Hable Alto.
Si usted tiene una empresa en crecimiento, y creemos que es por eso que está aquí, entonces usted debe entender muy bien que a medida que su negocio va creciendo, sus procesos internos se vuelven más complejos.
Esto significa que con el paso del tiempo y el crecimiento de su empresa, comenzará a enfrentar nuevos desafíos, como la gestión de múltiples equipos de trabajo, el seguimiento de diversas actividades y KPI, la promoción de la formación, la creación de hojas de ruta de ventas, onboarding de nuevos empleados y así sucesivamente.
El gran punto es que estos nuevos desafíos no ocurren solo una vez, se repiten a lo largo del ciclo de vida de su empresa y algunos de estos desafíos pasan a formar parte de la rutina casi diaria de su empresa, como la ejecución de itinerarios de venta o actividades de mantenimiento, si usted está actuando en el mercado industrial por ejemplo.
En otras palabras, vas a tener que lidiar con estos desafíos todos los días. Y ahí es donde entra la importancia de tener manuales de procesos bien elaborados y eficientes, después de todo, estos manuales de procedimientos servirán como guías de prácticas para que no tengas que reinventar la rueda cada vez que te encuentres con un problema o desafío.
Si has llegado a este post, significa que estás pensando seriamente, o que necesitas crear manuales de procesos para tu empresa. ¡Y por eso estamos aquí!
En este post te enseñaremos todo lo que necesitas saber para empezar a crear los manuales de procesos para tu organización. Además, también te presentaremos buenos ejemplos de manuales de procedimientos y te mostraremos algunos de nuestros mejores manuales de proceso, para que puedas empezar a crear tus propios documentos hoy mismo.
¿Qué es un manual de procesos?
¿Cuáles son los beneficios de tener manuales de procesos?
¿Cómo escribir su manual de procesos?
15 Plantillas de manuales de proceso personalizables
Dale un UP a sus manuales de proceso con la ayuda de Visme
Un manual de procesos es un documento detallado que especifica información sobre cómo compartir, rastrear e implementar procedimientos empresariales. Pueden ser creados para mejorar la prestación de servicios, reclutar e integrar nuevas contrataciones, definir directrices de ejecución y gestión de un proyecto, resolver reclamaciones de clientes y mucho más.
Un manual de procesos presenta los pasos necesarios para realizar diferentes tareas, guiando a sus empleados en un paso a paso que engloba todo lo procedimento de ejecución de una determinada tarea, o de un conjunto de tareas secuenciales.
Los ejemplos más comunes de manuales de procesos son:
Documentar y registrar los procesos de su empresa es una actividad importante, ya sea una actividad puntual o continua. Y estos son los principales beneficios de tener procesos internos bien documentados:
1. Un buen manual de procesos puede ayudar a sus empleados, proveedores, stakeholders y otras personas a entender mejor su negocio.
2. Con manuales de procesos bien elaborados, puede centralizar tareas, acelerar las curvas de aprendizaje y asegurarse de que todos estén en la misma página. Los manuales de procedimientos son útiles para establecer reglas claras durante el reclutamiento, la integración y la formación de nuevos empleados. Estos documentos permiten a los nuevos contratados entender sus funciones y los procedimientos en los que estarán involucrados.
3. Los manuales de proceso permiten a los administradores identificar tareas que pueden automatizarse, ahorrando tiempo y recursos valiosos para la empresa.
4. Para documentar sus procedimientos, primero debe asignarlos y durante esta tarea puede identificar puntos de estrangulamiento e ineficiencias y así optimizar los procesos, reducir sus márgenes de error y maximizar la productividad y la eficiencia de su organización.
5. La creación de manuales de procesos le ayuda a registrar las soluciones prácticas que su empresa está adoptando, pasarlas adelante y conservar ese conocimiento valioso dentro de la cultura empresarial de su organización.
6. Los manuales de procedimientos garantizan la claridad y eliminan la ambigüedad de roles y responsabilidades dentro del entorno de trabajo.
7. Documentar sus procesos internos puede ayudarlo a monitorear el desempeño de la empresa y de los empleados. Con manuales de procesos bien definidos y ampliamente conocidos, puede identificar lo que está funcionando y lo que no está funcionando en su empresa.
Documentar tus flujos de trabajo y procedimiento internos puede ayudarte a maximizar la eficiencia de tu empresa. Pero para aquellos que nunca han escrito un documento como este, esta tarea puede parecer un poco compleja e incluso aterradora.
