Yüksek sesle konuşun.
Bilgileri belgelemenin veya bulgularınızı profesyonel ve iyi düşünülmüş bir şekilde paylaşmanın en iyi yolunu arıyorsanız, en iyi yol bir rapor olabilir. Ancak nasıl rapor yazacağınızı bilmiyorsanız, nereden başlamalısınız?
Rapor yazma, diğer birçok yazma türünden farklıdır; bu nedenle, başlamadan önce durum tespiti yapmak iyi bir fikirdir.
Raporunuza neleri dahil etmeniz gerekiyor? Her bölümü nasıl detaylandırmalısınız?
Özel ihtiyaçlarınıza göre farklı rapor biçimleri vardır, ancak yapı her biri için benzer kalma eğilimindedir.
Bulgularınızı etkili bir şekilde iletebilmeniz için nasıl düzgün bir şekilde rapor yazacağınıza ilişkin adımlarımızı gözden geçirelim.
Her şeyden önce, neden bu raporu yazıyorsunuz? Amaç veya hedef nedir? Bu akademik bir rapor mu yoksa işle ilgili mi? Belki bir yıllık rapor, satış raporu veya mali rapor hazırlamanız gerekiyor.
Ayrıca kitlenizin kim olduğunu da düşünün. Raporunuz yalnızca şirket kullanımı için dahili olabilir veya yatırımcılara, müşterilere ve daha fazlasına sunmak için harici olabilir.
Bu, her ay, üç ayda bir veya yılda bir tekrar ziyaret etmeniz gereken periyodik bir rapor mu? Şirkette üstünüzdekiler için mi yoksa departmanınız için mi?
Hedefinizi anlamak, içeriğinizin ne içereceğini ve bilgilerinizi almak için nereye gitmeniz gerektiğini bilmek önemlidir.
Önce bir taslak oluşturmadan hiçbir şey yazmaya başlamayın. Bu, raporunuzu yapılandırmanıza, tüm sonuçlarınızı ve materyallerinizi ve daha fazlasını bulmak için hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.
Bu taslağın çok ayrıntılı olması gerekmez, ancak tam raporunuz için size bir başlangıç noktası sağlar. Daha sonra rapor yazma süreciniz boyunca bu taslağa geri dönebilirsiniz.
Raporunuzun amacı veya hedefi ile başlayın, ardından ana noktalarınızı ve altında, raporunuzun içeriğinde yer aldığından emin olmak istediğiniz birkaç madde işaretini listeleyin.
Anahatınız şöyle görünebilir:
Konunuzu aramaya başlayın ve raporunuzu bir araya getirmek için ihtiyacınız olan araştırmayı toplayın. Bu, çevrimiçi kaynaklar, dergiler, deneyler veya yalnızca şirketinizin CRM'sinden veya satış yazılımından alınan analitik ve sayılar olabilir.
Ana noktalarınızdan her birine hangi sayıların ve bilgilerin ait olduğunu bilmek için araştırmanızın tamamını ana hattınıza ekleyin.
Raporunuzu tamamlamak için ihtiyacınız olan her şeyi toplamayı bitirdikten sonra yazmaya başlayabilirsiniz.
Geri dönüp daha fazla bilgi bulmanız ve baştan sona daha fazla araştırma yapmanız gerekebilir, sorun değil. Ancak, ele almanız gereken materyali kavradığınızı hissettiğinizde, bir sonraki adıma geçebilir ve bir rapor oluşturucu ile başlayabilirsiniz.
Artık rapor kapak sayfanıza başlamaya hazırız! Kapak sayfanız üzerinde ilk kez çalışırken, bir şablonla başlamak iyi bir fikirdir.
Bu, rapor tasarımınızı renklendirmenize ve onu siyah beyaz bir kelime belgesinden daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur. Ayrıca, başlık sayfanızı estetik açıdan hoş bir şekilde tasarlamanıza yardımcı olabilir, böylece izleyicileriniz için öne çıkar.
