Hable Alto.
Empecemos este post con un ejercicio de imaginación, ¿vale?
Imagina el siguiente escenario: Necesitas crear un informe empresarial, o de trabajo, digamos que has pasado horas y horas recopilando datos en las más variadas fuentes que están a tu disposición y a partir de estos datos has creado tu tan ansiado informe, pero cuando llega el momento de revisar el contenido, te das cuenta de que es súper complejo y demasiado complicado para ser entendido. ¿Has pasado alguna vez por una experiencia similar a esta? Es muy frustrante, ¿verdad?
¿Dónde crees que te has equivocado? ¿Tan complejos son tus datos? ¿Cómo puedes presentar estos datos de forma más sencilla? ¿Cómo podrías crear un informe con los mismos datos que sea más comprensible e incluso agradable de leer?
Para responder a estas preguntas, y a muchas otras, hemos creado este post. En las próximas líneas te contaremos un poco más sobre cómo puedes dar un verdadero impulso a tus informes empresariales y sorprender a todos, incluso a ti mismo. ¿Estás emocionado? Entonces, ¡ven con Visme!
Bueno, lo primero que queremos decirte es que si alguna vez has pasado por una situación como la que hemos puesto como ejemplo, o si estás pasando por ella mientras lees este post, debes saber que no es culpa tuya, ni de tus datos.
La gran realidad es que el mundo ha cambiado y también la forma de consumir contenidos. Y con ello no estamos hablando de la desaparición de Blockbuster y el auge de Netflix. Bueno, eso también ha cambiado, pero el punto que queremos tratar aquí es que la forma de consumir contenidos en el lugar de trabajo también ha cambiado.
Vivimos en un mercado laboral muy dinámico e innovador. En este nuevo escenario, ya no tienen cabida esos antiguos informes, que consistían en pilas de papel grapado llenas de gráficos en blanco y negro y páginas interminables. Para crear informes que respondan a las nuevas exigencias del mercado, hay que dar un paso más y pensar con la cabeza de tu lector.
¿Cómo les gustaría consumir esta información? ¿Qué tipo de datos les parecen más interesantes? ¿Qué datos pueden captar más su atención y seguir siendo muy informativos?
Cuando creas un informe empresarial, tu objetivo es documentar un conjunto de información de forma convincente, atractiva y tangible. Tienes que compartir tus hallazgos de forma profesional y bien diseñada. Dar una forma de transmitir la información más esencial de la manera más rápida y accesible posible. Pues bien, ahí es donde empieza tu pequeña revolución, y ahí es donde el diseño aplicado para los informes empieza a marcar la diferencia.
Vivimos en un mundo sin fronteras para la creatividad y tus informes deben ser así también. Elementos interactivos, diseños envolventes, barras de navegación, lo que sea, todos estos elementos forman parte ahora del diseño de informes para el lugar de trabajo moderno y tienes que dominar este arte si quieres destacar en esta nueva era.
En la era digital, los informes ya no se componen sólo de contenido, el diseño también es una parte fundamental de estos documentos. La gran clave es que hoy en día la gente tiene menos tiempo y, por tanto, el diseño juega un papel fundamental en el proceso de creación de documentos que sean informativos, atractivos y fáciles de leer y comprender.
A lo largo de este artículo, te contaremos los 10 mejores consejos de diseño de informes que tenemos en Visme. Son parte de nuestro éxito y guían nuestras prácticas cada día. Además, te mostraremos algunos ejemplos de diseño de informes que pueden ayudarte a empezar con tu propio proceso de diseño y, si todo va bien, podrías acabar con un súper informe nuevo hoy mismo.
Entonces, ¿empezamos? Empecemos.
Empecemos por el principio, ¿vale? Lo primero que debes hacer para crear un buen informe empresarial es tener claro el objetivo central de este documento. Esta claridad es esencial para que puedas diseñar el flujo de información, ya que, en función de tu objetivo, la información puede fluir de diferentes maneras a lo largo del documento.
