Говорите громко.
Существует множество разных отчетов: отчеты о продажах, маркетинговые отчеты, школьные отчеты, отчеты о кампаниях в социальных сетях… этот список можно продолжать довольно долго.
Но не важно, какой отчет вы собираетесь писать – в любом случае, он должен соответствовать определенному формату. Составленный по всем правилам отчет будет легко читаться и восприниматься.
Во-первых, нужно понимать, что отчет отличается от эссе, блога или публицистической статьи. Его основная задача – донести до аудитории факты, рассказать об определенной теме, ситуации или событии.
В отчетах обычно не выдвигают идеи и гипотезы. Информацию принято представлять в лаконичном и понятном виде – именно поэтому так важно придерживаться характерного для отчетов формата.
Помимо разных видов отчетов, есть и разные способы их представления. Так, отчеты создают в виде печатных документов, интерактивных презентаций и даже в виде инфографики.
Но структуру, о которой пойдет речь в этой статье, можно использовать независимо от типа вашего отчета. Информацию следует располагать согласно перечисленным здесь принципам в любом из отчетов.
Когда вы подготовите текст отчета, откройте личный кабинет Visme и подберите отличный шаблон, который лучше всего подойдет для вашего контента. Добавьте в него текст, визуализируйте данные – и вы готовы представить отчет аудитории!
Вот несколько самых распространенных отчетов, которые используются в бизнес-среде. В каждом из шаблонов уже есть готовая структура, о которой мы рассказываем в этой статье.
Первый вид отчетов, который мы рассмотрим – это годовой отчет. Обычно он составляется для того, чтобы рассказать команде и руководству о том, как прошел год для компании и чего ей удалось добиться.
В зависимости от того, для кого предназначен этот отчет, в нем может быть много самой разной информации – от данных веб-аналитики до показателей эффективности продаж.
Часто в командной работе используются еженедельные отчеты – они помогают отследить прогресс по проектам и целям, над которыми работают сотрудники. Такой отчет может уместиться на одной странице, а может быть и более длинным и подробным.
Отчеты по проектам составляются как для команды, так и для клиентов. С их помощью можно держать заинтересованные стороны в курсе работы над проектами. В такой отчет часто включается временная шкала вашего проекта и сроки для каждого его этапа.
Важно, чтобы ваша команда знала, как идут дела в маркетинге и продажах. Вы можете включить в отчет диаграммы и показать на них прибыльность, показатели привлечения клиентов и другие цифры.
Кроме того, на основе такого отчета удобно анализировать, работает ли ваша стратегия или ей нужна оптимизация.
Если вы проводите какие-либо исследования, лучший способ представить их результаты – оформить в виде отчета. В качестве примера, отчет можно составить для научного или маркетингового исследования.
Такие отчеты составляют в учебных заведениях, чаще всего, в колледжах и университетах. В них освещается какая-то тема, связанная с занятиями, а стиль изложения – формальный.
Наконец мы подошли к самой интересной части – структуре написания отчетов. Конечно, все отчеты не будут абсолютно одинаковыми, так как они составляются для разных целей и содержат разную информацию. Но эту структуру можно взять за основу для любого отчета.
Вот она:
Если вы будете следовать этой структуре, вы точно не упустите ничего важного, а читатели будут понимать, что они узнают из вашего отчета и как вы получили эту информацию.
Следующий шаг – составить более подробный план. По каждому пункту напишите пару предложений о том, что в него войдет. На этом этапе не нужно вдаваться в детали, просто набросайте идеи. Вы также можете подумать о будущем дизайне и сделать пометки для себя.
Например, для раздела «Содержание» вы можете отметить, что он должен занимать одну страницу или один слайд и что вы хотите указать на нем только основные разделы (или также включить подразделы).
В разделе «Приложения» перечислите все ссылки на источники, которые вы использовали, и сразу вносите туда новые по мере их появления. В этом разделе следует обязательно указать все документы и сайты, на которые вы ссылаетесь в отчете.
Самым важным разделом вашего плана будет основная часть. Здесь вам нужно набросать разделы и подразделы, в которые вы впоследствии добавите текст.
Когда план будет проработан, вы можете начать наполнять отчет контентом. Придерживаясь такой структуры, вы сможете составить абсолютно любой отчет. При необходимости можно добавить разделы, но не пропускайте ни одну из частей, о которых мы говорили.
Теперь давайте пройдем по каждому разделу.
Заголовок отчета обязательно должен быть ясным и понятным. Он должен емко выражать суть отчета. Не старайтесь сделать его необычным или интригующим, ведь это не заголовок романа. Если нужно, добавьте подзаголовок, но наберите его меньшим кеглем, чем заголовок.