Aşağıdaki Visme rapor şablonu kapak sayfasına göz atın.
Bir rapor kapak sayfasının nasıl yazılacağını belirlerken, en önemlileri doğal olarak raporunuzun başlığı olan, eklemek isteyeceğiniz en fazla beş şey vardır.
Diğerleri raporun kime ait olduğunu, raporun kim tarafından hazırlandığını (sizin!), tarihi veya şirketinizdeki departmanınızı içerir.
Bu bilgilerin doğrudan rapor kapak sayfasında bulunması, okuyucunuzun raporun içinde tam olarak ne olduğunu ve kimin için olduğunu bir bakışta bilmesini sağlamanın en iyi yoludur.
Raporunuzun bir sonraki bölümü içindekiler tablonuz olacaktır. Raporunuzun nasıl düzenleneceğini henüz tam olarak bilmiyor olsanız da, taslağınız burada başlamanıza yardımcı olacaktır.
Raporunuzu yazarken - hatta yazmayı bitirdiğinizde bile - geri dönüp içindekileri başlık ve alt başlıklarınızla eşleşecek şekilde güncelleyebilirsiniz.
Gezinmeyi kolaylaştırmak istediğiniz için, tüm sayfa başlıklarınızın ve alt başlıklarınızın içindekiler bölümüne yerleştirdiğiniz şeyle tam olarak ilişkili olduğundan emin olun.
Aşağıdaki rapor şablonundaki içindekiler tablosuna bir göz atın.
Hangi bölümün hangi sayfada başladığını belirlemenin kolay olması için nasıl belirgin bölücülere sahip olduklarını görün. Benzer bir şeyi taklit ettiğinizden emin olmak istersiniz.
Bunu yapmanın birçok farklı yolu vardır.
Birincisi, doğrudan Visme'de tasarlanan aşağıdaki örnekte olduğu gibi, içindekiler tablonuzu başlıklar doğrudan sayfa numaralarının yanında olacak şekilde hizalayabilirsiniz.
Veya okuyucunun gözünü tablo boyunca doğrudan sayfa numarasına yönlendiren noktalı bir çizgiye veya başka bir görsel akış öğesine sahip olabilirsiniz.
Her bölüm için doğru sayfa numarasını bulma konusunda herhangi bir karışıklık olmadığından emin olun.
Raporunuzda yazmaya başladığınız ilk bölüm her zaman bir özet veya giriştir. Bu, okuyucunuza sonuçlarınızın veya bulgularınızın ne olduğuna dair kısa bir fikir vermek için yalnızca bir veya iki sayfaya yayılmalıdır.
Araştırma mı, deney mi, analitik toplama mı, CRM verilerini inceleme mi, gelir hesaplama mı ve daha fazlası olsun, raporunuzda kapsadığınız materyali toplamak için kullanılan metodoloji hakkında konuşun.
Ayrıca hikayenizi anlatmanıza yardımcı olacak görseller eklemek istersiniz. Bu, fotoğrafçılıktan simgelere veya grafiklere kadar her şey olabilir. Hatta tasarımınıza yardımcı olacak şekiller bile ekleyebilirsiniz.
Metni dengelemek için güzel bir sayfa tasarımı ve siyah beyaz fotoğraf içeren bir teklif raporu tanıtımı örneği.
Şimdi raporunun özüne giriyoruz. Halihazırda taslağınızı bir araya getirdiniz, araştırmanızı topladınız ve kapak sayfanızı, içindekiler ve giriş sayfanızı oluşturdunuz.
Bu, raporunuzun ana bölümünün tam olarak ne içereceğini tam olarak bilmeniz gerektiği anlamına gelir, bu da vücuda dalmayı kolaylaştırır.
Raporların uzunluğu 7-15 sayfadan oluşan daha kısa raporlar ve 30-50 sayfa veya daha fazla olan daha uzun raporlarla büyük ölçüde farklılık gösterse de, uzunluk konunuza bağlı olma eğilimindedir. Daha kısa raporlar, birden çok konuyu kapsayan daha uzun raporlarla tek bir konuya odaklanır.