Los informes son generalmente documentos que se utilizan para compartir datos e información, pero puede ser que tu objetivo sea educar a tu audiencia sobre un determinado tema, llamar la atención sobre un determinado reto, influir en la toma de una decisión concreta, o mostrar datos interesantes sobre tu negocio o nuevos productos.
Independientemente de tu objetivo, debes saber que cuanto más claro tengas tu proyecto, mejor podrás planificar tu flujo de información, ya que comprenderás el orden adecuado en el que debe presentarse la información.
Una vez que hayas identificado el objetivo principal de tu informe, empieza a identificar la información básica que debe presentarse. Este es un buen comienzo, porque una vez que tengas la información básica, podrás determinar más fácilmente el orden lógico de los datos que facilitará su comprensión.
Otro punto importante y muy decisivo a la hora de determinar el flujo de información es identificar quién es tu público objetivo, es decir, quién va a leer este documento. Puede ser que tu público objetivo sean directivos o ejecutivos de tu empresa y probablemente les gustaría tener acceso a los resultados finales de tu informe con más facilidad y agilidad. Esto determina tu flujo de información, ¿lo entiendes?
Si quieres que tu informe empresarial sea un éxito, independientemente de su finalidad, no intentes llenar tus páginas con una cantidad interminable de información, ya que dificulta la comprensión de tu documento.
Para crear un informe que sea fácilmente comprensible, tienes que hacer que tus estructuras textuales funcionen en armonía con las ayudas visuales que vas a utilizar. Los elementos visuales como los gráficos, las imágenes y los iconos pueden ayudarte mucho a la hora de contar tu historia y presentar tus datos, por lo que es importante que elijas un diseño de informe que se adapte al tipo de documento que estás creando y a su finalidad.
Seamos sinceros, estamos en 2023 y ya nadie soporta esos interminables mensajes de texto. Y mira, si la gente no quiere consumir este tipo de contenido en las redes sociales, imagina un documento de trabajo.
La realidad es que hoy en día consumimos contenidos de forma mucho más ágil que hace 5 años y esto es un cambio global que también forma parte del mundo laboral. Ya nadie tiene tiempo ni paciencia para leer un bloque de texto de 30 líneas, esa es la verdad. Así que, si quieres crear un informe empresarial que se lea de verdad, aléjate de los textos largos y apuesta por párrafos cortos y recursos visuales.
Vivimos en un mundo empresarial rápido y dinámico, y en este mundo 2.0, la gente prefiere recibir la información de forma más visual. Ya no tenemos que pasar 20 minutos leyendo documentos, incluso cuando sabemos que esa información podría haberse presentado de una forma mucho más dinámica, interesante y, sobre todo, ágil. Ten en cuenta esta información cuando empieces a preparar el contenido de tu próximo documento.
La psicología nos dice que la información visual es mucho más interesante para la mente humana, por lo que prestamos más atención, asimilamos y retenemos mejor este tipo de información.
Mira, no estamos diciendo que la información textual no sea importante y que se haya quedado anticuada, no es eso. Lo que queremos que entiendas es que, para ciertos tipos de contenido y ciertos objetivos, la información visual es más adecuada que la textual. Este texto es un ejemplo de ello, nuestro objetivo aquí es presentarte un tipo de información más compleja y profunda, para la que las estructuras textuales son más adecuadas, mientras que un informe, que presenta principalmente datos, funciona mejor con recursos visuales.
Pero, de cualquier manera, tienes que utilizar bloques de texto, por lo que es importante que dividas tu texto en párrafos más cortos. Esto hace que tu contenido sea más fácil de leer y trabaja directamente con la psicología de tus lectores.
Cuando un lector abre un documento y se encuentra con un texto gigantesco, ya empezará a leer ese contenido con pereza y probablemente no lo leerá todo. Pero si divides la misma cantidad de contenido en párrafos más pequeños y separados por otras ayudas visuales, como fotos, mapas, gráficos e iconos, la tendencia es que el lector empiece a consumir ese contenido con más ganas y atención, psicológicamente piensa que va a leer menos, aunque esté leyendo la misma cantidad.
