Hable Alto.
Si ya has hecho una presentación pública y has tenido que responder varias preguntas al final de tu presentación, probablemente sepas que esta puede ser la parte más complicada de todo el proceso. La verdad es que la sección de preguntas y respuestas puede ser más aterradora que la propia presentación.
La sección de preguntas y respuestas puede ser uno de los mayores desafíos para cualquier persona que necesite hacer una presentación, ya sea de trabajo, para la escuela o universidad y así sucesivamente. Esta sección es especialmente complicada por el simple hecho de que este es un momento impredecible.
Después de todo, por mucho que te hayas preparado para tu presentación durante varios días e incluso semanas, nunca sabes lo que te preguntarán tus espectadores y eso puede ser un gran disparador de ansiedad, ya que las cosas pueden terminar saliendo de su control y una simple pregunta puede arruinar toda su presentación.
¡Bueno, aquí está la primera pista del día eh! Uno de los grandes secretos para dominar cualquier sesión de preguntas y respuestas, es entender que esta etapa de la presentación es una oportunidad para demostrar que realmente sabes de lo que estás hablando y no un gran problema. Concéntrate en conectar con tu audiencia y aprovechar este momento para interactuar de la mejor manera posible con tus espectadores.
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Vale, empezar por el principio es importante, así que antes de ponernos de cabeza en los súper consejos que tenemos que darte, primero trabajemos con las reglas generales que necesitas respetar para poder tener una sesión de preguntas y respuestas exitosa:
Incluso si las personas individuales están haciendo preguntas individuales, su responsabilidad es con todo el grupo al responder a todas ellas.
Sabemos que las personas siempre tienden a individualizar sus preguntas y ese es el momento exacto en que su responsabilidad como presentador debe prevalecer.
No estamos diciendo que ignore las preguntas más individualistas, lo que queremos decir es que su responsabilidad debe ser siempre con el colectivo de espectadores que están viendo su presentación.
Es decir, cada vez que reciba una pregunta individual, intente responder esa pregunta de una manera que tenga sentido para todo el grupo de espectadores. De esta manera, lograrás mantener a tu audiencia comprometida y mostrarle a todos que realmente te preocupas por tus espectadores y que tienes una comprensión global del tema que estás presentando.
Y esto nos lleva directamente a la segunda regla:
Así como el contacto visual es fundamental durante toda la presentación, es igualmente importante durante la sesión de preguntas y respuestas. No solo mires a la persona que hizo la pregunta, sino que siempre examina a todo el público para que tu respuesta realmente caiga.
Bueno, probablemente ya estés cansado de saber que mantener un buen contacto visual con tus espectadores es esencial para realizar una presentación de alto rendimiento y esa regla también vale para la sesión de preguntas y respuestas.
De hecho, mantener un buen contacto visual con tus espectadores es aún más importante, ya que este es el momento en el que estás interactuando directamente con tu audiencia. Este es el momento en el que estás escuchando la voz de las personas que te han estado observando y es el momento en el que les vas a hablar directamente.
Considera cada pregunta como una oportunidad para reforzar tu mensaje principal.
La sesión de preguntas y respuestas tal vez sea el momento más interpersonal de toda tu presentación y esta es una gran oportunidad para fortalecer las conexiones emocionales y psicológicas que has creado con tus espectadores durante tu presentación, Así que disfruta de este momento mirando a los ojos de tus espectadores.
Aproveche cada pregunta que reciba y utilice sus respuestas para reforzar su punto de vista, sus ideas o la calidad de sus productos y servicios (si está haciendo una presentación comercial, por ejemplo).
¡Bueno, ahora que ya estás dentro de las 3 reglas fundamentales de las sesiones de pregunta y respuesta, vamos a entrar de cabeza en los súper consejos que hemos separado para usted!
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El conocimiento popular dice que comer sushi a mitad de precio nunca es una buena idea...
¿Sabes lo que nunca es una buena idea? Ir a una presentación sin preparación, eso definitivamente no es una buena idea. Sobre todo cuando tienes delante una sesión de preguntas y respuestas. Pero cuando tocamos ese tema, siempre surge una gran pregunta: "¿Cómo puedo prepararme para una sesión de preguntas y respuestas si no sé lo que me van a preguntar?"
¡Bueno, nuestra respuesta a su pregunta es simple! ¿Ni siquiera sabes lo que te preguntarán o simplemente no lo has pensado con el cuidado que deberías tener?
