Parlez fort.
Il existe de nombreux types de rapports : rapports de vente, rapports de marketing, rapports scolaires, rapports sur les réseaux sociaux, etc. Mais quel que soit le type de rapport que vous devez rédiger, il doit suivre le bon format de rédaction de rapport. Avec le bon format, votre rapport sera facile à lire et à comprendre.
Tout d'abord, un rapport est différent d'un essai, d'un article de blog ou d'un article journalistique. L'idée principale d'un rapport est de présenter des faits sur un sujet, une situation ou un événement spécifique.
Il ne s'agit pas de soutenir des idées ou des hypothèses. Les informations doivent être présentées de manière claire et concise - c'est pourquoi le format de rédaction du rapport approprié est essentiel.
Tout comme il existe différents types de rapports, il existe également différentes manières de les fournir. Les rapports peuvent être des documents imprimés, des slides interactives ou même une infographie visuelle.
Suivez le format de cet article indépendamment de la composition visuelle de votre rapport. Le contenu doit être configuré de la même manière pour tous les formats que vous choisissez.
Une fois que vous avez rédigé votre rapport, connectez-vous à votre tableau de bord Visme et trouvez le template de rapport parfait pour vos besoins. Entrez votre contenu écrit, créez des visualisations de données et créez un rapport qui n'ennuiera pas votre public.
Il existe une sélection de différents rapports que vous devrez peut-être créer. Chacun d'entre eux suivra le même format de rédaction de rapport.
Le premier type de rapport que nous aborderons est un rapport annuel. Cela arrondit généralement l'année de progrès et de performance d'une entreprise pour permettre aux superviseurs et aux membres de l'équipe de savoir comment l'entreprise s'en est sortie.
Cela peut inclure n'importe quoi, de l'analyse de site Web aux bénéfices des ventes, selon le destinataire du rapport.
Un rapport qu'il est utile de fournir à votre équipe est un rapport hebdomadaire basé sur vos progrès dans divers projets et objectifs. Il peut s'agir d'un simple document d'une page ou d'un rapport plus approfondi avec des mises à jour spécifiques.
Tenez les clients et les membres de l'équipe informés de l'état des différents projets sur lesquels vous travaillez en leur fournissant un rapport de projet. Cela peut inclure une chronologie de la progression de votre rapport et la date limite pour chaque segment afin de garder tout le monde sur la même longueur d’onde.
Il est essentiel de tenir votre équipe au courant de l'évolution de vos stratégies de vente et/ou de marketing. Créez des graphiques montrant les marges bénéficiaires, les augmentations de l'engagement et plus encore.
Ces types de rapports sont également un excellent moyen de déterminer si vos stratégies fonctionnent ou si elles nécessitent des ajustements.
Parfois, si vous avez besoin de faire des recherches approfondies, la meilleure façon de présenter ces informations est avec un rapport de recherche. Qu'il s'agisse de découvertes scientifiques, de données et de statistiques d'une étude, un rapport de recherche est un excellent moyen de partager vos résultats.
Un rapport académique est un rapport créé pour une classe, souvent dans une université de premier cycle ou de deuxième cycle. Cela suit un style d'écriture formel et plonge dans un sujet lié aux études universitaires de l’étudiant.
Nous arrivons maintenant à la bonne partie - le format de rédaction de rapport ultime. Bien que cela puisse varier en fonction des données et des informations que vous extrayez, suivre ce format sera toujours un excellent moyen de commencer tout rapport.
Voici la structure à adopter :
Chacun de ces huit éléments garantit que vous ne négligez aucun détail et que votre lecteur sache exactement ce qu'il apprend dans votre rapport et comment vous avez recueilli ces informations.
Votre prochaine étape consiste à commencer avec un plan. À chaque point du plan, utilisez une ou deux phrases pour décrire ce qui y figurera. Il n'a pas besoin d'en dire beaucoup, juste une idée à suivre plus tard. Entrez également quelques idées de design pour l'apparence globale de votre rapport.
Par exemple, dans la section Table des matières, ajoutez simplement que vous souhaitez qu'elle ne couvre qu'une seule page ou slide. Indiquez si vous souhaitez ajouter les pages uniquement pour les sections principales ou peut-être aussi pour les sous-sections.
Dans la section Annexes, répertoriez tous les liens vers les sources que vous avez utilisées et ajoutez-les au fur et à mesure de vos recherches. Chaque source à laquelle vous faites référence dans votre rapport doit être répertoriée ici.
La partie la plus importante de votre plan est la section Corps. Là, créez un plan interne de sections et de sous-sections que vous pourrez suivre plus tard lors de la rédaction.
Une fois que vous avez rédigé le plan, il est temps de rassembler tout le contenu dans le rapport. Le plan que nous avons fourni ci-dessus est le seul format de rédaction de rapport dont vous aurez besoin. Vous pouvez ajouter des sections si nécessaire, mais n'en retirez aucune.
Examinons chaque section en détail.