Etkili bir rapor gövdesi yazmak veya ödev yazma yardımı almak için bu adımları uygulayın.
İçindekiler tablonuzda ana başlıklarınızın her birine sahip olmanıza rağmen – yani giriş, gövde ve sonuç – alt başlıklarınızı da dahil etmek isteyeceksiniz.
Ayrıca rapor gövdenizi, kapsadığı konulara göre çeşitli bölümlere ayırmak isteyeceksiniz.
Bir yıllık rapor oluşturuyorsanız, bunu farklı aylara bölebilirsiniz. Bir finansal rapor oluşturuyorsanız, belki bunu çeşitli istatistiklere ve sayılara göre bölersiniz.
Rapor gövdenizi bölümlere ayırmanın birçok farklı yolu vardır, ancak bu makaleyi farklı alt başlıklara ayırdığımız gibi, bunu yapmak önemlidir. Bu, okuyucunuzun farklı bölümlerin her birini sindirmesini kolaylaştırır.
Bu rapor şablonunun gövdeyi nasıl küçük parçalara ayırdığına bir bakın.
Burası, topladığınız tüm araştırmalara gerçekten gireceğiniz ve konunuz hakkında konuşacağınız yerdir. Daha önce ortaya koyduğunuz alt başlıklar boyunca, keşfettiğiniz sonuçlarla her birini detaylandırın.
Raporlar doğası gereği daha resmi olma eğilimindedir, bu nedenle yazarken bunu aklınızda bulundurun. Daha konuşma tonundan uzaklaşın, kısaltma kullanmaktan kaçının ve tüm kaynaklarınızı ve sonuçlarınızı düzgün bir şekilde alıntılayın.
En alakalı istatistikler, güncel araştırmalar ve daha fazlası dahil olmak üzere raporunuzun konularının her yönünü kapsadığınızdan emin olun.
Raporunuzu sadece metinle ağzına kadar doldurmayın. Görselleri, simgeleri, grafikleri, çizelgeleri ve grafik düzenleyicileri dahil etmek, içeriğinizi daha fazla görselleştirmenin ve amacınızı belirtmenin harika bir yoludur.
Bir finansal rapor veya satış raporu oluşturuyorsanız, veri görselleştirmeleri, sayılarınızı ve istatistiklerinizi kolayca sindirilebilir bir şekilde sergilemenin anahtarıdır.
Burada, anlaşılmasını daha da kolaylaştırmak için rapor sayfalarında çizelgeler ve grafikler içeren şablonlarımızdan birine bir örnek verilmiştir.
Verilerle bir hikayenin nasıl anlatılacağını öğrenmek, iyi bir rapor oluşturmak için çok önemlidir. Ancak raporunuzdaki yalnızca veri görselleştirme araçlarıyla sınırlı olmak istemezsiniz.
Fotoğrafları ve grafikleri rapor tasarımınıza dahil etmek, metninizi temsil etmenin ve okuyucunuzun ilgisini çekmenin başka bir harika yoludur. Raporlar, sıkıcı metin duvarları olduğu için kötü bir üne sahiptir, ancak sizi kalıpların dışında düşünmeye teşvik ediyoruz.
Amacını aktarmaya yardımcı olması için stok fotoğrafçılığı ve vektör simgelerini kullanın.
Aşağıdaki şablon sayfasına ve sayfaya daha fazlasını eklemek için çeşitli görsel türlerini nasıl yaratıcı bir şekilde getirdiğine bir göz atın.
Raporunuzun kalabalığın arasından sıyrılmasına yardımcı olmak için Visme'nin veri görselleştirme araçlarının her birini, stok fotoğraf kitaplığını, vektör simgesi seçimini ve daha fazlasını test edin.