Un buen informe empresarial es el resultado de la combinación perfecta entre bloques de texto directos y claros, gráficos bien elaborados y colocados, iconos que tienen sentido con el contenido y un buen equilibrio entre los espacios negativos del documento. La suma de estos elementos y la armonía entre ellos hace que un informe sea fácilmente comprensible y agradable de consumir.
¿Has oído hablar alguna vez de los puntos focales de un documento? Pues son las zonas destacadas de la maquetación o el diseño de un documento.
Los puntos focales forman parte de las leyes de la jerarquía visual y sirven de guía dentro de tu contenido. Ayudan a tus lectores a seguir un camino lógico entre la información presentada en tu documento, es decir, hacen que tus lectores sigan de forma natural el flujo de información que has creado para tu documento.
¿Quieres entender un poco mejor? Entonces echa un vistazo a esta plantilla de informe aquí:
¿Recuerdas que hablamos de la importancia del flujo de información de tu documento y de cómo puede cambiar en función del objetivo específico del informe? Pues bien, de nada sirve crear una estructura de flujo de información estupenda si tus lectores no pueden seguir este flujo y esto puede ocurrir por diversas razones. Pueden distraerse con las imágenes del documento y saltarse una parte importante del contenido, por ejemplo.
Los principios de diseño clave para muchos diseñadores modernos se remontan al siglo XIX, cuando la Escuela de Psicología de la Gestalt comenzó a estudiar la percepción humana y cómo esa percepción influye en la priorización de la información consumida. Hablando en lenguaje humano, la jerarquía visual es nada más y nada menos que dar un realce visual, como letras más grandes o colores diferentes, a las partes más importantes de tu contenido.
Es importante que tengas en cuenta que la jerarquía visual y el flujo de información de tu documento funcionan juntos, uno potencia al otro y viceversa. Y estos dos conceptos de diseño funcionan aún mejor cuando están integrados en un diseño adecuado.
Si no tienes mucha experiencia en diseño gráfico, entender las mejores prácticas de jerarquía visual puede ser un poco complicado, así que te sugerimos que empieces tu nuevo informe empresarial a partir de una de las plantillas prediseñadas de Visme. Todas ellas han sido creadas por profesionales y tienen una perfecta armonía entre el flujo de información, la jerarquía visual y la maquetación.
"El objetivo de la visualización es la visión, no las imágenes". - Ben Shneiderman
Tienes que redactar tu informe con eficacia y diseñarlo de forma que el contenido presentado sea tangible. También es importante que seas consciente de que la gente no se acuerda de la pequeña cobertura de datos que pones, por lo que es importante que destaques los puntos que realmente importan y deben ser recordados.
Tanto si preparas un informe de marketing como un informe de análisis de ventas o un informe presupuestario anual, necesitas presentar la información más relevante de forma dinámica y fácil de entender. Esto ayudará a tus lectores a sacar conclusiones valiosas de forma más rápida y también garantizará que esta información se almacene en la memoria de tus lectores de forma más eficiente.
Una forma de hacerlo es utilizando llamadas. Estos elementos visuales se utilizan para resaltar la importancia de determinados datos dentro de un informe o página web.
Utilicemos este informe de un seminario web como ejemplo. Presenta una diferenciación por género y sector para ilustrar una sencilla estadística que representa al público que asistió al evento. Fíjate en que la plantilla utiliza un contraste visual con el color naranja para destacar una mayor cantidad de participantes femeninas, es un buen ejemplo de llamada visual. Genial, ¿verdad?
También puedes añadir llamadas para dirigir la atención del lector a una sección concreta y facilitar que vea y retenga la información más importante de tu documento.
Pero cuidado, perderse y exagerar con las llamadas es algo que ocurre con cierta frecuencia, especialmente entre personas que no tienen mucha afinidad con los principios del diseño gráfico.
Por eso te recomendamos que sigas trabajando con llamadas minimalistas. Así, tus informes no sólo tendrán un aspecto más profesional, sino que también serán más discretos y objetivos.
La gran magia de las llamadas de atención es que deben servir como herramienta auxiliar, deben guiar a tus lectores, no quitarles la atención mientras leen. Para que tus llamadas sean sencillas y eficaces, evita las flechas o cualquier otro gráfico pesado que llame demasiado la atención y que pueda acabar desviando la atención de tus lectores. En este caso, ¡menos es más!