Bueno, para ayudarte a enfrentar este primer desafío, hemos creado una guía paso a paso que te ayudará a crear tus propios manuales de proceso de una manera simple e intuitiva.
Empezar por el principio es el pilar básico para documentar cualquier tipo de proceso.
Para completar esta tarea necesita comprender profundamente el proceso que está documentando. Además, debe tener mucha claridad sobre la importancia de este papel para el contexto operativo general de su empresa. Solo así podrás definir y describir con precisión la importancia de este proceso y transmitirlo a tu manual de procedimientos.
Por ejemplo, supongamos que estás creando un manual de procesos de integración para permitir que tu equipo de recursos humanos contrate el talento adecuado, ¿de acuerdo?
Para hacer esto, necesitas entender con claridad cuál es el objetivo y el beneficio final que la empresa tendrá con la contratación de ese talento. Una vez que hayas definido estos dos aspectos, haz una lista de los requisitos y recursos necesarios para completar este procedimiento con éxito.
Aquí es donde recopilarás información sobre el proceso.
Recuerda que necesitas entender este procedimiento de principio a fin.
Por eso, ten mucho cuidado de no omitir ningún paso.
Un buen consejo para este momento es organizar una sesión de lluvia de ideas con todas las personas involucradas directamente en el procedimiento.
Esa conversación te ayudará a identificar detalles que suelen quedarse fuera cuando solo lo revisa una persona.
Además, te permite validar si todos entienden el proceso de la misma forma.
Si estás haciendo este trabajo por tu cuenta, toma notas mientras identificas los pasos y recopilas la información.
Anota acciones, decisiones, excepciones y herramientas utilizadas.
Así podrás asegurarte de que ningún dato importante quede fuera.
También te servirá para detectar puntos confusos o inconsistentes.
Después de recopilar toda la información relevante, sigue la siguiente tarea y ejecuta los elementos de esta lista:
A continuación, organiza los pasos en una secuencia lógica.
Puedes usar instrucciones detalladas o incluso fotos para que la descripción sea aún más precisa.
Cuanto más claro sea el orden, más fácil será ejecutar el proceso sin errores.
Además, las características visuales como mapas de procedimientos, diagramas de flujo, checklists, diagramas, imágenes, capturas de pantalla y videos son muy eficientes.
Ayudan a mostrar los pasos clave y hacen el proceso más comprensible.
Por ejemplo, un diagrama de flujo puede explicar, con imágenes, con qué frecuencia un empleado debe revisar su correo electrónico.
Este tipo de recurso reduce dudas, estandariza acciones y mejora la ejecución.
Nadie cuida de un perro que no tiene dueño, la realidad es así de simple. Por eso es importante que usted determine con claridad cuáles son los departamentos e individuos responsables de la ejecución de ese procedimiento en específico.
Con esta definición a mano, también es más fácil realizar el monitoreo y optimización de cada tarea dentro del proceso. Recuerda escribir tus títulos de trabajo, roles y responsabilidades y déjalos en claro en tu manual.
Por más que sus procedimientos empresariales estén bien alineados y definidos, no siempre van a seguir un camino lineal. Por lo tanto, es importante que establezca ciertos niveles de flexibilidad para sus procesos de trabajo y tenga en cuenta estas excepciones.
Determine en qué situaciones puede ser apropiado desviarse de su proceso ideal. E identifique las circunstancias en que esto puede ocurrir. ¿Dónde pueden surgir las excepciones y qué debe hacer un funcionario para mitigarlas?
Al documentar su proceso, identifique dónde se encuentran los mayores puntos de riesgo y establezca puntos de control para ayudar a monitorear y anticipar estas situaciones. Además, mide tus puntos de control para determinar cuán eficientes son y, por lo tanto, tener la capacidad de saber cuándo y cómo puedes mejorar estos puntos de control.
Ahora que ha llegado a ese punto, podemos entender que el mapeo de su proceso empresarial está prácticamente listo y como consecuencia, su manual de procesos también.
Teniendo esto en cuenta, este es el paso en el que debe reunirse con su equipo de ejecución para revisar su manual. Comparta el manual de procedimientos con su equipo utilizando las funciones de colaboración y uso compartido de Visme.
Una vez que tu equipo tenga acceso a tu manual de procesos, prueba el proceso para asegurarte de que no quede nada fuera y para determinar si necesitas modificar algo.