Le titre de votre rapport doit être clair dans sa formulation. Il doit dire exactement de quoi traite le rapport. Rappelez-vous que ce n'est pas un roman. Incluez un sous-titre si nécessaire, en vous assurant que la taille de la police de chaque sous-titre est plus petite que celle du titre.
En termes de design, votre titre peut être conçu comme une page de garde invitante. Il doit y avoir une hiérarchie claire dans l'apparence du titre.
Sur votre page de titre ou de couverture, assurez-vous d'inclure les éléments suivants :
Créez la page Table des matières à la fin. Après tout, vous ne pouvez pas écrire une table des matières si vous ne connaissez pas encore tous vos numéros de page.
Cependant, si vous avez déjà défini chacun de vos titres de section et de sous-section, vous pouvez les ajouter au contenu et laisser la numérotation pour plus tard.
Avoir des pages de table des matières permet à vos lecteurs de trouver facilement et rapidement les informations qui les intéressent le plus, améliorant ainsi la lisibilité globale. Donc, vous ne voulez absolument pas sauter cette étape.
De même, il est préférable de rédiger le résumé du rapport une fois que vous avez terminé de rédiger le rapport. Vous pouvez rédiger un résumé au début pour vous aider à poursuivre le travail, mais vous ne devez pas le revoir à la fin.
Un résumé est une présentation de l'ensemble du rapport. Il doit inclure le but, le processus et un extrait de la solution. Cela ne devrait pas dépasser un ou deux paragraphes.
Dans l'introduction, indiquez le sujet du rapport et pourquoi il a été créé. Selon la longueur de votre rapport, l'introduction peut aller d'un seul paragraphe à une page entière.
Par exemple, un paragraphe suffit pour une introduction à un rapport sur les réseaux sociaux alors qu'une page entière serait plus adaptée pour un rapport annuel.
Prenez le temps de présenter pourquoi votre sujet est si important, surtout s'il s'agit d'un rapport de recherche. Vous devez vous concentrer sur les raisons pour lesquelles vos lecteurs devraient se soucier de ce que vous avez découvert.
Le corps de votre rapport est l'endroit où toutes les informations sont rassemblées et sera la section la plus longue de votre rapport. Cela s'étendra probablement sur plusieurs pages (entre 5 et 50). Suivez votre plan initial pour maintenir un flux cohérent dans la création de contenu. Rédigez le contenu du texte sous forme de sections et de sous-sections.
De plus, utilisez les puces et la visualisation des données comme repères visuels. Ils aideront votre public à mieux comprendre le contenu de votre rapport.
Regardez cette vidéo de Visme pour quelques conseils sur la visualisation de toutes ces données!
Terminez votre rapport avec une conclusion bien conçue. Formulez-la comme un bref résumé de ce qui a été couvert dans le rapport, et assurez-vous d'inclure une mention à la section des recommandations et aux ressources dans l'annexe.
Cette section ne devrait jamais apporter de nouvelles informations. En effet, elle devra simplement résumer toutes les conclusions que vous avez déjà mentionnées dans une section finale concise.
Rédigez la section des recommandations sous la forme d'un ensemble d'étapes réalisables avec des objectifs intelligents associés à des solutions possibles. Cette section n'est pas pertinente pour les bulletins scolaires ou les bulletins de lecture. Mais, elle est essentielle dans un contexte professionnel.
C'est la section où vous répertoriez toutes vos sources s'il s'agit d'un rapport de recherche. Vous devez également ajouter tous les liens pertinents pour le rapport - ou les rapports précédents sur le même sujet.
Vous pouvez même lier une version interactive du rapport que vous venez de créer avec Visme. Visme vous permet de créer des documents interactifs et animés. Ils peuvent être publiés sur le web en un seul clic, offrant une nouvelle dimension à votre rapport.
Une bonne règle de base lors de la création de vos annexes est de n'ajouter que des informations pertinentes pour le rapport ou que vous avez référencées lors de la rédaction de votre rapport. Utilisez des annotations de référence dans le rapport pour créer un lien vers le contenu de l'annexe.
Le contenu du rapport utilisé dans cet exemple de design de rapport est disponible ici.
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Suivre un format de rédaction de rapport n'est qu'une partie du processus. Vous devez également être conscient de la manière dont vous associez le contenu écrit et les visuels.
Voici quelques conseils de l'équipe Visme pour vous aider à créer des rapports incroyables.
Cliquez sur l'image ci-dessous pour utiliser ce template personnalisable afin de créer votre rapport. Il suit le format de rédaction de rapport standard afin que vous ne soyez pas confus ou ne manquiez pas une section.
J'espère que cet article vous a aidé à mieux comprendre la meilleure façon de rédiger un rapport. Suivre un format de rédaction de rapport standard est exactement ce dont vous avez besoin pour créer des rapports attrayants et mémorables. Suivez les conseils ci-dessus et vous ne ferez plus jamais de rapport ennuyeux.
Pour vous aider à suivre un format de rédaction de rapport et ainsi créer un meilleur rapport, un abonnement Visme vous permettra de créer un rapport complet tout en intégrant du contenu visuel.
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