Что касается внешнего вида, заголовок можно разместить на отдельной обложке с привлекательным дизайном. Оформляя текст, не забудьте о визуальной иерархии.
На первой странице или обложке отчета обязательно должны быть указаны:
Содержание всегда составляется в последнюю очередь. В любом случае, вы не сможете составить содержание до того, как узнаете номера страниц.
Но всё-таки, если вы уже хорошо поработали над планом и названиями разделов и подразделов, их можно разместить на странице, а нумерацию страниц добавить позже.
Обращаясь к содержанию, читатели смогут быстро найти интересующую их информацию – так отчетом будет намного удобнее пользоваться. По этой причине пропускать содержание ни в коем случае нельзя.
Краткий обзор, который также называют извлечением или сводкой, так же лучше оставить на тот момент, когда написана основная часть отчета. Тем не менее, вы можете сразу составить черновик, к которому вернетесь после завершения работы над основной частью.
Краткий обзор – это выжимка из всего отчета. В ней следует рассказать о цели и ходе вашего исследования, а также о выводах. Занимать такая сводка должна не больше двух абзацев.
Во введении расскажите, о чем ваш отчет и для какой цели он создается. В зависимости от общего объема отчета, введение может занимать от одного абзаца до целой страницы.
Например, для отчета о кампаниях в социальных сетях достаточно и небольшого введения, в то время как введение для годового отчета может получиться довольно длинным.
Расскажите подробно, почему ваша тема важна, особенно если вы пишете отчет об исследовании. Постарайтесь объяснить читателям, почему они должны прочитать то, о чем вам удалось узнать в ходе работы.
Основная часть отчета – это раздел, в котором представлена вся важная информация. Это будет самый объемный раздел отчета. Его длина может составить несколько страниц, как правило, от 5 до 50. Чтобы логично выстроить повествование, обратитесь к плану, который вы составили в начале работы.
Обязательно используйте в тексте разделы и подразделы, а также вставляйте пункты и элементы визуализации данных. Так вашей аудитории будет проще читать и понимать информацию.
Посмотрите наше видео с полезной информацией о том, как визуализировать данные!
После основной части обязательно добавьте грамотное заключение. Оно должно представлять собой краткое резюме той информации, которую вы включили в отчет. Упомяните здесь также раздел «Рекомендации» и список источников в приложении.
В этом разделе уже не должно вводиться никакой новой информации – просто ещё раз перечислите все полученные результаты и выводы.
Раздел с рекомендациями должен представлять собой список конкретных шагов, которые должны сопровождать SMART-цели и возможные решения. Наверное, этот раздел не будет актуален для учебных отчетов и отчетов о книгах, но он обязателен в отчетах для бизнеса.
Если вы составляете отчет об исследовании, в этом разделе необходимо перечислить все источники. Добавьте также все актуальные для отчета ссылки, и если есть, ссылки на прошлые отчеты на эту тему.
Вы даже можете добавить ссылку на интерактивную версию отчета, которую можно создать в Visme. В Visme легко создавать интерактивные и анимированные документы и публиковать их онлайн одним кликом.
Обратите внимание, что в приложении важно указывать только ту информацию, которая действительно важна для отчета, или на которую вы ссылались в его тексте. Чтобы добавить ссылку на приложение в основной части отчета, используйте сноски.
Текст, который использован в этом образце отчета, можно найти здесь..
Зарегестрируйтесь бесплатноХотите создать качественный отчет?
Итак, вы уже сделали первый шаг – разработали структуру вашего будущего отчета. Теперь нужно подумать о тексте и визуальных элементах.
Ознакомьтесь с советами от команды Visme – мы уверены, что они помогут вам создавать превосходные отчеты.
Вот шаблон отчета, который вы можете взять за основу для вашего собственного. В нем уже есть стандартная структура, поэтому вы точно не ошибетесь и не забудете ничего важного.
Мы надеемся, что эта статья помогла вам лучше понять, как создавать качественные отчеты. Не забудьте следовать общепринятой структуре – она послужит отличной основой для того, чтобы у вас получился интересный и запоминающийся отчет. Если вы будете следовать нашим советам, ваши отчеты больше никогда не будут скучными.
Чтобы сделать вашу жизнь ещё проще, мы создали Visme – с подпиской на наш сервис в вашем распоряжении будет огромная коллекция качественных графических материалов.
Создайте дизайн бренда для своего бизнеса, независимо от вашего уровня подготовки.
Попробуйте Visme бесплатно