Además, pida a los miembros de su equipo que experimenten el procedimiento, vean cómo funciona y si el manual está de acuerdo con la ejecución real de ese proceso.
Una vez que estés seguro de que tu proceso funciona correctamente y de que el manual que has creado refleja la ejecución real, es momento de dar el siguiente paso.
Debes implantarlo dentro de la organización y comenzar a monitorearlo de forma activa.
Esta fase es clave.
No se trata solo de publicar el manual y darlo por terminado.
Es fundamental observar cómo se utiliza en el día a día y entender cuál es la tracción real de ese material.
Durante esta etapa, es importante analizar varios aspectos.
Por ejemplo, si el manual es realmente comprensible, si resulta práctico y si los empleados lo consultan y lo siguen tal como fue diseñado.
También conviene identificar si existen resistencias, dudas recurrentes o pasos que generan confusión.
Sin embargo, debes tener claro que tu trabajo no termina aquí.
Los procesos no son estáticos.
A medida que tu organización evoluciona, los procedimientos internos también cambian.
Esto significa que los pasos definidos inicialmente pueden dejar de ser válidos con el tiempo.
Por lo tanto, el manual de procesos debe actualizarse de forma regular para reflejar la realidad operativa.
Es esencial verificar periódicamente que la información publicada siga siendo correcta, clara y alineada con la forma en que el trabajo se ejecuta realmente.
Además, es muy importante monitorear los procedimientos de manera continua.
Este seguimiento te permitirá identificar oportunidades de mejora, detectar ineficiencias y ajustar el proceso cuando sea necesario.
Una vez identificados estos ajustes, debes ponerlos en práctica y evaluar su impacto con cierta constancia.
Este ciclo de revisión, mejora y evaluación garantiza que el manual siga siendo una herramienta útil y no un documento obsoleto.
Cuando los empleados perciben que el manual evoluciona con ellos, aumenta su adopción y su valor dentro de la organización.
En definitiva, un manual de procesos eficaz es un documento vivo.
Su éxito depende tanto de una buena implementación inicial como de un seguimiento constante y una actualización continua.
Como mencionamos anteriormente, crear un manual de procesos desde cero puede ser aterrador, especialmente si estás tratando con procesos muy complejos y múltiples dentro de tu organización. Por eso le recomendamos que comience a crear sus manuales de procedimientos con la ayuda de las plantillas prediseñadas de Visme. Nuestras plantillas te darán todo lo que necesitas para crear manuales de procedimientos alineados con las pautas visuales de tu marca y te ayudarán a entender más fácilmente tus manuales y aplicaciones.
Con el editor de documentos de Visme, crear cualquier manual de procesos es una tarea sencilla y sencilla.
Para iniciar tu manual de proceso creativo, puedes usar las plantillas que te presentaremos en los próximos párrafos. O elegir cualquier plantilla de nuestra biblioteca. Todo lo que tienes que hacer es buscar una plantilla que se adapte bien al tipo de procedimientos que necesitas documentar y luego solo tienes que empezar a personalizar esta plantilla para que se adapte a tus necesidades de contenido y diseño.
Cuando haya terminado de personalizar y revisar su manual de procedimientos, puede descargarlo en formato PDF o PPTX. O compartir tu manual en línea con los miembros de tu equipo usando un enlace público o privado. También puedes incrustar este documento directamente en tu sitio web con la ayuda de un fragmento de código de Visme.
Bien, recapitulemos. Un manual de procesos es una guía que describe en detalle cómo se debe ejecutar una tarea. Existen en diferentes tipos de manuales de procesos, como:
En la biblioteca de plantillas de manual de procesos de Visme, hay plantillas que se adaptan a cualquier necesidad de contenido. Todos nuestras plantillas son 100% personalizables y pueden ser utilizados para cualquier tipo de negocio, organización, industria y nicho de mercado. Nuestro gran consejo es: ¡No comience a crear su manual de procesos utilizando un procedimiento ineficiente, comience a crear su manual de procesos utilizando una de las plantillas de Visme!
A continuación, compartiremos con ustedes algunos de nuestros mejores manuales de procesos, incluidos las plantillas que utilizamos aquí en Visme. Y otra cosa, ¡puedes empezar a personalizar cualquiera de estas plantillas hoy mismo!
Ofrecer un excelente servicio al cliente requiere una comprensión profunda de los problemas de los clientes y la capacidad de resolverlos. Si está ofreciendo asistencia o mantenimiento de integración y solución de problemas, esta plantilla de diagrama de flujo dicotómico establece una base sólida para todo el equipo de soporte.