Bueno, la lógica aquí es simple, nadie te preguntará cosas completamente al azar, es decir, las preguntas que se harán estarán relacionadas con el contenido que has presentado y eso ya te da una excelente base para prepararte para cualquier escenario que pueda suceder.
Un buen consejo, es hacer su presentación a amigos y familiares antes de que llegue el día de la presentación real oficial. Pídeles que hagan preguntas al final de tu presentación, como si fuera una situación. Con las preguntas que hagan tus amigos y familiares, puedes tener una buena idea de los temas que podrían ser planteados por tu audiencia.
También es posible que quieras pasar algún tiempo buscando en Google usando una variedad de palabras clave relacionadas con tu tema. Esto traerá toneladas de artículos relevantes y posts de blog donde puedes descubrir preguntas que han sido respondidas dentro del contenido.
Y por último, pero no menos importante, están las redes sociales como LinkedIn, Twitter y Reddit. Estas redes sociales son un gran lugar donde la gente está constantemente haciendo preguntas, por lo que podría ser una buena idea dedicar algunas horas de investigación en estas redes sociales para entender cuáles son las preguntas más frecuentes sobre el tema que va a presentar.
Lo ideal es que cree una lista con todas las preguntas que encuentre. ¡Y con esta lista a mano, podemos pasar a nuestro siguiente súper consejo!
Una vez que hayas hecho tu tarea y tengas una buena lista de todas las preguntas potenciales que puedan surgir en tu sesión de preguntas y respuestas, sepáralas en dos categorías: las que PUEDES responder y las que NO PUEDES responder.
Así que lo que necesitas hacer es dar un paso atrás, volver al contenido de tu presentación y añadir esa información a tu contenido. Después de todo, si la gente no tiene dudas durante su presentación, no te harán preguntas.
¿Puede ser que tenga que hacer grandes cambios en su estructura general de la presentación? Sí, puede ser que esto suceda. Pero como mencionamos anteriormente, una simple pregunta puede terminar arruinando toda tu presentación y todavía puedes dar la impresión de que eres un profesional descalificado.
Así que mejor prevenir que curar. Así que tómate el tiempo que necesites, pero no cuentes con la sesión de preguntas y respuestas para llenar lagunas de información que tu presentación no haya cubierto. No cuentes con la suerte, porque la primera impresión, ah mis amigos y amigas, es la que queda.
Las preguntas que no están directamente relacionadas con tu tema, pero que "cuelgan" alrededor de él no deben estar entrelazadas, pero debes prepararte para responderlas, sin embargo. Y no huyas de ninguna bola curva. ¡Esas son las que más debes preparar!
En este proceso de preparación, es probable que te encuentres con posibles preguntas que no estén directamente relacionadas con tu contenido, pero que puedan tener alguna forma de relación. Bueno, esas preguntas, esas que cuelgan en el aire, son las más peligrosas y usted debe prepararse muy bien para responderlas.
Por más que estés súper preparado para tu sesión de preguntas y respuestas, puede que alguien te pregunte algo que simplemente no puedas responder en el momento, está bien, nadie lo sabe todo. En situaciones como esta, lo mejor es ser sincero y decir: "En este momento, sinceramente no sé cómo responder a eso."
No dar una respuesta es mejor que dar una respuesta equivocada, nunca lo olvides. Cuando asumes que no puedes responder una pregunta, estás siendo sincero con tus espectadores y no estás inventando una respuesta cualquiera, que incluso puede dañar la vida de tus espectadores.
Y es exactamente por eso que necesitas preparar una diapositiva especialmente para compartir tus datos de contacto para que tus espectadores puedan contactarte. Si alguien te hace una pregunta que requiere más reflexión o investigación, simplemente muestra la diapositiva y pídele que se ponga en contacto contigo para que puedas resolver esa pregunta de una manera más asertiva y fundamentada.
Esta diapositiva de contacto también es una gran manera de mantener su presentación a tiempo. Si las preguntas no dejan de llegar, simplemente cambia a la diapositiva de contactos y deja que tu audiencia sepa que tu tiempo casi se acaba, pero que pueden contactarte con cualquier otra pregunta que puedan tener.
La mayoría de las sesiones de preguntas y respuestas tienen lugar al final de una presentación, pero a veces ocurren en el medio. Así que puede ser que algunas personas de la audiencia se confundan y piensen que pueden hacer preguntas en cualquier momento de su presentación, y mira, sabemos cómo esto puede perturbar la concentración de una presentadora.
Por lo tanto, utiliza los primeros momentos de tu presentación para informar a tu audiencia cuándo podrán hacer tus preguntas. Esto te ayudará a evitar distracciones y también animará a tus espectadores a pensar en preguntas durante tu presentación.