Sobrecargar tu informe empresarial con una tonelada de elementos visuales puede sonar bien, pero la realidad es que impide que tus lectores identifiquen y recuerden la información más importante de tu contenido.
Ahora bien, si utilizas uno o dos elementos visuales específicos que transmitan la importancia de ese contenido, podrás guiar a tus lectores y conseguir que comprendan qué fragmentos son realmente importantes y qué datos hay que recordar. ¡Y eso, amigos míos, se llama éxito!
La coherencia visual es uno de los elementos más importantes para crear un diseño de éxito. Elementos como la unidad visual y la cohesión del diseño, o la coherencia, son muy importantes para crear un diseño que sea intuitivo y agradable.
En resumen, cuando los elementos tienen un aspecto coherente en tu documento, la usabilidad y la facilidad de aprendizaje mejoran considerablemente para el lector.
En otras palabras, para que tu diseño sea un éxito, en términos de escaneabilidad, comprensibilidad y memorización, tiene que estar visualmente cohesionado. ¿Pero qué significa esto?
La unidad visual es un concepto sencillo, básicamente significa que tus elementos visuales siguen una unidad de organización y espaciado y la percepción que transmite a tus lectores, es una sensación de orden. Establece un nivel de espaciado entre tus elementos visuales y sigue ese nivel en todo tu diseño para conseguir una buena unidad visual.
Para conseguir un diseño cohesionado, todo lo que tienes que hacer es elegir qué elementos de diseño vas a utilizar en tu documento y simplemente seguir utilizando los mismos elementos y estilos durante todo el proceso de creación de tu documento.
En otras palabras, si decides utilizar un conjunto de iconos huecos en las primeras páginas de tu documento, sigue utilizando el mismo estilo hasta el final del diseño. Lo mismo ocurre con los colores, si elegiste el rojo para destacar los puntos centrales de tu contenido en las primeras páginas, no utilices el naranja para destacar la misma información en otras partes de tu contenido, sigue con el rojo hasta el final.
Es importante que definas la combinación de fuentes que vas a utilizar, los colores de tu documento, el estilo de los iconos y otros elementos visuales que se aplicarán en el diseño. Una vez que tengas todo definido, procede a utilizar estos elementos en todo tu documento. Una buena unidad visual, alineada con una buena jerarquía de la información, conseguirá crear una experiencia de lectura más positiva para tus lectores y hará que los datos presentados sean más fáciles de entender y memorizar.
Durante el proceso de creación, puedes trabajar con una cuadrícula en tu pantalla de edición. Esto te ayudará a organizar y maquetar tu documento. Mantén el mismo espacio entre los elementos visuales, los bloques de texto, los párrafos y los márgenes de tu documento.
La cohesión del diseño y la unidad visual también pueden lograrse aplicando los elementos visuales de tu marca, como el logotipo de la empresa, los tipos de letra y las paletas de colores utilizados en la identidad visual de tu marca. Utilizar estos elementos en tu documento es también una gran herramienta de refuerzo de la marca.
Está comprobado psicológicamente que los seres humanos asimilan mejor y con mayor facilidad la información que se presenta de forma visual en comparación con la información textual. Esto significa que tienes que diseñar tu informe empresarial como si hubieras diseñado una obra de arte visual, como un cuadro.
Si necesitas presentar datos complejos y varios tipos de estadísticas, probablemente la mejor manera de hacerlo sea preparar un documento visual. Esto hará que tu información sea más fácil de entender y que tus datos complejos sean más sencillos de digerir.
Podemos utilizar como ejemplo un informe de rendimiento financiero de un departamento de una gran empresa. Obviamente, un documento de este tipo tiene que presentar una gran variedad de datos financieros complejos, como estados financieros, estadísticas de rendimiento, datos de gasto, datos sobre el rendimiento de las inversiones, etc. Sólo con leer la descripción de dicho documento te da un poco de pereza, ¿no? ¿Imaginas cómo sería leer este documento en su totalidad y entender e interpretar todos los datos que allí se presentan?