Mantén a todo el equipo sincronizado y mejora tu proceso de atención al cliente al ver las actividades involucradas.
Con este diagrama de flujo para manual de proceso de nómina simple, puede garantizar que se cumplan todos los criterios para pagar a sus trabajadores. Muestre a su equipo cómo funciona el sistema, los beneficios que recibirán y cómo informar de los problemas.
Puede adaptar esta plantilla de diagrama de flujo simple a cualquier procedimiento dentro de su empresa.
Contratar e integrar empleados puede ser aterrador. Pero ya no. Este diagrama de flujo multicolor e informativo hace que el proceso sea perfecto y fácil de entender. Describe todos los pasos principales involucrados, asegurando que el equipo de recursos humanos no se pierda nada.
No dude en personalizar el contenido y cambiar las imágenes, colores y fuentes para adaptarse a su gusto.
Esta plantilla de infografía brillante es un gran ejemplo de cómo explicar visualmente un procedimiento paso a paso. Es detallado, lo que ayuda al equipo de contenido a entender los detalles. Puedes ajustarlo para describir lo que se necesita para mover tu contenido de la etapa de ideación a la etapa de publicación.
Actualiza tu equipo de recursos humanos creando una impresionante infografía de integración. El diseño limpio y colorido lo hace visualmente atractivo y atractivo.
Esta plantilla es totalmente editable y puedes personalizar cada elemento utilizando el editor de Visme. Comienza con tu paleta de colores preferida para reflejar tu marca.
Siéntase libre de modificar el texto y añadir más iconos, ilustraciones, formas, imágenes y otros elementos. Puedes exportar tus diseños en diferentes formatos y compartirlos con tu equipo.
Esta hermosa plantilla de manual de procedimientos se divide en dos secciones. La primera sección proporciona una visión general de la idea general, mientras que la segunda profundiza el tema. Puedes aprovechar esta plantilla para ver procesos o proyectos en varias fases, como promociones, integración de clientes, lanzamientos de productos y acciones.
Comience incorporando fuentes impresionantes, paletas de color y otros elementos de diseño para llamar la atención. Visme tiene una amplia biblioteca de esquemas de color y gráficos, incluyendo formas, iconos, fotos y videos, activos animados, fondos de video y más.
Esta impresionante guía de estilo de marca de varias páginas puede proporcionar consistencia e inspiración para su equipo de diseño, freelancers y contratistas.
Puedes usar esta plantilla para establecer reglas y patrones claramente definidos que comuniquen cómo debe representarse tu marca. Demuestra lo que es su empresa, lo que hace y lo que representa.
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La mayoría de los manuales de proceso son exhaustivos. Sin embargo, puede utilizar una lista de comprobación simple como esta para realizar un seguimiento y optimizar los procedimientos cortos y simples de la empresa.
La guía paso a paso te ayuda a mejorar tu estrategia de marketing de influencers, asegurando que todas las actividades se completen. Úsalo para sellar planes de divulgación de influencers e identificar los recursos necesarios para dar vida a tus planes.
Cada marca debe tener una guía de estilo. Esto te da control sobre cómo otros usan tu marca, asegurando que su apariencia visual sea de alto nivel y refleje con precisión la imagen de tu marca.
Esta plantilla de página hace que crear las pautas de tu marca sea fácil. Puede describir las reglas que rigen el diseño, la composición y el aspecto general de la marca de su empresa, incluyendo:
Si desea proporcionar una guía definitiva de creación o diseño para que su equipo y proveedor sigan, esta plantilla es adecuada. Con esta plantilla de resumen creativo, puedes describir el propósito de tu proyecto, así como compartir los resultados, cronogramas y desafíos de tus campañas.
Esta plantilla puede funcionar para diferentes tipos de proyectos, incluyendo diseño de sitios web, desarrollo de aplicaciones, publicidad, marketing, branding y más.
Todos los elementos son completamente personalizables y se pueden modificar para satisfacer sus necesidades. Cuando hayas terminado, puedes estar seguro de que tu equipo puede entender mejor tus expectativas.
Si está lanzando un nuevo producto o característica, este guión le comunica visualmente cómo su producto llegará al mercado. Puede documentar sus tácticas de pre-lanzamiento, lanzamiento y post-lanzamiento y asegurarse de que todas las tareas se ejecuten con éxito.