A veces, cuando el público es muy grande, el lugar debe ser aún más grande. Esto hace que la acústica sea menos deseable. En algunos casos, tal vez la acústica esté bien, pero la pregunta que se está haciendo es un poco confusa y compleja. Sea cual sea la situación, siempre es una buena idea repetir y, si es necesario, reformular la pregunta en beneficio del resto del público.
Sabemos que no siempre un presentador se encontrará con un auditorio que tiene a disposición micrófonos para que los espectadores puedan utilizar para hacer sus preguntas y cuando el espacio donde la presentación está sucediendo es grande, puede ser que usted enfrente algunos problemas de acústica y eso puede hacer que los otros espectadores no escuchen la pregunta que fue hecha.
Bueno, ya sea por un problema de acústica, por la complejidad o por la confusión en la pregunta, es importante que usted, como presentador, repita la pregunta que le hicieron y siempre que sea necesario, la rehaga de una manera que quede completamente comprensible para todos, así que toda su audiencia será sobre lo que está a punto de responder.
Y para aquellos participantes que hacen tres preguntas en una, concéntrate solo en la pregunta más cercana a tu contenido o que tenga una utilidad más general. Responde las preguntas una por una, para que tus espectadores no se confundan y entiendan bien lo que estás diciendo.
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Un estudio realizado por el Bell Leadership Institute encontró que las dos características más deseables en los líderes (los oradores son definitivamente líderes) son una fuerte ética de trabajo y un buen sentido del humor. Cuando respondas las preguntas, siéntete libre de hacer algunos chistes (siempre que sean apropiados) y tomar este momento con un poco más de relajación y personalidad.
Eso es especialmente importante cuando alguien hace una pregunta embarazosa, una de esas que tienden más al lado de la malicia que a la curiosidad, ¿sabes? Sí, hay personas que hacen este tipo de preguntas solo para ver cómo va a manejar esto. En estos casos, sé carismático y deja que tu personalidad de líder hable más alto. No tomes nada de esto como algo personal y así fortalecerás aún más tu imagen de líder y profesional calificado.
¿Recuerdas esos comerciales antiguos de Dry Idea? Aquellos que tenían un eslogan "Nunca dejes que te vean sudar". Sí, ese eslogan también se aplica a las sesiones de preguntas y respuestas. Nunca pierdas la calma con preguntas embarazosas, pero en su lugar evita cualquier vergüenza y responde con buen humor.
Si, por alguna razón, una pregunta te irrita un poco, tómate un segundo, respira y recupera la compostura. Eso es lo mejor que puedes hacer. La buena noticia es que tus espectadores están ahí para aprender de ti, un experto en tu campo, por lo que la mayoría de las veces solo debes recibir preguntas sinceras.
Vamos a contarte una verdad inconveniente, la perfección está sobrevalorada y aburrida. Ah, ella también es imposible de alcanzar. Los seres humanos cometen errores; no somos perfectos, sino seres en constante progreso y perfeccionamiento.
Si cometes un error en una de tus respuestas, no entres en pánico. Simplemente, haz una broma, corrige tu información y sé sincero. Lo importante es nunca dejar que un error te desvíe del rumbo. La forma en que manejes un error le contará al público mucho sobre tu personalidad y tus habilidades como líder y formador de opinión. ¡Ten cuidado con eso!
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Has trabajado duro para montar una presentación de alta calidad y te has preparado mucho para responder a las preguntas de tus espectadores. ¡Eso merece respeto! Por lo tanto, no termine su sesión de preguntas y respuestas con uno: "¿No tenemos más preguntas? ... Ok, gracias y adiós!" ¡No me hagas esto!
Recuerda que la mayoría de las veces, tu sesión de preguntas y respuestas será el cierre de tu presentación, así que siempre termina ese momento repitiendo los puntos principales del contenido de tu presentación.
Usa este momento para afirmar por última vez lo buenas que son tus ideas, teorías, productos, servicios y cualquier otra cosa que hayas presentado. Haz que ese momento quede grabado en la cabeza de tus espectadores por un buen rato.
Ya sea un auditorio lleno de personas o solo unos pocos miembros del personal en la sala de conferencias, tratar con una sesión de preguntas y respuestas como un profesional le ayudará a reforzar su mensaje y establecer su autoridad en su campo. Recuerda, ya que la mayoría de las preguntas y respuestas suceden al final de una presentación, cómo lo manejes tendrá un impacto duradero en los miembros de tu audiencia.
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