Podemos afirmar sin temor a equivocarnos que dicho documento es obsoleto e ineficaz. Cuando se trata de presentar datos complejos como los que hemos mencionado anteriormente, tienes que hacer un esfuerzo para que tus lectores puedan asimilar los datos más importantes de tu documento en los primeros 10 minutos de lectura.
Por eso, el uso de elementos visuales como tablas, gráficos, pictogramas, widgets y otras herramientas de este tipo añade un componente esencial a tu informe, que la mera estructura textual no puede proporcionar: la rapidez de comprensión.
¡Pero ten cuidado! Es importante que entiendas que el uso de las herramientas de visualización de datos no significa simplemente abarrotar las páginas de tus informes con un montón de gráficos inconexos.
Si añades varios formatos, como gráficos, diagramas circulares e histogramas, todos juntos en una sola página, corres el riesgo de dispersar la atención del lector y hacer que pierda el hilo de tu jerarquía informativa.
Si utilizas gráficos, rotula correctamente los ejes X e Y y reduce al mínimo la información textual.
Pero entiende esto, sabemos que el mundo de las herramientas de visualización de datos es muy grande y complejo y también sabemos que un solo trozo de este blog no es suficiente para hablar de un tema tan importante. Por eso hemos preparado un súper vídeo que tratará de forma más profunda este tema. Si quieres aprender un poco más sobre las herramientas de visualización de datos, no dejes de ver este vídeo:
Los elementos interactivos son componentes potentes y fáciles de usar que tienen un gran impacto en muchos tipos de documentos digitales. Tanto si creas un documento sobre tus KPI de marketing como un informe sobre el presupuesto, añadir elementos interactivos puede ayudarte a mejorar la experiencia de tus lectores y ofrecer un valor añadido aún mayor con tu contenido.
Los elementos interactivos utilizados para mejorar la experiencia de interacción de los lectores de un documento digital suelen incluir animaciones, ventanas emergentes, personajes y gestos animados, así como hipervínculos e incluso pistas de audio y vídeo.
Pero mira ahí hein, la pequeña regla de incluso es más también se aplica aquí. Insertar demasiados elementos interactivos también puede restar atención a tus lectores e incluso dificultar la comprensión de la información presentada.
Recuerda también que, por muy bonitos y divertidos que sean los elementos interactivos, deben tener una finalidad. Insertar elementos interactivos en tu documento sólo por razones estéticas no es una buena estrategia. La interactividad en tu documento tiene que tener un buen propósito y proporcionar información valiosa a tus lectores. Si no puedes identificar esa finalidad, es mejor no utilizar ningún elemento interactivo.
Antes de añadir elementos de interactividad a tu documento, puedes hacerte las siguientes preguntas:
El oxígeno es un elemento esencial para la supervivencia humana, necesitamos respirar y eso no es una novedad para nadie. ¿Pero sabías que tus elementos de diseño también necesitan respirar? Sí, lo hacen.
Cuando decimos que tus elementos necesitan respirar, lo que intentamos decirte es que necesitan espacio para respirar, es decir, que tus elementos visuales deben estar separados unos de otros, y este espacio es lo que llamamos espacio de respiración, o espacio negativo (y algunos lo llaman también espacio blanco).
El espacio en blanco es una gran herramienta de diseño y sirve como elemento para equilibrar tus activos visuales y organizar mejor tu contenido para mejorar la estructura, el flujo y la experiencia de comunicación.
Pero el espacio en blanco negativo no se trata de eso. Cuando una página tiene una gran carga de información, puede ser difícil de escanear, lo que significa que tu lector puede perderse fácilmente en la página. Esto hace que el proceso de lectura sea más engorroso y confuso. Esta situación es aún más grave cuando los elementos visuales de las páginas están demasiado juntos. Esta página es realmente muy confusa de leer.