Con nuestro intuitivo kit de marca, puede cambiar cada aspecto de este diseño. Embellezca sus documentos con colores vibrantes y elementos de diseño cautivadores provenientes de la vasta biblioteca de diseño de Visme.
Este diagrama de flujo para manuales de procedimientos describe las actividades necesarias para entregar una aplicación funcional. Ya sea una aplicación web o móvil, puede utilizar este gráfico para mantener a los equipos multifuncionales y multifuncionales en el camino correcto, todos trabajando para lograr el mismo objetivo.
Todas las secciones de esta plantilla son editables. Puedes descargar tus imágenes en formato PDF o PPTX o compartirlas en línea con tu audiencia usando un enlace público o privado. Insértelo en su sitio web o blog usando un fragmento de código.
Es posible que desee renovar un flujo de trabajo anticuado o que desee mejorar la eficiencia y la colaboración en equipo. Usa esta plantilla de infografía con código de color para mapear tu estrategia de marketing de principio a fin.
Puedes enumerar las actividades principales y poner a todos en la misma página. Esta ayuda visual también puede ser un recurso valioso para ofrecer presentaciones de alto nivel para equipos, inversores y partes interesadas.
Los procedimientos de negocios y operativos se entienden mucho mejor cuando se presentan con un enfoque visual, claro y estructurado.
Un diseño minimalista ayuda a reducir la carga cognitiva y permite que la información importante destaque sin distracciones innecesarias.
Cuando un proceso se muestra con visuales atractivos, colores bien equilibrados, iconos claros y una cantidad controlada de texto, resulta más fácil de seguir.
El lector puede identificar rápidamente cada etapa, comprender su función y recordar mejor la información presentada.
Esta plantilla utiliza una combinación rica y equilibrada de imágenes, texto y gráficos para ilustrar procesos de manera clara.
Las imágenes ayudan a contextualizar.
El texto aporta precisión.
Los gráficos refuerzan la comprensión de relaciones, secuencias y flujos de trabajo.
Gracias a este enfoque visual, la plantilla resulta adecuada para empresas de todos los tamaños, desde pequeños negocios hasta organizaciones más grandes.
Puede utilizarse para documentar tareas operativas, procedimientos internos, flujos de trabajo o procesos estratégicos sin necesidad de crear documentos extensos y difíciles de mantener.
Otra gran ventaja es su flexibilidad.
Esta plantilla puede ajustarse fácilmente para diferentes objetivos empresariales.
Por ejemplo, puedes usarla para ilustrar cómo iniciar y administrar un negocio, explicando cada paso de forma visual y ordenada.
También es útil para evaluar procesos existentes e identificar oportunidades de mejora.
Además, funciona muy bien para documentar procesos relacionados con investigaciones de mercado, análisis internos, optimización de operaciones y estandarización de tareas.
Al ser visual y modular, permite actualizar o modificar secciones sin rehacer todo el documento.
En resumen, una plantilla visual y minimalista no solo mejora la comprensión de los procesos.
También facilita la adopción por parte de los equipos, reduce errores y convierte la documentación en una herramienta práctica y fácil de usar.
Es una solución eficaz para comunicar procedimientos empresariales de forma clara, profesional y accesible.
Los diagramas de flujo de manuales de procesos son súper efectivos, ya que proporcionan pasos claros y prácticos de organización que los miembros del equipo pueden tomar. Con esta plantilla de diagrama de flujo dicotómico, puede preparar documentación detallada para su programa de software o cualquier proyecto relacionado con TI.
Describe las diferentes etapas del desarrollo del software, los equipos responsables de qué acciones, la documentación necesaria para cada fase y los criterios para proceder a la siguiente fase.
Puede personalizar esta plantilla para otros casos de uso, como integración, lanzamientos de productos, procesos de facturación y mucho más. Accede a millones de activos de diseño, iconos, formas, imágenes y videos del editor de Visme.
Aplique diferentes estilos de fuente y temas de color y widgets personalizables, mapas, tablas y gráficos. Haz que tu diseño sea interactivo añadiendo animaciones, enlaces, ventanas emergentes y efectos de flotación.
Así que eso es todo. Compartimos todo lo que necesitas saber para crear nuevos manuales de procesos o dar ese UP a los que ya tienes.
Ahora es el momento de ponerse manos a la obra y empezar a crear sus nuevos manuales de proceso. Y mira, no importa si eres un diseñador experimentado o un principiante, con Visme, crear tus manuales de procedimientos será una tarea súper fácil e intuitiva.
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