ci-dessous et à la façon dont elle apporte de manière créative différents types de visuels pour donner un coup de frais à la page.
Testez chacun des outils de datavisualisation de Visme, la bibliothèque de photos, la sélection d'icônes vectorielles et plus encore pour aider votre rapport d’activité à se démarquer des autres.
Assurez-vous d'inclure quels matériaux ont été utilisés pour trouver vos résultats et chacune de vos sources. Parfois, cette section sera courte et agréable, en mentionnant simplement votre logiciel CRM ou d'autres outils que vous avez utilisés pour extraire des chiffres. D'autres seront plus longs.
Que vous ayez utilisé les données de votre entreprise ou déterminé vos résultats à l'aide d'une expérience ou d'une source tierce, assurez-vous d'inclure chaque ressource utilisée dans votre rapport d’activité.
Toutes les sections du corps de votre rapport d’activité ne seront pas assez longues pour nécessiter un résumé, mais si vous avez une section qui contient beaucoup d'informations ou s'étend sur quelques pages, c'est une bonne idée de la résumer à la fin.
Cela aidera votre lecteur à s'assurer qu'il a conservé toutes les informations et lui permettra de parcourir votre rapport d’activité ultérieurement en lisant les résumés de vos sections.
Vous avez presque fini! Il est maintenant temps de rédiger votre conclusion et de finaliser votre rapport d’activité.
Tout d'abord, commencez par résumer vos points. Oui, vous avez écrit de petits résumés pour chaque section du corps, mais maintenant vous allez donner un résumé global du contenu de votre rapport d’activité.
Reportez-vous à vos conclusions et mettez en avant leurs idées principales. Alors que votre corps était plus destiné à démontrer vos résultats, vous pouvez utiliser la conclusion pour parler de leur contexte dans le monde réel ou de ce qu'ils signifient pour votre entreprise.
Ensuite, vous voudrez parler des prochaines étapes. Si vos résultats n'étaient pas aussi positifs que vous l'espériez, écrivez sur le plan pour vous assurer qu'ils s'améliorent la prochaine fois. Énoncez vos objectifs et vos stratégies pour utiliser ces résultats.
Et assurez-vous de ne pas introduire de nouvelles informations. Bien que vous puissiez parler des informations d'une manière différente, vous devez toujours vous référer exclusivement aux données et au contenu qui se trouvent déjà dans votre rapport d’activité.
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Vous avez couvert vos documents et ressources utilisés dans une section du corps de votre rapport d’activité, mais la fin de chaque rapport d’activité doit inclure une bibliographie complète répertoriant chacune de vos sources par ordre alphabétique afin que le lecteur puisse facilement accéder à plus d'informations.
Vous pouvez également inclure des remerciements, en remerciant des organisations ou des personnes particulières qui vous ont aidé à rédiger le contenu de votre rapport d’activité.
Et selon l'objectif de votre rapport d’activité, vous pouvez également inclure un glossaire à la fin pour aider à définir les termes de l'industrie pour les lecteurs externes qui pourraient ne pas bien comprendre.
Prêt à commencer votre prochain rapport d’activité ? Visme vous facilite la tâche avec des modèles de rapport d’activité prédéfinis qui vous permettent d'insérer vos informations et d'envoyer votre rapport d’activité à votre public !
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