El negativo, o espacio en blanco, viene a poner un poco de orden en eso. Cuando utilizamos nuestros elementos visuales con un espacio entre ellos, se vuelven mucho más prominentes en la página y más fáciles de leer e identificar. Un buen uso de los espacios negativos es esencial para que la jerarquía visual de tu documento sea eficiente, ya que si todos tus elementos visuales están súper juntos, su tamaño no marcará mucha diferencia.
¿Quieres echar un vistazo a lo que es el espacio negativo en la práctica? Entonces consulta esta plantilla aquí:
El fondo de esta plantilla es un gris claro sólido, que por sí mismo ya contrasta muy bien con el rojo utilizado en las llamadas de la página. Pero lo más destacado es la cantidad de espacio negativo que utiliza este diseño. Con una buena cantidad de espacio en blanco, puedes mejorar significativamente la legibilidad, la escaneabilidad y el resaltado de la información más importante de tu informe empresarial.
Uno de los mejores consejos que podemos darte para crear un informe empresarial es que construyas tu diseño como un documento de marca. Un documento de marca es cualquier documento que lleva la identidad visual de una marca concreta. Y cuando hablamos de identidad visual, nos referimos al logotipo, las fuentes de la marca, la paleta de colores de la marca...
No importa si estás creando un informe que se presentará dentro de tu empresa o que se enviará a tus partes interesadas o externas, como la prensa, por ejemplo, tu documento tiene que tener la identidad visual de tu marca.
Tus documentos, internos o externos, forman parte de tu marca y, como tales, deben presentar y llevar consigo no sólo los colores, sino también la personalidad y los principios de tu marca.
Si tienes una directriz de marca lista y en uso, puedes tomar los colores primarios y secundarios de tu identidad visual y aplicarlos al diseño.
Y, como el principal objetivo de Visme es facilitarte la vida, tenemos la herramienta ideal para que crees tus documentos de marca. Con el potente kit de marca de Visme, puedes crear tus documentos de marca en cuestión de minutos. Inserta fácilmente tus colores, fuentes y logotipos en cualquiera de las plantillas de Visme, para que cada informe que crees esté súper alineado con tu identidad visual.
Mira este vídeo para saber cómo puedes crear un kit de marca para tu negocio con Visme.
Crear un informe empresarial es siempre un proceso complejo y que requiere mucho tiempo, incluso cuando tienes que crear el diseño e insertar en él tus elementos de marca. Pero, ¿y si tuvieras una plantilla? ¿Una plantilla con un bonito diseño, con todos los elementos de tu identidad visual y todo lo demás? Eso sí que te ahorraría mucho tiempo, ¿no? Pues bien, con Visme puedes crear tus informes y luego guardarlos como plantillas para utilizarlos cuando quieras.
Si pasas mucho tiempo trabajando en informes y otros tipos de documentos, tener un buen conjunto de plantillas es la opción ideal para facilitar y agilizar tu proceso de creación de estos documentos. Con una plantilla lista, con su diseño bien definido y todos los elementos visuales de tu marca ya insertados en ella, tienes más tiempo para centrarte en lo que más importa: los datos que pretendes presentar y cómo presentarlos de la mejor manera posible.
Con Visme también puedes crear y personalizar campos dinámicos para extraer información personal y de la empresa en múltiples páginas, informes y proyectos.
Una plantilla de informe empresarial bien diseñada debe presentar una buena variedad de elementos que puedas mezclar y combinar según tus necesidades. Los gráficos, las imágenes, los encabezados, los CTA, las llamadas y las familias de fuentes son las piedras angulares visuales de tu diseño de informe. Y si tienes todo esto preparado en una plantilla, tu proceso de creación será automáticamente más rápido y eficaz.
Oye, ¡estamos en el siglo XXI! Ya es hora de que dejes de crear esos informes aburridos e insulsos, llenos de gráficos en blanco y negro, que ya nadie soporta leer.
Utiliza estos 10 súper consejos que acabamos de enseñarte y empieza ahora mismo a crear informes atractivos que te ayuden a captar y mantener la atención de tu audiencia.
Comparte datos complejos con facilidad utilizando nuestras plantillas de informes y ofrece mucho valor añadido a tus compañeros de trabajo, gerentes, partes interesadas e incluso partes externas.
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