Sonuçlarınızı ve kaynaklarınızın her birini bulmak için hangi materyallerin kullanıldığını eklediğinizden emin olun. Bazen bu bölüm, basitçe CRM yazılımınızdan veya sayıları çekmek için kullandığınız diğer araçlardan bahsederek kısa ve tatlı olabilir. Diğerleri daha uzun olacak.
İster şirketinizin verilerini kullanmış olun, ister bir deney veya üçüncü taraf bir kaynak kullanarak sonuçlarınızı belirlemiş olun, kullanılan her kaynağı raporunuza eklediğinizden emin olun.
Rapor gövdenizdeki her bölüm bir özet gerektirecek kadar uzun olmayacaktır, ancak çok fazla bilgi içeren veya birkaç sayfaya yayılan bir bölümünüz varsa, bunu sonunda özetlemek iyi bir fikirdir.
Bu, okuyucunuzun tüm bilgileri sakladığından emin olmasına ve daha sonraki bir tarihte bölüm özetlerinizi okuyarak raporunuzu gözden geçirmesine yardımcı olacaktır.
Neredeyse bitti! Şimdi sonucunuzu yazmanın ve raporunuzu tamamlamanın zamanı geldi.
İlk olarak, puanlarınızı özetleyerek başlayın. Evet, gövdedeki her bölüm için küçük özetler yazdınız, ancak şimdi raporunuzun içeriğinin genel bir özetini vereceksiniz.
Bulgularınıza bakın ve ne anlama geldiklerini tartışın. Vücudunuz sonuçlarınızı göstermek için daha fazla olsa da, sonucu gerçek dünyadaki bağlamları veya işiniz için ne anlama geldikleri hakkında konuşmak için kullanabilirsiniz.
Ardından, sonraki adımlar hakkında konuşmak isteyeceksiniz. Sonuçlarınız umduğunuz kadar olumlu değilse, bir dahaki sefere iyileşmelerini sağlamak için planın ne olduğunu yazın. Bu bulguları kullanmak için hedeflerinizi ve stratejilerinizi belirleyin.
Ve herhangi bir yeni bilgi sunmadığınızdan emin olun. Bilgiler hakkında farklı bir şekilde konuşuyor olsanız da, yine de yalnızca raporunuzda bulunan verilere ve içeriğe atıfta bulunmalısınız.
Kaydolun. Ücretsizdir.Öne çıkan bir görsel rapor mu oluşturmak istiyorsunuz?
Kullandığınız materyalleri ve kaynakları raporunuzun bir bölümünde ele aldınız, ancak her raporun sonunda, okuyucunun daha fazla bilgiye kolayca erişebilmesi için kaynaklarınızın her birini alfabetik sırayla listeleyen tam bir kaynakça içermelidir.
Ayrıca, rapor içeriğinizi bir araya getirmenize yardımcı olan belirli kuruluşlara veya kişilere teşekkür ederek teşekkürlerinizi de ekleyebilirsiniz.
Raporunuzun amacına bağlı olarak, sonuna tam olarak anlayamayabilecek harici okuyucular için sektör terimlerini tanımlamaya yardımcı olması için bir sözlük eklemek isteyebilirsiniz.
Bir sonraki raporunuza başlamaya hazır mısınız? Visme, bilgilerinizi eklemenize ve raporunuzu hedef kitlesine göndermenize olanak tanıyan önceden hazırlanmış rapor şablonlarıyla bunu kolaylaştırır!
Bu makalede belirtilen adımları izleyerek ve çarpıcı bir şablona girerek nasıl öne çıkan bir raporun yazılacağını öğrenin. Bugün başlamak için Visme hesabınıza kaydolun.
Ayrıca, 5 dakikalık hızlı eğitici videomuzu izleyerek bir sonraki raporunuz gibi güzel belgeleri nasıl tasarlayacağınızı öğrenin.
İster deneyimli bir tasarımcı ister tamamen acemi olun, işletmeniz için görsel marka deneyimleri tasarlayın.
Visme’yi ücretsiz deneyin
