Parlez fort.
Si vous avez déjà fait une présentation devant un public en direct, vous savez probablement que la session de réponse aux réponses peut sembler plus effrayante que le discours lui-même !
En effet, bien que vous puissiez passer des semaines à préparer votre discours, la session de questions-réponses est en grande partie hors de votre contrôle.
Et comme nous le savons tous, chaque fois que nous n'avons pas le contrôle total, les choses peuvent mal tourner.
La clé est de considérer la session de réponse aux questions non pas comme une arnaque potentielle, mais comme une autre occasion de montrer votre expertise, d'obtenir des commentaires immédiats et de développer votre message. Lorsque vous vous concentrez sur le fait de profiter de ce temps supplémentaire avec le public, vous vous mettez dans un état d'esprit pour inspirer et motiver davantage les participants.
Lisez nos meilleurs conseils pour gérer les sessions de réponse aux questions difficiles ou consultez le résumé de cet article ci-dessous.
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Avant d'entrer dans le vif du sujet, parlons d'abord de ce que devraient être vos objectifs ultimes pour une FAQ réussi :
Même si des personnes posent des questions, votre responsabilité incombe à l'ensemble du groupe lorsque vous répondez à toutes.
Cela nous amène à l'objectif numéro 2 :
Tout comme le contact visuel est essentiel tout au long de votre présentation, il est tout aussi important lors de votre session de réponse aux questions. Ne vous contentez pas de regarder la personne qui a posé la question, mais analysez toujours l'ensemble du public pour que votre réponse capte l’attention de tout le monde.
Et cela nous amène à l'objectif #3 :
Chaque question est une occasion de mettre en évidence votre message principal. Ne vous contentez pas de répondre à une question. Trouvez des moyens d'établir un lien entre la question et votre contenu.
Maintenant que vous comprenez ces trois principes clés, passons à quelques façons de gérer les sessions de réponse aux questions comme un pro.
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Manger des sushis à moitié prix n'est jamais une bonne idée.
Savez-vous quoi d'autre est une mauvaise idée ? Ne pas être préparé pour votre session de réponse aux questions. Maintenant, vous vous demandez peut-être : "Comment puis-je me préparer pour répondre aux questions alors que je ne sais pas quelles questions me seront posées ?"
Ma question serait : "Êtes-vous sûr que vous ne savez pas ce qu'on vous demandera ?" Si vous faites la présentation pour la première fois, envisagez de la montrer à vos amis, votre famille et vos collègues et demandez-leur de vous poser les questions les plus difficiles auxquelles ils peuvent penser.
Vous voudrez peut-être aussi passer du temps à chercher sur Google en utilisant une variété de mots-clés liés à votre sujet. Cela fera apparaître des articles pertinents où vous pourrez découvrir des questions auxquelles on a répondu dans le contenu.
Et enfin, les réseaux sociaux comme LinkedIn et Twitter sont un foyer quotidien de questions-réponses, alors, assurez-vous également de passer du temps à les regarder.
Une fois que vous avez rassemblé une belle liste de questions potentielles, vous voudrez les séparer en deux catégories distinctes : celles auxquelles vous pouvez répondre dans votre présentation et celles auxquelles vous ne pouvez pas répondre.
Les questions auxquelles vous pouvez répondre dans votre présentation sont essentiellement de petits indicateurs que vous avez omis des informations importantes. Revenez en arrière et intégrez ces réponses dans votre contenu.
Cela prendra-t-il du temps de vous assurer de conserver le flux de votre discours original ? Oui. Cependant, négliger d'ajouter ces informations sera un signal d'alarme pour le public et peut peut-être indiquer que vous n'êtes pas l'expert que vous prétendez être.
Ces questions qui ne sont pas directement liées à votre sujet, mais qui "planent" autour de celui-ci ne doivent pas être intégrées, mais vous devez néanmoins vous préparer à y répondre.
Peu importe à quel point vous essayez d'être préparé pour vos réponses aux questions, il est très possible qu'une ou deux questions soient posées sans réponse. Ne vous sentez pas obligé de donner une réponse si vous n'en avez pas, car il y a de fortes chances qu'elle semble faible, et vous n'aiderez pas votre public.
Dans ces situations, il est préférable de préparer une diapositive avec vos coordonnées. Si quelqu'un vous demande quelque chose qui nécessite plus de réflexion ou de recherche, montrez simplement la diapositive et demandez à cette personne de vous contacter afin que vous puissiez lui présenter la bonne réponse à une date ultérieure.
Cette diapositive de contact est également un excellent moyen de respecter le timing de votre présentation. Si il y a beaucoup de questions, faites savoir à votre auditoire que votre temps est presque écoulé, mais qu'il peut vous contacter pour toute autre question qu'il pourrait avoir.
La majorité des sessions de questions-réponses ont lieu à la fin d'une présentation, mais parfois elles ont lieu au milieu. Là encore, peut-être que les orateurs juste avant vous ont invité les gens à poser des questions tout au long de leurs présentations.
Dites à votre auditoire à l'avance quand la session de réponse aux questions aura lieu. Cela vous aidera à éviter d'être distrait et encouragera également les membres de votre auditoire à commencer à réfléchir aux questions.
Parfois, lorsque le public est très nombreux, la salle doit être encore plus grande. Cela rend l'acoustique moins que souhaitable. Dans certains cas, l'acoustique est peut-être bonne, mais la question posée est un peu confuse et complexe. Quelle que soit la situation, il est toujours bon de répéter et, si nécessaire, de reformuler la question pour le bénéfice du reste de l'auditoire.
Et, pour les participants qui posent trois questions en une, concentrez-vous simplement sur ce qui est le plus pertinent ou qui donne de la valeur à votre propos. Vous pourriez dire : « J'aimerais répondre à toutes vos questions, mais comme je sais que d'autres personnes ont également des questions, laissez-moi me concentrer sur ce premier point. »
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Une étude menée par le Bell Leadership Institute a révélé que les deux traits les plus recherchés chez les leaders (les orateurs sont définitivement des leaders) sont une solide éthique de travail et un bon sens de l'humour. Lorsque vous répondez aux questions, n'hésitez pas à faire des blagues (appropriées).
Ceci est particulièrement important lorsque quelqu'un pose une question embarrassante, juste pour voir comment vous allez la gérer. Oui, ces gens existent et vous ne pouvez pas les laisser prendre le dessus sur vous.
Vous souvenez-vous de ces vieilles publicités Dry Idea ? Ce slogan "Ne les laissez jamais vous voir transpirer" s'applique aux sessions de réponses aux questions. Ne perdez jamais votre sang-froid avec des questions embarrassantes, à la place, détournez toute maladresse avec de l'humour.
Si, pour une raison quelconque, une question devait vous mettre un peu en colère, prenez une seconde, respirez et reprenez votre calme du mieux que vous pouvez. La bonne nouvelle est que vos participants sont là pour apprendre de vous, un expert dans votre domaine, donc, le plus souvent, on ne devrait vous poser que des questions sincères.
Nous ne pouvons pas parler de plaisir sans parler de NE PAS essayer d'être parfait dans votre session de réponse aux questions. Les êtres humains font des erreurs ; nous ne sommes pas parfaits.
Si vous faites une erreur dans l'une de vos réponses, ne paniquez pas. Faites simplement une blague et corrigez vos informations. L'important est de ne jamais laisser une erreur vous dérouter. La façon dont vous gérez une erreur en dira beaucoup sur votre personnage.
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Vous avez travaillé dur et êtes arrivé jusqu'ici, ne vous contentez pas de terminer brusquement votre séance de réponses aux questions par un "Y a-t-il d'autres questions… d'accord, merci" et de quitter la scène. Terminez toujours vos questions-réponses en répétant les thèmes principaux ou les points clés du contenu de votre présentation. Cela laissera votre public avec votre message global à l'esprit.
Qu'il s'agisse d'un auditorium rempli ou de quelques membres de l'équipe dans la salle de conférence, gérer une session de réponse aux questions comme un pro vous aidera à faire passer votre message et à établir votre crédibilité. N'oubliez pas, puisque la plupart des questions-réponses ont lieu à la fin d'une présentation, la façon dont vous la gérez aura un impact durable sur les membres de votre auditoire. Vous devez utiliser un système précis de réponse. N'hésitez pas si besoin à donner des exemples concrets. Si les informations sont trop générales, votre public ne va pas s'identifier.
Faites en sorte de donner des informations concrètes avec des points clés. Si votre présentation et vos réponses contiennent ces différents éléments, vous allez être en mesure de répondre à la question de manière stratégique. Quel que soit le type de la réponse fournie.
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